Sự kiện là một phần quan trọng trong việc xây dựng và thúc đẩy mối quan hệ, giao lưu và truyền tải thông điệp của một tổ chức đến khán giả mục tiêu. Tuy nhiên, việc tổ chức một sự kiện thành công đòi hỏi một kế hoạch chi tiết và chuẩn bị cẩn thận. Ngày hôm nay, hãy cùng BrandBoost tìm hiểu quy trình để lên một kế hoạch tổ chức sự kiện chuẩn chỉ và mẫu file plan event cực kỳ chất lượng nhé. Bắt đầu thôi!
Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Kế hoạch tổ chức sự kiện (tiếng Anh là event planning) là một tài liệu dùng để xác định cách thức thực hiện một sự kiện. Nó giải quyết tất cả các thành phần của một sự kiện như ngày bắt đầu và kết thúc, ngân sách, địa điểm, tiếp thị, người tham dự,… Phạm vi và mức độ phức tạp của kế hoạch sự kiện tùy thuộc vào quy mô của sự kiện, nhưng những công việc cơ bản vẫn giống nhau.
Nội dung của một bản kế hoạch tổ chức sự kiện
Phần quan trọng nhất của một sự kiện thành công là đưa được tất cả các thành phần vào một file mẫu kế hoạch chi tiết. Vậy, một plan sẽ bao gồm những nội dung nào?
Dưới đây là các thành phần cơ bản của một bản kế hoạch tổ chức sự kiện cần phải checklist đầy đủ:
- Timeline: Đầu tiên, hãy thiết lập timeline cho sự kiện của bạn.Timeline này phải bao gồm việc lập kế hoạch trước sự kiện, trong sự kiện và các hoạt động sau sự kiện.
- Agenda: Đừng nhầm lẫn agenda và timeline của chương trình. Agenda sẽ chi tiết hơn timeline và timeline sẽ tổng quan hơn agenda, 2 thứ này sẽ bổ trợ nhau trong suốt quá trình tổ chức sự kiện.
- Event flow: Tương tự như timeline và agenda, bạn cũng phải làm event flow thật tốt.
- Ngân sách: Ước tính chi phí sự kiện của bạn và tạo ngân sách. Ngân sách khả dụng của bạn sẽ ảnh hưởng đến nhiều quyết định quản lý sự kiện như địa điểm, phương pháp marketing và advertising,..
- Địa điểm: Sự kiện phải diễn ra ở đâu đó và liên quan đến quản lý hậu cần, thực phẩm và đồ uống cũng như trang trí.
- Marketing: Khi bạn đã chọn địa điểm, bạn cần bắt đầu thu hút mọi người đến đó thông qua các chương trình marketing bao gồm trang web, mạng xã hội, email,..
- Advertising: Đi liền với marketing là quảng cáo. Điều đó có thể bao gồm quảng cáo trên đài phát thanh, truyền hình, báo và tạp chí.
- Kịch bản MC: MC script sẽ giúp chương trình trở nên mượt mà hơn. Hãy lên một kịch bản mà bạn cho rằng nó có thể giúp chương trình diễn ra tốt đẹp. Xem ngay 3 mẫu kịch bản MC chi tiết của Brandboost ngay TẠI ĐÂY.
- Tình nguyện viên và helper: Một sự kiện lớn cần một đội ngũ đông đảo người để bắt đầu và diễn ra suôn sẻ. Những tình nguyện viên, helper sẽ giúp bạn rất nhiều. Lúc này, bạn sẽ cần viết hợp đồng, xác định vai trò của họ, sắp xếp các cuộc họp và xác định lịch trình.
- Phần mềm tổ chức sự kiện: Bạn dùng phần mềm nào để quản lý sự kiện đó, chi phí cho phần mềm là bao nhiêu,.. hãy liệt kê tất cả mọi thứ liên quan đến những công cụ này.
- Diễn giả: Bạn phải có một diễn giả chính hoặc một nhóm diễn giả để thu hút khán giả. Điều này liên quan đến các hợp đồng, người phụ trách để lựa chọn tài năng, chương trình, tiểu sử và các buổi diễn tập.
