Trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện, việc thiết kế thư mời tham gia sự kiện là một bước quan trọng và không thể thiếu. Một thư mời được thiết kế độc đáo và chỉnh chu sẽ giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng với khách hàng của mình ngay từ giây phút đầu.
Hôm nay BrandBoost sẽ mang đến cho bạn những thông tin chi tiết về thư mời tham gia sự kiện và gợi ý những mẫu thư mời sự kiện đẹp mắt giúp bạn có thể tham khảo và thiết kế được một mẫu thư mời phù hợp với sự kiện của mình.
Thư mời tham gia sự kiện là gì?
Thư mời dự sự kiện là thứ bạn gửi cho mọi người để tham dự một sự kiện hoặc bữa tiệc cụ thể. Trong thư mời sẽ bao gồm một số thông tin như tên sự kiện, thời gian, địa điểm tham dự, timeline sự kiện hoặc một số yêu cầu đặc biệt như dress code hay những hành vi không được phép thực hiện trong sự kiện, đối tượng không được phép tham dự,…
Thư mời có thể được viết tay, in trên giấy, gửi qua email hoặc chia sẻ dưới dạng thiệp điện tử. Tùy tính chất chương trình, nội dung còn có thể bổ sung chủ đề, diễn giả, chương trình nổi bật, quy định trang phục, mã QR hoặc đường dẫn đăng ký.
“Thư mời” và “giấy mời sự kiện” thường được dùng gần nghĩa nhưng sắc thái không hoàn toàn giống nhau. Giấy mời thường trang trọng, theo mẫu cố định và phù hợp chương trình có tính nghi thức. Thư mời linh hoạt hơn về cách trình bày, giọng điệu và phương thức gửi.
Tại sao cần có thư mời tham gia sự kiện?
Thư mời giúp ban tổ chức truyền đạt thông tin thống nhất, xác định đúng nhóm khách và thu thập phản hồi trước chương trình. Đối với người nhận, thư mời là căn cứ để cân nhắc lịch trình, chuẩn bị trang phục, giấy tờ hoặc phương tiện di chuyển. Một thư mời được chuẩn bị đúng còn hỗ trợ các đầu việc sau:
- Thông báo chính thức: Người nhận biết rõ tên chương trình, đơn vị tổ chức, mục đích, thời gian và địa điểm tham dự.
- Đặt kỳ vọng: Chủ đề, thành phần khách mời và hoạt động nổi bật giúp người nhận hình dung trải nghiệm trước khi quyết định.
- Thu thập xác nhận: Lời kêu gọi phản hồi giúp ban tổ chức ước tính số người, chỗ ngồi, suất ăn, tài liệu và phương án đón tiếp.
- Hỗ trợ check-in: Mã xác nhận, mã QR hoặc thông tin đăng ký giúp đội đón khách đối chiếu danh sách thuận tiện hơn.
- Giữ hình ảnh nhất quán: Màu sắc, ngôn ngữ và bố cục thư mời có thể đồng bộ với nhận diện của chương trình.
Thư mời chỉ phát huy tác dụng khi thông tin khớp với kế hoạch thực tế. Nếu địa điểm, giờ đón khách hoặc hình thức tham dự còn thay đổi, ban tổ chức nên chốt các mốc này trong kế hoạch tổ chức sự kiện trước khi gửi.
Các loại thư mời tham gia sự kiện phổ biến
Có nhiều loại thư mời khác nhau và nhiều hình thức gửi thư khác nhau ngoài việc gửi thư mời theo cách truyền thống thì ngày nay đã có nhiều cách thức gửi thư mời vô cùng nhanh chóng và hiện đại giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí. Bây giờ, hãy cùng BrandBoost tìm hiểu xem những loại thư mời phổ biến hiện nay là gì nhé!
Thư mời viết tay
Thư mời viết tay là lời mời được người gửi trực tiếp viết và ký tên cho từng khách. Hình thức này tạo cảm giác riêng tư, phù hợp với nhóm khách nhỏ hoặc người nhận cần được thể hiện sự trân trọng đặc biệt.
