Khi tham dự sự kiện, bạn sẽ thấy các nhân viên tổ chức sự kiện thường có đeo một tấm thẻ trên cổ, vậy bạn có biết thẻ đeo sự kiện có tác dụng gì không? Bài biết dưới đây BrandBoost sẽ mang đến cho bạn những thông tin chi tiết về thẻ đeo sự kiên, ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo một số mẫu thiết kế thẻ đeo chuyên nghiệp mà chúng tôi cung cấp, từ đó giúp bạn có thể lên ý tưởng thết kế cho sự kiện sắp tới của mình.
Thẻ ban tổ chức sự kiện là gì?
Thẻ ban tổ chức sự kiện là thẻ nhận diện dành cho những người tham gia chuẩn bị và vận hành chương trình. Thẻ thường thể hiện tên sự kiện, họ tên, vai trò, đơn vị và phạm vi được phép tiếp cận để khách mời lẫn đội ngũ hiện trường nhận biết đúng người phụ trách.
Khác với thẻ nhân viên dùng lâu dài, thẻ sự kiện thường chỉ có hiệu lực trong một chương trình hoặc một khoảng thời gian xác định. Thẻ của ban tổ chức cũng cần phân biệt rõ với thẻ khách mời, diễn giả, nhà cung cấp, kỹ thuật và an ninh. Trong trao đổi nội bộ, loại thẻ này đôi khi được gọi tắt là thẻ BTC sự kiện.
Thông tin trên thẻ nên được chọn theo nhu cầu vận hành thực tế, thay vì cố gắng đưa mọi dữ liệu lên một mặt thẻ. Các trường thường dùng gồm:
- Tên và nhận diện sự kiện: Tên chương trình, logo hoặc hình ảnh chủ đạo giúp thẻ đồng bộ với không gian tổ chức.
- Họ tên và vai trò: Ghi rõ người đeo thuộc Ban tổ chức, Điều phối, Lễ tân, Kỹ thuật, Hậu cần hay An ninh.
- Khu vực được phép tiếp cận: Ghi tên khu vực, mã vùng hoặc cấp truy cập để đội kiểm soát đối chiếu.
- Thời gian hiệu lực: Ngày tổ chức, ca làm hoặc khung giờ cần thiết đối với chương trình kéo dài nhiều ngày.
- Ảnh và mã xác thực: Chỉ bổ sung ảnh, mã QR hoặc mã số khi cần check-in, phân quyền hoặc tra cứu nhân sự.
Trong tổng thể hoạt động tổ chức sự kiện, chiếc thẻ là một công cụ nhận diện và phối hợp tại hiện trường. Danh sách thông tin in trên thẻ vì vậy cần được chốt cùng cơ cấu nhân viên tổ chức sự kiện, không nên để bộ phận thiết kế tự suy đoán vai trò.
Tại sao ban tổ chức sự kiện cần có thẻ đeo?
Thông thường bạn sẽ nhìn thấy các thành viên trong ban tổ chức sự kiện sẽ phải đeo thẻ trong suốt quá trình tổ chức, vận hành sự kiện. Vậy mục đích của việc đeo thẻ này gì gì? Hãy cùng BrandBoost tìm hiểu tiếp ở phần bên dưới nhé!
Tăng sự tương tác
Tên và vai trò rõ ràng giúp khách mời biết nên tìm ai khi cần check-in, hỗ trợ chỗ ngồi, xử lý kỹ thuật hoặc hỏi thông tin. Nên dùng tên vai trò dễ hiểu như “Lễ tân”, “Điều phối” hoặc “Kỹ thuật” thay cho chức danh nội bộ dài và nhiều chữ viết tắt.
Nâng cao hình ảnh thương hiệu
Thẻ đeo được thiết kế chuyên nghiệp giúp tạo ra một ấn tượng tích cực về sự chuyên nghiệp và chất lượng dịch vụ của công ty tổ chức sự kiện. Trên mỗi thẻ đeo đều được in logo và thông tin về công ty tổ chức sự kiện, giúp tăng cường nhận thức và nhận biết về thương hiệu trong tâm trí của người tham dự và đối tác.
Có thể nói thẻ đeo như một cách để làm truyền thông cho sự kiện. Mỗi một thẻ đeo là một bảng quảng cáo dị động, khi ban tổ chức đeo nó và di chuyển trong xuyên suốt quá trình diễn ra sự kiện sẽ tiếp cận được một lượng lớn khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả.
Quản lý truy cập và an ninh
Trong các bước tổ chức sự kiện, thẻ đeo sự kiện rất cần thiết để duy trì sự an ninh tại các khu vực hạn chế người ra vào. Nhờ vào thẻ đeo có thể dễ dàng xác định được những ai là người thuộc ban tổ chức và được quyền ra vào tại các khu vực hạn chế. Đồng thời, nó cũng ngăn chặn những người không thuộc ban tổ chức hoặc không được ủy quyền ra vào những khu vực này, từ đó giảm thiểu rủi ro về các hậu quả xấu không lường trước được mà họ có thể gây ra.
