Sự kiện là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh và giải trí hiện đại. Tuy nhiên, việc tổ chức một sự kiện thành công không chỉ đòi hỏi sự sáng tạo và kỹ năng quản lý tốt, mà còn yêu cầu sự tập trung và tổ chức chi tiết. Đây là lý do tại sao phần mềm tổ chức sự kiện đã trở thành một công cụ quan trọng để giúp các nhà tổ chức sự kiện đạt được mục tiêu của mình một cách hiệu quả. Ngày hôm nay, hãy cùng BrandBoost tìm hiểu xem đâu là TOP 5 phần mềm tổ chức sự kiện tốt nhất trên thế giới hiện nay. Bắt đầu thôi!
Phần mềm tổ chức sự kiện là gì?
Phần mềm tổ chức sự kiện là công cụ hỗ trợ ban tổ chức quản lý một hoặc nhiều công đoạn của dự án. Phạm vi có thể gồm lập kế hoạch, đăng ký, bán vé, check-in, vận hành chương trình và tổng hợp dữ liệu. Thuật ngữ này bao gồm cả nền tảng quản lý sự kiện chuyên dụng và công cụ hỗ trợ một nhiệm vụ cụ thể.
Nếu đang xây dựng dự án từ đầu, bạn nên hoàn thiện kế hoạch tổ chức sự kiện trước khi chọn phần mềm. Kế hoạch giúp xác định quy mô khách mời, đầu việc, ngân sách, nhân sự và dữ liệu cần quản lý.
TOP 5 Phần mềm tổ chức sự kiện tốt nhất thế giới
Phần mềm tổ chức sự kiện giúp tăng cường hiệu quả và hiệu suất tổ chức sự kiện, tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời cung cấp một trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng và người tham dự. Vậy đâu là top 5 phần mềm tốt nhất hiện nay?
TOP 1: Cvent
Các tổ chức và đơn vị chuyên nghiệp hiện nay phần lớn đều sử dụng Cvent để quản lý quy trình tổ chức sự kiện vì sự phù hợp của nó đối với các doanh nghiệp lớn. Cvent cung cấp các công cụ đăng ký và phân công công việc cho các tình nguyện viên hoặc nhân viên cũng như các tùy chọn cách marketing để quảng bá cho sự kiện của bạn.
Một trong những tính năng ưu việt nhất của Cvent là bảng điều khiển – dashboard. Nó cung cấp dữ liệu rõ ràng về chi tiêu và cho phép nhiều bên liên quan yêu cầu và phê duyệt ngân sách. Ví dụ, một giám đốc điều hành có thể xem xét ngân sách đề xuất hiện tại và phê duyệt nó trước khi những người lập kế hoạch tiến hành. Điều này làm cho việc báo cáo trở nên dễ dàng và giúp mọi người thống nhất với nhau.
Hiện nay, Cvent đang quản lý gần 4.000 nhân viên và hơn 300.000 người dùng trên toàn thế giới. Đặc biệt, vào tháng 6 năm 2023 vừa qua, Cvent được công ty đầu tư Blackstone Inc – 1 trong 2 công ty đầu tư lớn nhất thế giới cổ phần hóa với giá 4,6 tỷ USD. Đây là một trong những sự kiện lướn nhất trong giới đầu tư tài chính năm 2023.
Truy cập website của Cvent tại: https://www.cvent.com/
TOP 2: Bizzabo
Bizzabo cung cấp các công cụ đăng ký và lập kế hoạch tập trung vào những người tham dự sự kiện. Hệ thống này cho phép bạn tạo một trang web sự kiện chứa tất cả thông tin liên quan mà khách hàng của bạn cần. Bạn có thể thông báo những thay đổi với những người được mời, cung cấp thêm thông tin chi tiết liên quan đến chỗ đậu xe, nâng cấp VIP và các đặc quyền khác.
Bizzabo cũng cung cấp dịch vụ cho các tổ chức cần nhà tài trợ tài trợ cho các sự kiện của họ. Event planner có thể chứng minh ROI cho nhà tài trợ bằng cách báo cáo về số người tham dự, mức độ tương tác và trải nghiệm của khách. Họ cũng có thể đưa ra các nâng cấp tài trợ thông qua giao diện và chia sẻ với khách bất kỳ ưu đãi đặc biệt nào từ các công ty tài trợ bằng cách sử dụng thông báo đẩy.
Bizzabo đã thích ứng trong suốt đại dịch COVID-19 bằng cách cung cấp dịch vụ lập kế hoạch sự kiện trực tuyến. Thông qua các công cụ, người tham dự có thể chia thành các phiên nhỏ hơn (hay breakout room) và sau đó quay lại với cả nhóm để thảo luận lớn hơn. Ngoài ra còn có các công cụ quản lý speaker để đảm bảo mỗi người thuyết trình đều sẵn sàng và có thể phát biểu trước đám đông ảo.
Xem ngay các dịch vụ của Bizzabo tại website: https://www.bizzabo.com/
TOP 3: Eventbrite
Eventbrite là một trang web bán vé và quản lý sự kiện có trụ sở tại Mỹ. Dịch vụ này cho phép người dùng duyệt, tạo và quảng bá các sự kiện. Eventbrite sẽ tính phí chủ yếu vào dịch vụ bán vé trực tuyến (trừ sự kiện miễn phí). Tuy nhiên, vào tháng 9 năm 2023, Eventbrite đã thay đổi kế hoạch định giá để giới hạn các sự kiện miễn phí ở mức 25 vé chứ không còn được miễn phí hoàn toàn như trước nữa.