Điểm hạn chế là thời gian chuẩn bị dài và khó bảo đảm chữ viết, cách trình bày đồng nhất khi số lượng lớn. Ban tổ chức có thể in sẵn phần thông tin chung rồi viết tay tên khách, lời nhắn hoặc chữ ký để cân bằng giữa tính cá nhân và tiến độ.
Thư mời viết tay phù hợp nhất cho các sự kiện nhỏ, quy mô nội bội dưới 50 người như Year end party hay Gala dinner, vì việc viết chúng sẽ mất thêm thời gian hoặc nếu bạn đang sử dụng một dịch vụ chuyên nghiệp thì sẽ tốn nhiều chi phí.
Thư mời được in sẵn
Thư mời in sẵn là thiệp hoặc giấy mời được thiết kế theo một bố cục thống nhất và sản xuất với số lượng xác định. Hình thức này phù hợp với hội nghị, lễ kỷ niệm, khai trương, khánh thành và các chương trình có nghi thức đón tiếp.
Bạn có thể thiết kế tuỳ theo nhu cầu và sở thích, đồng thời có thể đưa thương hiệu công ty vào mẫu thư mời của mình, cho phép bạn sáng tạo hơn nữa với các tính năng bắt mắt. Chi phí sản xuất cũng rẻ hơn so với thiệp mời viết tay, vì vậy đây là lựa chọn tốt để phân phối rộng rãi hơn với ngân sách thấp hơn.
Thiệp mời điện tử
Thiệp mời điện tử là lời mời được gửi qua email, ứng dụng nhắn tin, trang đăng ký hoặc đường dẫn trực tuyến. Hình thức này phù hợp khi cần phân phối nhanh, cập nhật thông tin, gắn biểu mẫu xác nhận hoặc phục vụ khách tham dự từ xa.
Thiệp điện tử cần hiển thị tốt trên điện thoại và không phụ thuộc vào một hình ảnh duy nhất. Các thông tin chính nên xuất hiện bằng văn bản trong email để người nhận vẫn đọc được khi hình ảnh chưa tải. Mã QR và đường dẫn đăng ký phải được kiểm tra trước khi gửi.
Những nội dung cần có trong thư mời tham gia sự kiện
Một thư mời tham gia sự kiện đầy đủ phải trả lời được các câu hỏi: ai mời, mời ai, tham dự chương trình gì, khi nào, ở đâu và xác nhận bằng cách nào. Thông tin nên được sắp xếp theo mức độ quan trọng để người nhận có thể quét nhanh.
Trước khi thiết kế thư mời, bạn nên chuẩn bị các thành phần sau:
- Đơn vị tổ chức: Ghi tên doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân đứng ra mời. Thêm logo nếu phù hợp với nhận diện chương trình.
- Tên người nhận: Sử dụng đúng họ tên, chức danh hoặc cách gọi của nhóm khách. Tránh trộn nhiều cách xưng hô trong cùng một danh sách.
- Tên và mục đích sự kiện: Cho biết chương trình là gì, được tổ chức vì lý do nào và người nhận được mời với vai trò gì.
- Thời gian và địa điểm: Ghi rõ ngày, giờ đón khách, giờ bắt đầu, tên địa điểm, địa chỉ hoặc đường dẫn tham dự trực tuyến.
- Nội dung nổi bật: Chọn những hoạt động, diễn giả hoặc giá trị đáng chú ý. Không đưa toàn bộ timeline vào thư nếu làm bố cục khó đọc.
- Hướng dẫn xác nhận: Nêu kênh phản hồi, thời hạn, số lượng người đi cùng và những thông tin ban tổ chức cần thu thập.
- Yêu cầu và liên hệ: Bổ sung trang phục, giấy tờ, quy định check-in, người phụ trách, số điện thoại hoặc email hỗ trợ khi cần.
