Bạn có biết ngành công nghiệp tổ chức sự kiện – event management industry đang là ngành công nghiệp tỷ đô trên toàn cầu không? Thật vậy, theo báo cáo của Custom Market Insights (CMI), ngành công nghiệp này được định giá lên đến 1,190.4 tỷ đô vào năm 2022 với mức tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) lên đến 12% (giai đoạn 2023-2032).
Điều này chứng minh rằng, tổ chức sự kiện đang là một trong những thị trường phát triển nhất, vẫn còn rất nhiều cơ hội cho những người muốn tìm hiểu. Nhưng để tham gia vào được thị trường event, bạn cần phải trang bị rất nhiều những kiến thức chuyên ngành nói riêng và cái nhìn tổng quan về sự kiện nói chung.
Chính vi thế, trong bài viết này, BrandBoost sẽ giúp bạn biết được Tổ chức sự kiện là gì, các loại hình sự kiện có và quy trình tổ chức một sự kiện để bạn có thể tự tin hơn trên con đường sự nghiệp của mình nhé. Bắt đầu thôi!
Tổng quan
Sự kiện là gì?
Khi bạn tìm kiếm “sự kiện là gì” hay “event là gì” trên các công cụ tìm kiếm, bạn sẽ được trả về những kết quả như:
Sự kiện là điều gì đó đã xảy ra hoặc có thể xảy ra. Nó mang tính chất quan trọng đối với một ai đó.
Theo lý thuyết là thế, tuy nhiên, bạn chỉ hiểu đơn giản sự kiện (tiếng anh là event) là một sự việc đặc biệt, quan trọng, hoặc đáng chú ý xảy ra trong một khoảng thời gian, địa điểm cụ thể.
Tổ chức sự kiện là gì?
Theo Cvent – công ty chuyên cung cấp các phần mềm, công nghệ về sự kiện và khách sạn hàng đầu hiện nay định nghĩa tổ chức sự kiện như sau:
Tổ chức sự kiện là quá trình tạo và duy trì một sự kiện. Quá trình này trải dài từ khi bắt đầu lập kế hoạch cho đến việc lập chiến lược sau sự kiện.
Hay Eventbrite – nền tảng bán vé tự phục vụ (self-service ticketing) số 1 thế giới cũng định nghĩa rằng:
Event management bao gồm tất cả mọi thứ liên quan đến việc lập kế hoạch, thực hiện và sản xuất các sự kiện.
Từ 2 định nghĩa trên, BrandBoost rút ra định nghĩa chung nhất về tổ chức sự kiện:
Tổ chức sự kiện (hay quản lý sự kiện) là quá trình tổ chức, lập kế hoạch và thực hiện các sự kiện, nó bao gồm việc xác định mục tiêu của sự kiện, lập kế hoạch chi tiết, điều phối nguồn lực, tạo ra trải nghiệm tốt cho khách hàng và quản lý công việc trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
Những loại hình sự kiện phổ biến
Khi nhắc đến sự kiện, BrandBoost chắc hẳn mọi người sẽ nghĩ ngay đến các concert, sự kiện âm nhạc hay những festival lớn đúng không nào. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện không chỉ như thế. Theo dữ liệu từ AWS Marketplace, event hiện nay được chia thành 5 nhóm bao gồm: Music Concert, Festivals,Corporate Events and Seminars, Sports, Exhibitions and Conferences, Others.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính chuyên môn và đầy đủ hơn, BrandBoost đã tham khảo nhiều nguồn khác nhau và từ đó, sẽ thêm vào 3 loại khác gồm Virtual, in-person và hybird event để bạn có thể hiểu đầy đủ hơn về những loại hình này nhé.
Virtual, in-person và hybird event
Có lẽ những từ như virtual hay in-person, hybird event hơi xa lạ với các bạn, nhưng thật ra tất cả nhưng sự kiện mà BrandBoost sắp liệt kê bên dưới đều thuộc phạm vi của một trong ba loại này.