- Nhà tài trợ: Tất cả những điều này đều tốn tiền và ngân sách của một sự kiện lớn sẽ do các nhà tài trợ cung cấp. Một lần nữa, bạn sẽ phải làm việc liên quan đến hợp đồng, marketing và hậu cần.
- Sản xuất: Quá trình sản xuất bao gồm việc xây dựng âm thanh, thiết kế sân khấu, nhóm nhảy, đội múa,…
- POSM: Kế hoạch về những phần như booth, poster, banner,… ai sẽ đảm nhiệm nó, ngày hoàn thành là ngày nào, ai sẽ review các thiết kế,… Nếu bạn không biết POSM là gì, hãy click vào để tìm hiểu thật chi tiết về nó nhé.
- Sân khấu: Sự kiện diễn ra tại một địa điểm cụ thể, và địa điểm đó chính là sân khấu. Điều đó thường bao gồm máy chiếu, màn hình, micrô, kết nối internet, pin, cáp và nhiều thứ khác.
- Minigame: Minigame là một phần không thể thiếu cho bất kỳ một sự kiện online hay offline nào. Từ trò chơi dân gian hay đến hiện đại như sử dụng Kahoot, quay số trúng thưởng,… điều này sẽ giúp sự kiện trở nên sôi động hơi rất nhiều.
- Người tham dự: Đừng quên những người tham dự sự kiện, bạn sẽ cần thông tin liên lạc để gửi thư mời tham dự sự kiện về cho họ. Thư mời sẽ chứa các thông tin về sự kiện, quy trình thanh toán để thu phí, email để giữ liên lạc, chỉ đường, huy hiệu và điểm truy cập. Ngoài ra, hãy đầu tư thư cảm ơn sau sự kiện để duy trì quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp của bạn.
Tùy vào quy mô và mức độ phức tạp, kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ có các tùy biến khác nhau. Ví dụ thêm hoặc bớt các thành phần, hoặc tự setting một thành phần hoàn toàn mới, miễn sao phù hợp với ý tưởng tổ chức sự kiện của bạn (event concept).
Cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện qua 13 bước đơn giản
Từ nội dung phần trên, chúng ta đã nắm rõ về việc một event plan sẽ bao gồm những gì. Bây giờ, hãy cùng BrandBoost phân tích chi tiết các thành phần trên qua 13 bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện, bao gồm:
- Đặt mục tiêu
- Xây dựng đội nhóm
- Tuyển dụng và đào tạo tình nguyện viên, helper
- Thiết lập và bám sát ngân sách sự kiện
- Thiết lập thời gian
- Tạo một kế hoạch tổng thể sự kiện
- Chọn phần mềm tổ chức sự kiện
- Chọn địa điểm tổ chức
- Xây dựng thương hiệu cho sự kiện
- Xác nhận khách mời và diễn giả
- Kết nối với các đối tác và nhà tài trợ
- Lên kế hoạch truyền thông sự kiện
- Thiết lập quy trình sự kiện
Với 13 bước này, bạn có thể dễ dàng lập bảng kế hoạch chi tiết cho sự kiện của mình. Hãy cùng BrandBoost đi từng bước một để tìm hiểu nó là gì nhé!
Bước 1: Đặt mục tiêu và mục đích cho sự kiện (Goal and objective)
Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch cho một sự kiện là thiết lập các mục tiêu và đích cụ thể. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Tại sao phải tổ chức sự kiện này?
- Bạn hy vọng đạt được điều gì từ sự kiện đó?
- Sự kiện này dành cho ai?
- Các thước đo thành công cho sự kiện là gì?
Nếu bạn biết các mục tiêu chính trước khi lập kế hoạch, bạn có thể đảm bảo rằng mọi phần của sự kiện đều được tối ưu hóa thành công. Ngoài ra, hãy thử đặt mục tiêu với các số liệu để định lượng được quy mô và KPI của sự kiện. Điều này sẽ giúp nhóm của bạn dễ dàng đảm bảo rằng bạn đạt được mục tiêu hơn. Đây là một vài ví dụ về đặt mục tiêu bằng số liệu:
- ROI sau sự kiện là bao nhiêu?