Đối với thư mời dự tiệc, nội dung có thể gần gũi hơn nhưng vẫn phải đủ thời gian, địa điểm, tính chất buổi tiệc, trang phục và cách xác nhận. Bạn có thể tham khảo thêm các mẫu thiệp mời dự tiệc để lựa chọn bố cục phù hợp.
Gợi ý cách viết email mời tham dự sự kiện chi tiết
Việc viết email thư mời tham gia sự kiện đến khách mời không mất quá nhiều thời gian và chi phí, tuy nhiên cần đảm bảo từ bố cục đến nội dung thư mời phải được đầu tư một cách chỉnh chu và tỉ mỉ. Khi viết email mời tham dự sự kiện cần có những nội dung như tiêu đề, nội dung thư mời và cuối cùng là lời cảm ơn.
Dưới đây BrandBoost sẽ gợi ý cho bạn cách viết và các mẫu email mời tham gia sự kiện đầy đủ và chi tiết nhất, hãy cùng tham khảo nhé!
Phần tiêu đề
Tiêu đề email cần nêu rõ hành động mời, tên sự kiện và một dữ kiện giúp người nhận nhận diện chương trình. Bạn có thể bổ sung ngày tổ chức hoặc đơn vị mời nếu hai thông tin này giúp tránh nhầm lẫn.
Một số công thức tiêu đề dễ áp dụng gồm:
- Trang trọng: Thư mời tham dự [Tên sự kiện] – [Ngày tổ chức].
- Dành cho đối tác: [Tên đơn vị] trân trọng mời Anh/Chị tham dự [Tên sự kiện].
- Dành cho nội bộ: Mời Anh/Chị tham dự [Tên buổi tiệc hoặc chương trình] vào [Thời gian].
- Cần xác nhận: Thư mời [Tên sự kiện] – Vui lòng xác nhận trước [Ngày].
Tránh tiêu đề chỉ ghi “Thư mời”, dùng quá nhiều chữ in hoa hoặc tạo cảm giác khẩn cấp không có thật. Tên sự kiện phải giống với tên trên thiệp, trang đăng ký và tài liệu truyền thông.
Phần giới thiệu
Phần giới thiệu mở đầu bằng lời chào phù hợp và nêu lời mời ngay trong một hoặc hai câu đầu. Nếu có dữ liệu tên người nhận, cách gọi trực tiếp sẽ rõ ràng hơn so với một lời chào chung cho mọi đối tượng.
Ví dụ: “Kính gửi Anh/Chị [Tên khách mời], [Tên đơn vị] trân trọng kính mời Anh/Chị tham dự [Tên sự kiện] được tổ chức vào [Ngày].”
Với sự kiện nội bộ, bạn có thể dùng giọng gần gũi hơn nhưng vẫn giữ cách xưng hô thống nhất.
Phần nội dung thư mời
Phần nội dung giải thích ngắn mục đích của sự kiện, thông tin tham dự và lý do chương trình phù hợp với người nhận. Các dữ kiện cần tra cứu nhanh nên được tách thành danh sách thay vì đặt trong một đoạn văn dài.
Bố cục nội dung có thể gồm:
- Tên chương trình: Ghi đúng tên đã được duyệt trong toàn bộ tài liệu sự kiện.
- Thời gian: Phân biệt giờ đón khách, giờ khai mạc và thời điểm dự kiến kết thúc nếu cần.
- Địa điểm hoặc hình thức: Ghi địa chỉ đầy đủ, chỉ dẫn ngắn hoặc đường dẫn tham dự trực tuyến.
- Điểm nổi bật: Chọn nội dung liên quan trực tiếp đến lợi ích và mối quan tâm của nhóm khách.
- Xác nhận tham dự: Đặt một hành động rõ ràng cùng thời hạn và kênh phản hồi.