Kích thước thẻ đeo sự kiện
Không có một kích thước thẻ đeo sự kiện bắt buộc cho mọi chương trình. Kích thước phù hợp phụ thuộc vào lượng thông tin, khoảng cách cần đọc, hướng thẻ, loại bao đựng, vị trí bấm lỗ và quy cách của đơn vị in.
Kích thước thẻ ban tổ chức sự kiện thông thường
Kích thước 54 x 86 mm thường được dùng làm mốc tham khảo cho thẻ nhỏ gọn, gần với tỷ lệ của thẻ nhận diện cá nhân. Có thể xoay thành 86 x 54 mm nếu bố cục ngang phù hợp hơn, nhưng không nên xem đây là “chuẩn” duy nhất cho mọi thẻ ban tổ chức.
Với thẻ nhỏ, không nên đưa agenda hoặc đoạn hướng dẫn dài lên mặt trước. Mặt sau có thể chứa số liên hệ khẩn, mã khu vực hoặc hướng dẫn ngắn. Dây rộng khoảng 10–20 mm là nhóm kích thước tham khảo phổ biến, nhưng vẫn phải đối chiếu móc, khe thẻ, trọng lượng và sự thoải mái khi đeo.
| Kích thước tham khảo | Hướng thẻ | Phù hợp khi |
| 54 x 86 mm | Dọc | Chỉ cần tên, vai trò, logo và một mã nhỏ |
| 86 x 54 mm | Ngang | Tên hoặc chức danh dài, bố cục thiên về một dòng |
| 70 x 110 mm | Dọc | Cần vai trò nổi bật hơn và thêm mã khu vực |
Với thẻ nhỏ, không nên đưa agenda hoặc đoạn hướng dẫn dài lên mặt trước. Mặt sau có thể chứa số liên hệ khẩn, mã khu vực hoặc hướng dẫn ngắn. Dây rộng khoảng 10–20 mm là nhóm kích thước tham khảo phổ biến, nhưng vẫn phải đối chiếu móc, khe thẻ, trọng lượng và sự thoải mái khi đeo.
Kích thước thẻ đeo ban tổ chức hội nghị
Thẻ đeo cho sự kiện hội nghị thường có kích thước lớn hơn so với thẻ đeo thông thường để có đủ không gian cho việc in thông tin chi tiết về hội nghị, logo của tổ chức và các chi tiết quan trọng khác. Kích thước thẻ ban tổ chức sự kiện hội nghị loại lớn hình chữ nhật đứng như sau:
- 9 cm x 13 cm (ngang x dọc)
- 9 cm x 12 cm (ngang x dọc)
- 7 cm x 11 cm (ngang x dọc)
- 10 cm x 14 cm (ngang x dọc)
- …
Gợi ý một số mẫu thẻ đeo ban sự kiện với thiết kế đẹp mắt
Một mẫu thẻ đẹp trước hết phải dễ nhận biết, dễ đọc và phù hợp với chương trình. Cùng tham khảo một số mẫu thẻ đeo ban sự kiện với thiết kế đẹp mắt dưới đây nhé!
Làm thế nào để thiết kế thẻ ban tổ chức chuyên nghiệp hơn?
Việc thiết kế một tấm thẻ đeo sự kiện đẹp mắt, ấn tượng đòi hỏi cần phải chú trọng vào một số yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng thẻ đeo không chỉ là một công cụ nhận diện mà còn là một phần của hình ảnh thương hiệu của tổ chức.
Xác định mục tiêu
rước tiên, hãy xác định chiếc thẻ dùng để nhận diện, hỗ trợ giao tiếp, phân quyền hay kết hợp nhiều mục tiêu. Mục tiêu quyết định thẻ cần có ảnh, mã QR, thời gian hiệu lực hoặc chỉ cần tên và vai trò.
Một bản yêu cầu thiết kế ngắn nên trả lời được các câu hỏi sau:
- Ai sẽ đeo thẻ: Ban tổ chức, điều phối, lễ tân, kỹ thuật, nhà cung cấp hay nhiều nhóm khác nhau?
- Ai cần đọc và đọc gì trước: Khách mời, an ninh hay đội vận hành cần nhìn thấy vai trò, họ tên hay cấp truy cập?
- Thẻ được đọc ở khoảng cách nào: Đối chiếu gần tại cổng hay nhận diện khi di chuyển trong không gian đông người?
- Hiệu lực và cách xác thực: Thẻ áp dụng cho khu vực, ngày hoặc ca nào; có cần ảnh, mã số hay mã QR hay không?