- Bạn đang cố gắng nâng cao các chỉ số như brand love, brand awareness, chỉ số trung thành hay chỉ đơn giản là nâng cao nhận thức của khách hàng đối với sản phẩm?
- Bạn đang hy vọng thu hút được 50 hay 500 khách hàng?
- Doanh thu của sản phẩm sau sự kiện sẽ tăng bao nhiêu %?
Tốt hơn hết, hãy tìm hiểu điều gì sẽ xảy ra nếu bạn đạt, vượt hoặc bỏ lỡ mục tiêu của mình. Bạn kết thúc sự kiện vào thời điểm nào? Tại thời điểm nào bạn có thể làm điều gì đó thú vị hơn trong sự kiện? Hiểu rõ địa điểm bạn muốn đến sẽ giúp bạn đi đến đó một cách nhanh hơn.
Bước 2: Xây dựng đội nhóm
Sự kiện này cần sự phối hợp của cả ekip để xử lý tất cả các vấn đề của sự kiện. Một nhóm nhân viên có thể thực hiện danh sách nhiệm vụ và ban quản lý của bạn có thể sử dụng network và kiến thức của họ để trợ giúp cho toàn bộ sự kiện. Một số vai trò trong bản kế hoạch sự kiện bao gồm:
- Nhóm lập kế hoạch sự kiện (event planner, event director, ủy ban,…)
- Tình nguyện viên
- helper
- Marketer và đội ngũ truyền thông
- Hậu cần
- Điều phối viên
- Đối tác và nhà tài trợ
- MC chương trình
- Đội ngũ quay phim và chụp ảnh sự kiện
- …
Việc phân công và vai trò cá nhân của các thành viên trong nhóm sẽ tạo ra một hệ thống trách nhiệm và ngăn chặn các công việc bị chệch hướng.
Bước 3: Tuyển dụng và đào tạo tình nguyện viên, helper
Tình nguyện viên là chìa khóa để lên kế hoạch cho một sự kiện thành công. Nhưng trước khi bắt đầu làm việc với họ, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu vai trò của họ là gì và bạn có thể bắt đầu tuyển dụng họ như thế nào. Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ mình sẽ cần những loại tình nguyện viên nào và ai sẽ lãnh đạo họ. Bạn có thể cần tình nguyện viên cho các phần của sự kiện như:
- Thiết lập và phá dỡ sự kiện
- Kỹ thuật để chạy sự kiện ảo
- Checkin sự kiện
- Bãi đậu xe
- Giải khát
- PG
- PB
- …
Khi đã xác định được vị trí, tiếp theo bạn cần lập một kế hoạch tuyển dụng cho từng vị trí đó. Những nơi tuyệt vời để bắt đầu tuyển dụng có thể kể đến như:
- Mạng xã hội (Hội nhóm Facebook, Linkedin,..)
- Website (Website chính thức, các website tuyển dụng,..)
- Tuyển dụng nội bộ
- …
Khi đã tuyển dụng thành công, vậy thì ai sẽ là leader cho các tình nguyện viên này? Bây giờ, hãy xác định các leader có đủ năng lực để dẫn dắt các tình nguyện viên này. Một khi bạn có tình nguyện viên, hãy tự hỏi bản thân rằng: ai chịu trách nhiệm đào tạo họ? Và bạn sẽ quản lý việc đào tạo đó như thế nào?
Đối với việc đào tạo, bạn chỉ cần cung cấp các tài liệu hoặc một buổi training online hoặc offline trước sự kiện là đã có thể đưa họ vào vị trí công việc.
Bước 4: Thiết lập và bám sát ngân sách sự kiện
Thiết lập ngân sách là một trong những phần quan trọng nhất khi lập kế hoạch cho một sự kiện. Tạo bảng dự trù kinh phí sự kiện vững chắc cho phép bạn và nhóm của bạn tạo ra các ý tưởng trong phạm vi thực tế. Điều này có nghĩa là các nội dung trong sự kiện mà bạn cho rằng đó là key moment sẽ luôn được ưu tiên hàng đầu và được điều chỉnh theo khả năng chi trả của bạn.