Nếu chương trình có nhiều phiên, chỉ nên đưa phần chính và dẫn đến timeline sự kiện hoặc trang thông tin chi tiết đã được kiểm tra. Không gửi tài liệu nội bộ, đường dẫn chỉnh sửa hoặc biểu mẫu chưa mở quyền truy cập.
Lời cảm ơn
Lời cảm ơn thể hiện sự trân trọng đối với thời gian và sự quan tâm của người nhận. Phần này nên ngắn, phù hợp với quan hệ giữa hai bên và không khẳng định người nhận chắc chắn tham gia khi họ chưa phản hồi.
Bạn có thể viết: “Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xem thư mời. Ban tổ chức mong nhận được phản hồi và hân hạnh được đón tiếp Anh/Chị tại chương trình.”
Chữ ký
Chữ ký giúp người nhận xác định ai chịu trách nhiệm gửi thư và liên hệ với ai khi cần hỗ trợ. Chữ ký nên có tên người gửi hoặc ban tổ chức, chức danh nếu cần, tên đơn vị và ít nhất một kênh liên hệ đang được theo dõi.
Không nên đặt toàn bộ thông tin quan trọng trong ảnh chữ ký vì ảnh có thể không hiển thị. Nếu thư được gửi từ địa chỉ dùng chung, hãy ghi rõ tên bộ phận phụ trách để người nhận biết cách xưng hô khi phản hồi.
Trước khi gửi hàng loạt, ban tổ chức nên gửi thử cho một nhóm nhỏ và kiểm tra:
- Tên khách và trường cá nhân hóa đã hiển thị đúng.
- Thời gian, múi giờ, địa điểm và tên sự kiện thống nhất.
- Email đọc rõ trên máy tính lẫn điện thoại.
- Nút đăng ký, đường dẫn bản đồ và mã QR hoạt động.
- Địa chỉ nhận phản hồi và số điện thoại hỗ trợ chính xác.
Mẫu email mời tham dự sự kiện tham khảo
Các mẫu email dưới đây cung cấp khung nội dung để bạn thay tên chương trình, khách mời, thời gian, địa điểm và cách xác nhận. Trước khi sử dụng, hãy điều chỉnh giọng điệu theo nhóm người nhận và xóa mọi trường thông tin không còn phù hợp.
Mẫu email mời dự tiệc
Tiêu đề: Thư mời tham dự [Tên buổi tiệc] – [Ngày tổ chức]
Kính gửi Anh/Chị [Tên khách mời],
[Tên đơn vị] trân trọng kính mời Anh/Chị tham dự [Tên buổi tiệc], được tổ chức để [Mục đích ngắn gọn của chương trình].
Thời gian: [Giờ], [Ngày/tháng/năm]
Địa điểm: [Tên địa điểm và địa chỉ]
Trang phục: [Dress code nếu có]
Vui lòng xác nhận tham dự trước [Ngày] qua [Đường dẫn, email hoặc số điện thoại]. Nếu Anh/Chị cần hỗ trợ về địa điểm hoặc thông tin chương trình, vui lòng liên hệ [Tên người phụ trách – Thông tin liên hệ].
Cảm ơn Anh/Chị và hân hạnh được đón tiếp tại buổi tiệc.
Trân trọng,
[Tên người gửi hoặc Ban tổ chức]
[Tên đơn vị]
Mẫu email thư mời tham gia triễn lãm
Kính gửi Anh/Chị [Tên khách mời],
[Tên đơn vị] trân trọng kính mời Anh/Chị tham quan [Tên triển lãm], nơi chúng tôi giới thiệu [Sản phẩm, giải pháp hoặc nội dung trưng bày].
Thời gian: [Khung giờ], [Ngày/tháng/năm]
Địa điểm: [Tên trung tâm triển lãm và địa chỉ]
Vị trí: Gian hàng [Số], khu vực [Tên khu vực]
Tại gian hàng, Anh/Chị có thể [Trải nghiệm sản phẩm, gặp đội ngũ chuyên môn hoặc tham gia hoạt động]. Vui lòng đăng ký trước [Ngày] qua [Đường dẫn hoặc email xác nhận] để ban tổ chức chuẩn bị đón tiếp.