Virtual event: Được định nghĩa là sự kiện ảo, còn được gọi là sự kiện trực tuyến, hội nghị ảo hoặc trải nghiệm phát trực tiếp, là sự kiện có sự tham gia của mọi người tương tác trong môi trường trực tuyến, có thể trên website hoặc trên một công cụ nào đó, thay vì gặp gỡ ở một địa điểm thực tế.
In-person event: Ngược lại với virtual, in-person chính là sự kiện trực tiếp. Đây là loại hình phổ biến nhất để tổ chức các sự kiện. Phần lớn người tham dự và người tổ chức sự kiện ưa thích loại sự kiện này vì nó mang tính trực tiếp (face-to-face) và thành công nhất. Các sự kiện này được các công ty và người tổ chức sự kiện tin tưởng sử dụng để mang lại trải nghiệm lý tưởng cho một lượng lớn khán giả.
Hybird event: Hybird tiếng Anh có nghĩa là kết hợp, vậy định nghĩa của nó đơn giản là sự kết hợp giữa hai loại hình virtual và in-person. Nó được điều chỉnh cho phù hợp với từng đối tượng nhằm mang lại trải nghiệm tối ưu cho người tham gia event.
Music Concert – sự kiện âm nhạc
Như đã nói ban đầu, đây là loại hình phổ biến nhất đối với công chúng. Music concert là một sự kiện nghệ thuật trực tiếp, trong đó các nghệ sĩ biểu diễn âm nhạc trực tiếp trước một khán giả số lượng lớn. Đây là một dạng sự kiện giải trí phổ biến và không cần nhiều kịch bản sự kiện (chủ yếu là tương tác giữa nghệ sĩ và khán giả), nơi người xem có cơ hội thưởng thức âm nhạc trực tiếp và trải nghiệm không gian tương tác với nghệ sĩ.
Sự kiện âm nhạc thường mang đến một trải nghiệm âm nhạc sống động và tương tác giữa nghệ sĩ và khán giả. Nó có thể bao gồm các thể loại âm nhạc khác nhau như nhạc pop, rock, jazz, classical (nhạc cổ điển), nhạc đồng quê, nhạc EDM (Electronic Dance Music), và nhiều thể loại âm nhạc khác. Buổi hòa nhạc thường đi kèm với ánh sáng sân khấu, hiệu ứng trực quan và âm thanh chất lượng cao để tạo ra một trải nghiệm tuyệt vời cho khán giả.
Hiện nay, tại Việt Nam đang nổi lên phong trào concert đi cùng với sự kiện countdown cuối năm. Rất nhiều thương hiệu lớn tại Việt đã sử dụng nó như một công cụ quan trọng trong toàn bộ chiến lược marketing của họ.
Festival – sự kiện lễ hội
Festival (sự kiện lễ hội) là một loại sự kiện đặc biệt và hoành tráng được tổ chức để tưởng nhớ, kỷ niệm hoặc tôn vinh một sự kiện, một nền văn hóa, một ngày lễ, hoặc một sự kiện quan trọng nào đó. đây là event thường có quy mô lớn, kéo dài trong một khoảng thời gian nhất định và thu hút sự tham gia đông đảo của cộng đồng và du khách.
Các festival event có thể được tổ chức để tôn vinh nghệ thuật (như lễ hội âm nhạc, lễ hội phim), văn hóa (như lễ hội truyền thống, lễ hội địa phương), thể thao (như lễ hội thể thao, Olympic), ẩm thực (như lễ hội ẩm thực, lễ hội rượu), hay các sự kiện đặc biệt khác.
Corporate Event and Seminars – sự kiện doanh nghiệp
Như tên gọi của nó, sự kiện doanh nghiệp là các hoạt động được tổ chức bởi một doanh nghiệp nhằm mục đích thúc đẩy quảng bá thương hiệu, tạo dựng mối quan hệ, giao lưu với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, nhân viên nội bộ hoặc cộng đồng kinh doanh. Đây cũng là dịch vụ sự kiện chính mà BrandBoost đang triển khai cho khách hàng. Các loại hình có thể kể đến như:
- Lễ kỷ niệm thành lập công ty
- Lễ khai trương doanh nghiệp
- Lễ khởi công, động thổ
- Lễ khánh thành dự án
- Hội nghị
- Lễ ra mắt sản phẩm, thương hiệu mới
- Gala dinner
- Year end party
Tuy không phải là loại hình phổ biến đối với công chúng như concert music, tuy nhiên, sự kiện doanh nghiệp lại chiếm thị phần lớn nhất trong thị phần sự kiện vào năm 2023 trên toàn thế giới (Theo báo cáo của Custom Market Insight – Global Events Industry Market 2023–2032).