Một số chi phí quan trọng bạn cần đưa vào ngân sách của mình khi tổ chức sự kiện là:
- Địa điểm: Chi phí này sẽ bao gồm tiền thuê địa điểm tổ chức sự kiện cũng như mọi bảo hiểm cần thiết. Khi cần điều hướng cách lên kế hoạch cho một sự kiện lớn, hãy cân nhắc địa điểm để có được kết quả phù hợp nhất với túi tiền của bạn.
- Thực phẩm và đồ uống: Ý này khá dễ hiểu. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng số tiền bạn bỏ ra cho đồ ăn có thể quyết định số lượng vé bạn có thể bán hoặc số lượng khách mời tham gia. Vì vậy, hãy xem xét thật kỹ để tránh việc thiếu hoặc dư thừa đồ ăn, đồ uống.
- Qùa tặng: Chi phí cho quà tặng trong tổ chức sự kiện cũng cần xem xét hợp lý, cân bằng ngân sách giữa các thành phần có trong bảng dự trù kinh phí.
- Trang trí: Bạn sẽ chọn chủ đề truyền thống hay chủ đề lạ hơn một chút? Việc thiết lập chi phí trả sẽ giúp bạn xác định xem bạn có thể chi trả được cho chủ đề nào.
- Key moment: Key moment là khoảnh khắc ấn tượng nhất của toàn bộ sự kiện, hãy dùng ngân sách cao hơn cho phần này.
- Nhân viên: Danh mục này thường có thể bị lãng quên, nhưng điều quan trọng là phải tính đến chi phí đi lại và ăn ở của nhân viên tổ chức sự kiện, đặc biệt nếu bạn phải tổ chức sự kiện ở nước ngoài. Ngay cả việc lập ngân sách thời gian cho nhân viên (họ sẽ dành thời gian vào việc gì nếu không tham gia sự kiện này?) cũng có thể giúp bạn quyết định phần lớn cho việc đảm bảo nhân sự.
- Marketing: Xác định xem bạn quyết định quảng bá sự kiện của mình thông qua Facebook hay theo trường phái cũ bằng cách dán tờ rơi khắp thị trấn, chạy ads trên nhiều nền tảng,…
- Phần mềm: Nếu bạn chưa trả tiền cho bất kỳ loại phần mềm quản lý sự kiện nào, hãy cân nhắc việc kết hợp nó vào kế hoạch sự kiện của bạn. Phần mềm có thể giúp hợp lý hóa các quy trình tổ chức sự kiện, giúp tiết kiệm thời gian và cho phép nhóm của bạn làm được nhiều việc hơn.
- A/V: Từ máy chiếu, Wi-Fi đến loa, công nghệ luôn được ưu tiên hàng đầu.
- Các vấn đề khác (chi phí phát sinh thêm): Ngay cả sự kiện được lên kế hoạch hoàn hảo cũng sẽ phát sinh thêm một số chi phí. Việc tính đến chúng trong ngân sách của bạn sẽ đảm bảo bạn không bị bất ngờ.
Bước 5: Thiết lập thời gian cho ngày tổ chức
Thông thường, ngày tổ chức sự kiện có thể đã được thiết lập sẵn nhưng nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện mới thì có một số điều cần lưu ý. Hãy xem xét những điều sau đây trước khi xác định ngày tổ chức của bạn:
- Hãy cho mình đủ thời gian. Tốt nhất bạn nên có 4-6 tháng để lập kế hoạch, nếu không muốn nói là nhiều hơn (tùy vào quy mô sự kiện).
- Chú ý các ngày lễ theo luật và tôn giáo.
- Tránh các khoảng thời gian nghỉ học (kỳ nghỉ đông đối với các nước phương tây, xuân và hè đối với sự kiện trong nước).
- Checkin lịch trình của những người quan trọng như diễn giả, người thuyết trình, khách VIP,..
Sau khi đã đặt ngày và vạch ra ngân sách, bạn có thể bắt đầu đặt lịch cho bất kỳ nhân viên bên ngoài nào (chẳng hạn như người cung cấp thực phẩm, helper,..) mà bạn cần ngay lập tức.