Ra mắt vào năm 2006 và có trụ sở chính tại San Francisco, Eventbrite đã mở văn phòng quốc tế đầu tiên tại Vương quốc Anh vào năm 2012. Công ty có văn phòng địa phương tại Nashville, London, Cork, Amsterdam, Dublin, Berlin, Melbourne, Mendoza, Madrid và São Paulo. Ngày 20 tháng 9 năm 2018, Eventbrite đã ra mắt công chúng trên Sở giao dịch chứng khoán New York (NYSE) với mã cổ phiếu là EB.
Tham khảo tại website chính thức của Eventbrite: https://www.eventbrite.com/
TOP 4: Tripleseat
Tripleseat tự hào sở hữu database người dùng gồm hơn 60.000 event planner tin dùng và tỷ lệ đề xuất cho phần mềm là 98,8%. Phần lớn nhân viên của Tripleseat đều có kinh nghiệm về mảng sự kiện, vì vậy, họ rất mạnh ở phần chăm sóc khách hàng cũng như hỗ trợ người dùng trong các khó khăn, thắc mắc gặp phải khi tổ chức sự kiện.
Công cụ phần mềm quản lý sự kiện Tripleseat được dùng nhiều tại các nhà hàng, khách sạn và những địa điểm thường xuyên dùng để tổ chức sự kiện với nhiều quy mô khác nhau. Tripleseat cho phép bạn dễ dàng gửi đơn đặt hàng, đề xuất và tạo hợp đồng tổ chức sự kiện tới khách hàng tại địa điểm tổ chức event của bạn.
Xem ngay website chính thức của Tripleseat: https://tripleseat.com/
TOP 5: Fonteva
Fonteva là một trong những lựa chọn hàng đầu cho các sự kiện doanh nghiệp dạng như hội thảo hay sự kiện doanh nghiệp. Các hiệp hội thương mại, các đơn vị chính phủ và các tổ chức lớn trên toàn thế giới đều đang sử dụng Fonteva để lên kế hoạch tổ chức sự kiện cho event của họ.
Trên thực tế, Fonteva cho đến nay đã phục vụ hơn 90 triệu người dùng và khách hàng. Nó được sử dụng ở hơn 100 quốc gia, giúp dễ dàng tiếp cận khách quốc tế cũng như quản lý việc đăng ký và thanh toán của họ.
Hệ thống này cho phép các đơn vị tổ chức các sự kiện ảo – virtual event hoặc trực tiếp với quy trình tổ chức dễ dàng. Người lập kế hoạch có thể quản lý speaker (bao gồm tiểu sử, slide thuyết trình và các tài liệu khác) để đảm bảo rằng bài thuyết trình diễn ra suôn sẻ và người tham dự có quyền truy cập vào thông tin nếu họ cần.
Cho các bạn chưa biết, Fonteva là sản phẩm của Salesforce – phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (CRM) lớn nhất thế giới.
Tham khảo các gói dịch vụ tại website chính thức của Fonteva: https://fonteva.com/
Cách đưa phần mềm vào quy trình tổ chức sự kiện
Phần mềm chỉ phát huy tác dụng khi được gắn với người phụ trách, dữ liệu đầu vào và quy trình xử lý rõ ràng. Ban tổ chức nên triển khai theo năm bước để tránh mua công cụ nhưng vẫn phải quản lý thủ công ở nhiều nơi.
- Xác định điểm nghẽn: Ghi rõ vấn đề cần giải quyết, chẳng hạn danh sách khách phân tán, check-in chậm, nhiệm vụ trễ hoặc cue âm thanh khó kiểm soát.
- Mô tả luồng dữ liệu: Xác định dữ liệu được nhập ở đâu, ai kiểm tra, bộ phận nào sử dụng và báo cáo cuối cùng cần những trường thông tin nào.
- Chạy thử với phạm vi nhỏ: Tạo một sự kiện mẫu, nhập dữ liệu thử và thực hiện toàn bộ thao tác từ đăng ký đến xuất báo cáo.
- Phân quyền và đào tạo: Mỗi tài khoản cần đúng quyền hạn; đội ngũ phải biết thao tác chính, cách báo lỗi và quy trình thay thế khi công cụ gián đoạn.
- Tổng duyệt và sao lưu: Kiểm tra tài khoản, thiết bị, đường truyền, file cục bộ, bản xuất danh sách khách và người chịu trách nhiệm xử lý sự cố.
Bạn có thể dùng checklist sự kiện để kiểm tra phần mềm cùng những hạng mục nhân sự, thiết bị và tài liệu khác. Với công cụ dùng trong ngày diễn ra, phương án thay thế cũng cần được ghi trong backup plan.
Kết luận
Tổ chức sự kiện không còn là một nhiệm vụ phức tạp và cực kỳ tốn thời gian. Nhờ vào phần mềm tổ chức sự kiện, bạn có thể quản lý mọi khía cạnh của sự kiện một cách hiệu quả, từ lên kế hoạch ban đầu, quản lý khách hàng, tương tác và giao tiếp, đến đánh giá và cải tiến sau sự kiện.
Với sự hỗ trợ của công nghệ, bạn có thể tổ chức thành công mọi dự án và mang đến những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng của mình. Đến đây cũng là kết thúc cho bài viết lần này, xin chào và hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo!
Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.