Định hình phong cách thiết kế
Phong cách của thẻ cần đồng bộ với bộ nhận diện sự kiện nhưng không làm mất thứ bậc thông tin. Phần vai trò nên lớn và tương phản; họ tên đứng thứ hai; logo, ngày tổ chức hoặc mã phụ được đặt ở cấp thấp hơn.
Bạn nên chừa khoảng an toàn quanh chữ, lỗ bấm và mép cắt; tránh đặt thông tin sát viền. Nếu dùng hai mặt, mặt trước phục vụ nhận diện nhanh, còn mặt sau dành cho số liên hệ, ký hiệu khu vực hoặc hướng dẫn ngắn. Không nên in dữ liệu cá nhân không cần thiết như số giấy tờ, địa chỉ riêng hoặc số điện thoại cá nhân ở vị trí ai cũng nhìn thấy.
Trước khi duyệt, hãy in thử một bản đúng kích thước và kiểm tra trong điều kiện gần giống sự kiện. Cần quan sát độ rõ dưới ánh sáng địa điểm, khả năng quét mã, hướng thẻ khi đeo và việc dây có che mất nội dung hay không.
Lựa chọn nơi in ấn uy tín
Đơn vị in phù hợp cần hiểu quy cách thẻ, cung cấp mẫu vật liệu và xác nhận rõ kích thước thành phẩm. Yêu cầu cần ghi cụ thể vật liệu, độ dày, số mặt in, cách gia công, bao thẻ, dây đeo và thời gian giao.
Trước khi sản xuất hàng loạt, cần duyệt bản in thử hoặc bản mô phỏng đúng tỷ lệ. Danh sách tên, vai trò và mã truy cập nên được một đầu mối kiểm tra, đồng thời thêm việc duyệt file và kiểm đếm thẻ vào checklist sự kiện để tránh thiếu người, sai chính tả hoặc giao nhầm nhóm.
Công cụ hỗ trợ thiết kế thẻ đeo nhanh chóng, tiện lợi
Công cụ thiết kế thẻ đeo cung cấp đa dạng các tính năng và công cụ giúp bạn tạo ra các thiết kế phức tạp và đẹp mắt. Từ việc chọn mẫu, sắp xếp layout, điều chỉnh màu sắc, cho đến thêm văn bản và hình ảnh, công cụ này cung cấp mọi thứ bạn cần để tạo ra một thiết kế độc đáo và chuyên nghiệp. Dưới đây, BrandBoost gợi ý cho bạn một số công cụ có thể hỗ trợ các thiết kế của bạn:
- Canva:
- Adobe Spark
- Designhill
- Crello
- …
Các công cụ thiết kế này thường được thiết kế với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, cho phép người dùng mọi trình độ có thể làm việc với chúng một cách hiệu quả. Bạn không cần phải là một chuyên gia về đồ họa vẫn có thể tạo ra một thiết kế đẹp mắt.
Giá in thẻ đeo ban tổ chức là bao nhiêu?
Giá in thẻ đeo sự kiện thường sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như là kích cỡ thẻ đeo, chất liệu và chất lượng in, số lượng thẻ cần in. Nếu như bạn đặt in thẻ với số lượng lớn giá thành sẽ rẻ, nhiều ưu đãi hơn hơn so với đặt in với số lượng ít. Ngoài ra nó còn phụ thuộc vào nhà cung cấp mà bạn lựa chọn in ấn, có những công ty in ấn có giá cả cạnh tranh hơn so với các công ty khác.
Theo như tham khảo trên thị trường hiện tại giá in ấn sẽ dao động từ 30.000đ – 40.000đ cho một thẻ đeo. Tuy nhiên giá có thể cao hơn hoặc thấp hơn so với mức giá mà BrandBoost đưa ra, bạn cần tham khảo thêm từ các dịch vụ in ấn khác để có thêm thông tin về giá nhé!
Kết luận
Trong sự kiện, việc có thẻ đeo ban tổ chức là một phần quan trọng không thể thiếu. Thẻ đeo không chỉ là một phụ kiện thời trang mà còn mang lại nhiều lợi ích, nó thể hiện được sự uy tín và chuyên nghiệp của đội ngũ tổ sự kiện.
Tuy thẻ đeo sự kiện chỉ là một tấm thẻ nhỏ nhưng nếu biết cách thiết kế và tối ưu thì nó sẽ là một công cụ hỗ trợ cực kì hiệu quả trong sự kiện của bạn. Vì thế khi tổ chức sự kiện hãy chú trọng vào việc thiết kế thẻ đeo, bởi đó không chỉ là một phần nhỏ của sự kiện, mà còn là cơ hội để tạo ra ấn tượng mạnh mẽ từ đầu với khách hàng
Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.