Bước 6: Bắt đầu tạo một kế hoạch tổng thể sự kiện
Khi bạn biết tất cả chi phí và tiến trình liên quan đến sự kiện của mình, đã đến lúc bắt đầu lên kế hoạch thực sự. Việc tạo một kế hoạch tổng thể cho sự kiện sẽ cho phép bạn đảm bảo mọi khía cạnh vẫn đi đúng hướng, cũng như giúp việc phối hợp giữa các tình nguyện viên, helper và các event planner trở nên dễ dàng hơn.
Kế hoạch tổng thể sự kiện của bạn phải bao gồm tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm:
- Xác định mục tiêu, loại hình sự kiện
- Địa điểm, hậu cần và quản lý ăn uống (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm,…)
- Diễn giả và người trình bày (xác định, xác nhận, hậu cần & quản lý)
- Xây dựng Agenda và Timeline
- Thiết kế thiệp mời sự kiện
- Hoạt động giải trí
- Marketing và truyền thông (chiến dịch email, quan hệ công chúng, POSM, phương tiện truyền thông xã hội,…)
- Đăng ký (mua vé đối với sự kiện cộng đồng) (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi, đăng ký bằng mã QR,…)
- Quản lý nhà tài trợ và đối tác
- Quản lý và trách nhiệm tình nguyện viên
Đặc biệt, bạn cần phải chuẩn bị một backup plan để có thể xử lý kịp thời trong các trường hợp như: Thời tiết thay đổi, cúp điện, đội ngũ thiếu người,…
Trong khi lên kế hoạch cho một sự kiện, hãy cân nhắc việc tạo một timeline chi tiết để mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Brandboost cũng có một bài viết về Timeline là gì và rất nhiều mẫu timeline để cho bạn lựa chọn.
Cuối cùng, nếu doanh nghiệp của bạn đã từng tổ chức các sự kiện thuộc loại tương tự trước đó, thì việc xem xét kỹ càng những tài liệu ở giai đoạn đó có thể giúp bạn đảm bảo rằng mình không bỏ sót bất kỳ điều gì.
Bước 7: Chọn phần mềm tổ chức sự kiện
Phần mềm tổ chức sự kiện phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt trong việc hợp lý hóa các quy trình trong kế hoạch tổng thể sự kiện của bạn. Các loại phần mềm sự kiện có thể giúp bạn các công việc sau, bao gồm:
- Đăng ký và checkin sự kiện
- Bán vé
- Các giải pháp tương tác của người tham dự
- Công cụ theo dõi khách hàng tiềm năng
- Giải pháp sự kiện ảo (virtual event)
- Giải pháp sự kiện kết hợp (hybird event)
- Quản lý người tham dự
Bước 8: Chọn địa điểm tổ chức
Sau khi đã xác định được ngày, điều quan trọng là bạn phải đặt địa điểm càng sớm càng tốt. Sự kiện của bạn phải xác định rõ ngày và địa điểm trước khi bạn bắt đầu quảng cáo, truyền thông cho sự kiện. Vì vậy, công việc này sẽ được ưu tiên số một trong kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn.
Khi chọn địa điểm, hãy xem xét các nguyên tắc sau:
- Khả năng tiếp cận: Địa điểm có lối vào và thang máy không? Có nhà vệ sinh dành cho cả nam và nữ không? Có chỗ cho người phiên dịch (thông thường sẽ là cabin) hoặc màn hình phụ đề trực tiếp không? Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn một không gian mà tất cả những người tham gia sẽ cảm thấy thoải mái.
- Không gian: Một sự kiện dành cho 50 người sẽ cần một không gian rất khác so với không gian dành cho 500 người. Ngoài ra, hãy cân nhắc xem bạn có yêu cầu đặc biệt gì về layout và không gian đối với kế hoạch trang trí sự kiện sẵn có hay không. Thậm chí có cần phòng VIP cho các khách mời đặc biệt quan trọng,…
- Bãi đỗ xe: Có bãi đỗ xe không, có dễ dàng để đi vào không? có chỗ dừng dành cho phương tiện công cộng không,..?