Rất mong được gặp Anh/Chị tại [Tên triển lãm].
Trân trọng,
[Tên người gửi]
[Chức danh – Tên đơn vị]
[Thông tin liên hệ]
Mẫu email thư mời sự kiện từ thiện
Tiêu đề: Thư mời tham dự [Tên sự kiện] vì [Mục tiêu chương trình]
Kính gửi Anh/Chị [Tên khách mời],
[Tên đơn vị] trân trọng kính mời Anh/Chị tham dự [Tên sự kiện], chương trình được tổ chức với mục tiêu [Mô tả mục tiêu cụ thể].
Thời gian: [Giờ], [Ngày/tháng/năm]
Địa điểm: [Tên địa điểm và địa chỉ]
Hoạt động chính: [Hoạt động 1], [Hoạt động 2]
Anh/Chị có thể tham gia bằng cách [Đăng ký tham dự, đóng góp hiện vật hoặc ủng hộ qua đơn vị tiếp nhận]. Thông tin về cách tiếp nhận và ghi nhận đóng góp được công bố tại [Đường dẫn hoặc tài liệu đã xác minh].
Vui lòng xác nhận tham dự trước [Ngày] qua [Kênh phản hồi]. Mọi câu hỏi về chương trình xin liên hệ [Tên người phụ trách – Thông tin liên hệ].
Trân trọng cảm ơn sự quan tâm của Anh/Chị.
[Tên người gửi hoặc Ban tổ chức]
[Tên đơn vị]
Một số mẫu thư mời tham gia sự kiện với thiết kế đẹp mắt
Một mẫu thư mời đẹp là mẫu thư mời với đầy đủ nội dung cần thiết và được thiết kế một cách độc đáo, sáng tạo. Tuy nhiên, không phải lúc nào thư mời được thiết kế một cách phức tạp, cầu kì cũng được đánh giá cao, đôi lúc chỉ cần một lá thư với thiết kế đơn giản, tinh tế, nội dung ngắn gọn lại có thể thu hút người nhận hơn.
Tuỳ thuộc vào loại sự kiện mà bạn sẽ tổ chức và đối khách mời tham dự để lựa chọn cách thiết kế thư mời phù hợp nhất. BrandBoost gợi ý cho bạn một số mẫu thư mời tham dự sự kiện với thiết kế độc đáo và ấn tượng, hãy cùng tham khảo nhé!
Một số bài viết cùng chủ đề:
Thư cảm ơn sau sự kiện: bố cục và mẫu thư cảm ơn chi tiết
Những mẫu thiệp mời khánh thành độc đáo, gây ấn tượng cho khách mời
Gợi ý một số mẫu thiệp mời year end party và cách viết email mời tiệc cuối năm
Kết luận
Thư mời tham dự sự kiện cần đẹp, dễ đọc và quan trọng nhất là đủ thông tin để khách mời phản hồi. Trước khi gửi, bạn nên kiểm tra tên người nhận, thời gian, địa điểm, đường dẫn xác nhận và thông tin liên hệ trên thiết bị thực tế.
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ đồng bộ thư mời với kế hoạch đón khách, nội dung chương trình và vận hành hiện trường, bạn có thể tìm hiểu dịch vụ tổ chức sự kiện của BrandBoost.
HÃY LIÊN HỆ NGAY CHO BRANDBOOST
Địa chỉ:
Văn phòng: 572 Lê Quang Định, Phường 1, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Chi nhánh 1: 96 Khánh An, Phường Hòa Khánh Bắc, Quận Liên Chiểu, Thành phố Đà Nẵng
Chi nhánh 2: Số 3, Liền Kề 27, Phường Trịnh Văn Bô, KĐT Mới Cân Canh, Hòa Đức, Thành phố Hà Nội
SDT: 0934 047 866
Email:contact@brandboost.vn
Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.