- Bảo hiểm: Bạn có được mua bảo hiểm riêng dành cho sự kiện không? Quy tắc và trách nhiệm pháp lý của nơi tổ chức sự kiện là gì?
- A/V: Nếu sự kiện của bạn cần loa và micrô, vậy thì không gian có đủ để bố trí chúng không. Điều tương tự cũng xảy ra với việc truy cập wifi hoặc bất kỳ nhu cầu công nghệ nào khác mà sự kiện của bạn có.
- Chi phí: Địa điểm yêu cầu đặt cọc bao nhiêu? Sẽ có thêm những chi phí nào?
Xem ngay: TOP 10 trung tâm tổ chức sự kiện uy tín nhất TPHCM.
Bước 9: Xây dựng thương hiệu cho sự kiện
Một chủ đề hấp dẫn có thể là điều khiến bạn khác biệt với các sự kiện khác. Hãy chọn một concept và áp dụng nó cho tất cả các thành phần trong sự kiện của bạn (bao gồm cả tên của sự kiện). Làm nổi bật các yếu tố khiến nó trở nên đặc biệt, đặc biệt là trên phương tiện truyền thông trực tuyến, bởi vì đây có thể là điều thu hút mọi người tham dự.
Một số bước để xây dựng thương hiệu cho sự kiện, bao gồm:
- Brainstorm tên sự kiện: Khi bạn đang suy nghĩ về tên sự kiện, hãy tự hỏi: Sự kiện của bạn khác với các sự kiện khác trong lĩnh vực của bạn như thế nào? Bạn mong muốn truyền tải điều gì thông qua sự kiện này? Các thành phần chính của sự kiện của bạn là gì?
- Tạo một câu slogan cho cả sự kiện: Khi bạn đã nghĩ ra được tên, hãy tạo một dòng giới thiệu – một slogan thương hiệu ngắn gọn, đáng nhớ để mô tả cho toàn bộ sự kiện của bạn.
- Thiết kế logo: Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện lớn như sự kiện âm nhạc, sự kiện cộng đồng, hãy đảm bảo rằng sự kiện đó phải có một logo. Đây là một công cụ xây dựng thương hiệu hiệu quả, giúp khách hàng nhận biết ngay sự kiện của bạn (chẳng hạn như áo phông, chai nước, túi xách, v.v.).
- Đồng bộ concept: Đồng bộ concept để có thể gắn kết tất cả các thành phần của sự kiện lại với nhau. Hãy chọn phông chữ, màu sắc, câu chuyện, đồ họa, thẻ đeo sự kiện làm sao thật hòa hợp và đồng bộ với nhau. Điều này giúp việc nhận diện thương hiệu trở nên dễ dàng hơn
Sau khi bạn có tên, khẩu hiệu và logo, hãy sử dụng nó trong tất cả kênh marketing của mình để những người chưa biết đến sự kiện bắt đầu chủ động hơn trong việc tìm kiếm.
Bước 10: Xác nhận khách mời và diễn giả
Bạn muốn biết cách lên kế hoạch cho một sự kiện với số lượng người tham gia khổng lồ? Vậy thì việc mời những diễn giả có sức ảnh hưởng lớn hoặc các vị khách mời đặc biệt như ca sĩ, diễn viên,… là điều không thể thiếu trong sự kiện của bạn. Người diễn thuyết phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt trong việc đo lường sự kiện có hiệu quả hay không.
Dưới đây là một số mẹo về cách điều phối một sự kiện với các diễn giả nổi tiếng và khách mời đặc biệt:
- Sử dụng mạng xã hội: Sử dụng mạng lưới Linkedin hoặc Facebook, Youtube, Tiktok,… của bạn để tìm các diễn giả hoặc khách hàng có chuyên môn phù hợp với sự kiện của bạn. Bạn sẽ cần phải phân tích tệp khách hàng, nội dung của diễn giả đó, rồi từ các tiêu chí để đưa ra quyết định lựa chọn diễn giả.
- Các trang web dành cho diễn giả chuyên nghiệp: Các trang web như Hiệp hội Diễn giả Quốc gia – National Speakers Association hay SpeakerHub là những trang web tuyệt vời để bạn tìm kiếm một diễn giả giỏi từ trong nước và cả nước ngoài. Danh mục diễn giả được sắp xếp theo chủ đề và cũng liệt kê các sự kiện trước đó của họ.
- Networking: Hãy hỏi những người quen của bạn xem liệu họ đã từng research các diễn giả nào trước đây chưa, hoặc ấn tượng với các diễn thuyết gia nào không. Những thông tin này có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tiếp cận các diễn giả uy tín, chuyên nghiệp.
- Xem lại kết quả khảo sát sau sự kiện: Các câu hỏi khảo sát sự kiện mà bạn đã hỏi trước đây chứa rất nhiều thông tin hữu ích. Xem lại kết quả khảo sát và sử dụng thông tin đó để tìm diễn giả mà người tham dự sẽ quan tâm.
Còn rất nhiều cách tiếp cận khác, tuy nhiên những cách trên là những cách phổ biến nhất mà các event planner hay làm. Bạn có thể tìm thêm các nguồn từ các tạp chí chuyên môn trên internet hay các kênh podcast để tìm kiếm diễn giả phù hợp với sự kiện của bạn.
Bước 11: Kết nối với các đối tác và nhà tài trợ
Các quan hệ đối tác và nhà tài trợ có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc chi trả các chi phí sự kiện. Khi bạn thu hút nhữngnhà tài trợ tham gia sự kiện của mình, họ sẽ có trách nhiệm trong việc giúp quảng bá và làm truyền thông cho sự kiện. Khi bạn tìm kiếm các đối tác và nhà tài trợ, sẽ có các đơn vị sau:
- Doanh nghiệp: Đây là nhóm mong muốn được tài trợ nhất. Họ có thể muốn tài trợ một bữa tối, lễ trao giải thưởng hoặc thậm chí là tiền mặt.
- Hợp tác với các tổ chức cộng đồng, tổ chức quốc tế và trong nước: Những đơn vị này có thể cung cấp địa điểm, hỗ trợ tổ chức hoặc bố trí nhân sự cho event của bạn.
- Các cá nhân: Nhóm này thường ít xuất hiện, tuy nhiên, các sự kiện liên quan đến cảm xúc như: sự kiện thiện nguyện, hỗ trợ nạn nhân hay đặc biệt là sự kiện tại quê nhà của họ, rất có thể nhóm người này sẽ tài trợ cho sự kiện của bạn.
Tips: Nếu bạn đang tìm kiếm các doanh nghiệp tài trợ cho sự kiện của mình, hãy nhớ rằng họ sẽ có nhiều khả năng tài trợ hơn nếu họ có thể thấy được lợi ích đối với doanh nghiệp của họ.
Nếu bạn đang khó khăn trong việc tìm nhà tài trợ hoặc doanh nghiệp không biết làm sao để tài trợ cho các sự kiện lớn, hãy tham khảo dịch vụ tìm kiếm nhà tài trợ – sự kiện cần tài trợ TẠI ĐÂY.
Bước 12: Lên kế hoạch truyền thông sự kiện
Ngay cả với các sự kiện giải trí tầm cỡ quốc tế, bạn vẫn cần có kế hoạch truyền thông cho sự kiện để thu hút mọi người. Đảm bảo bạn có ba chức năng này trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn.
Marketing
Đây là khía cạnh phân tích trong kế hoạch quảng cáo của bạn và cần được thúc đẩy bởi các mục tiêu và KPI chính để đánh dấu sự thành công. Bất cứ điều gì trong hoạt động marketing của bạn phải được thông báo theo mong muốn và nhu cầu của những người tham dự, cộng với mục tiêu của sự kiện. Điều này có thể bao gồm landing page, chiến dịch truyền thông xã hội hoặc chiến dịch nhỏ giọt email marketing.
Advertising
Sử dụng thông tin về khán giả của bạn để tìm ra các kênh quảng cáo sự kiện của bạn, chẳng hạn như:
- Các website liệt kê sự kiện: TimeOut, Allevents, Eventbrite,..
- Truyền thông mạng xã hội
- Các cộng đồng yêu thích sự kiện
- Trong quan hệ đối tác
Quan hệ công chúng
Các kênh báo mạng, đài truyền hình là những cách tuyệt vời để thu hút sự quan tâm khi bạn tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ với các đơn vị này và đưa ra ý tưởng cho một câu chuyện hấp dẫn, chẳng hạn như giới thiệu về một diễn giả nổi tiếng hoặc về mục đích sự kiện của bạn.
Một số thành phần bạn có thể muốn đưa vào kế hoạch quảng cáo của mình bao gồm:
- Thông cáo báo chí
- Kết nối với các đơn vị truyền thông
Nếu bạn vẫn không biết tìm các đơn vị này ở đâu, hãy xem ngay các dịch vụ tại Brandboost.vn:
Bước 13: Thiết lập quy trình sự kiện
Bây giờ thì kế hoạch của bạn đã gần như hoàn thành rồi. Điều cuối cùng bạn cần làm là tập hợp lại các chương trình diễn ra trong sự kiện của bạn. Hãy xây dựng agenda thật chi tiết, bao gồm mọi thứ, dù nhỏ đến đâu cũng phải đưa vào. Đây là một ví dụ nhanh về agenda có thể trông như thế nào:
- 5:00: Trả vật phẩm đấu giá im lặng tại địa điểm (Diana)
- 6:15: Thiết lập AV (Terry, Diana)
- 7:00: Họp nhanh điều phối tình nguyện viên (Terry + tình nguyện viên)
- 7h30: Đại biểu bắt đầu đến
- 8:00: Phục vụ món khai vị
- 8h30: Diễn giả 1 lên sân khấu
- 8:45: Nghỉ giải lao
- 9:00: Diễn giả 2 lên sân khấu
- 10:00: Trao giải (Diana)
- 10:30: Giao lưu, đấu giá im lặng kết thúc
- 11h00: Bắt đầu dọn bàn
- 11h30: Bar đóng cửa
- 12:00 Sự kiện kết thúc; tất cả khách phải rời đi
Xem ngay bài viết Agenda là gì của chúng tôi để có thể nắm rõ và lựa chọn các mẫu miễn phí từ những nguồn uy tín như Đại học Harvard, Microsoft,..
Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện
Chắc có lẽ đây là phần các bạn mong chờ nhất đúng không nào. Brandboost đã tổ chức hàng trăm sự kiện khác nhau, vì vậy chúng tôi có rất nhiều kinh nghiệm trong việc lên event plan. Dưới đây là file mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện của BrandBoost.
Mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện (File Excel).
Trong quá trình lên plan, sẽ có rất nhiều loại hình sự kiện cần các mẫu kế hoạch khác nhau. Vì vậy, Brandboost đã viết thêm các bài viết khác liên quan đến kế hoạch để bạn có thể tham khảo:
- Mẫu kế hoạch ra mắt sản phẩm mới
- Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo
- Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty
- Mẫu kế hoạch tổ chức Gala dinner
Kết luận
Tổ chức sự kiện là một cơ hội tuyệt vời để thu hút sự chú ý, tạo dựng thương hiệu và tương tác với khách hàng. Kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ giúp chúng ta đảm bảo rằng mọi khía cạnh của sự kiện được chuẩn bị và thực hiện một cách suôn sẻ.
Ngoài ra, sau khi chuẩn bị xong kế hoạch, bước kế tiếp bạn cần rehearsal (tổng duyệt sự kiện) để chỉnh sửa các sai xót gặp phải trong việc lên kế hoạch. Hãy xem ngay bài viết Rehearsal là gì? Những nội dung cần kiểm tra trong buổi tổng duyệt để biết bạn cần làm gì trong bước này nhé.
Hy vọng qua bài viết lần này, bạn sẽ nắm được quy trình lên một cái event plan cụ thể. Còn bây giờ thì xin chào và hẹn gặp lại ở những bài viết tiếp theo.
Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.