Xem thêm: Hội thảo là gì? Các phương pháp tổ chức hội thảo thành công
Sport Event – sự kiện thể thao
Sự kiện thể thao, hay sport event, là một sự kiện được tổ chức để thi đấu, tranh tài hoặc giải quyết các môn thể thao. Đây là những dịp mà người chơi thể thao có thể thể hiện kỹ năng, sức mạnh và sự cạnh tranh của mình trước khán giả hoặc các đối thủ khác. Các môn thể thao phổ biến như bóng đá, bóng rổ, bóng chày, quần vợt, đua xe, bơi lội, cầu lông, điền kinh và nhiều môn khác thường có các sự kiện thể thao định kỳ hoặc một lần duy nhất.
Những sự kiện thể thao lớn và quan trọng như Olympic, World Cup, UEFA Champions League hoặc Super Bowl thu hút sự chú ý rộng rãi từ công chúng và được theo dõi trên toàn thế giới.
Exhibitions and Conferences – Hội nghị triển lãm
Hội nghị triển lãm là một sự kiện tổ chức nhằm hiển thị và trưng bày các sản phẩm, dịch vụ hoặc ý tưởng của các công ty, tổ chức hoặc cá nhân trong một ngành công nghiệp cụ thể. Triển lãm thường diễn ra tại một địa điểm trưng bày lớn, như một trung tâm hội nghị hoặc một khu triển lãm. Ngoài ra, nó cũng là một lựa chọn phổ biến tại một vài sự kiện khác như du lịch MICE hay hội nghị, hội thảo,…
Trong một hội nghị triển lãm, các công ty thường thuê gian hàng hoặc không gian trưng bày để giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của mình cho khách hàng, đối tác kinh doanh và khách tham quan. Hội nghị triển lãm cung cấp một cơ hội cho các doanh nghiệp để tạo dựng mối quan hệ kinh doanh, tìm kiếm khách hàng mới, tiếp cận thị trường và tiếp thu thông tin về xu hướng và cạnh tranh trong ngành.
Others – Các loại khác
Đương nhiên, việc liệt kê tất cả các loại hình và hình thức sự kiện thì sẽ làm danh mục quá tải. Vì thế, để giảm thiểu số lượng, họ sẽ gom những sự kiện không phổ biến lại thành một loại. Dưới đây là các loại sự kiện khác mà bạn có thể tham khảo:
- Community events – Sự kiện cộng đồng
- Workshop
- Social events – Sự kiện xã hội
- Tradeshows – Hội chợ thương mại
- Charity events – Sự kiện từ thiện
- Popup events
- Birthday parties – Tiệc sinh nhật
- Food events – Sự kiện ẩm thực
- Team building
- Wedding – Tiệc cưới
- Fundraising event – Sự kiện gây quỹ
Trên đây là các loại hình tổ chức sự kiện phổ biến. Vì không thể nói qua loa bằng cách liệt kê các loại sự kiện như này, BrandBoost quyết định viết thêm một bài viết riêng có tiêu đề: Bạn có biết đâu là các loại hình sự kiện phổ biến nhất hiện nay? để phân tích rõ hơn về các loại hình này và lý do vì sao phải chọn nó. Nếu bạn có muốn tìm hiểu thêm, ấn ngay vào bài viết nhé!
Lợi ích và vai trò của tổ chức sự kiện
Lợi ích
Nãy giờ chúng ta đã đi xong phần khái niệm cơ bản rồi. Vậy câu hỏi đặt ra giờ này là tại sao doanh nghiệp phải đầu tư vào event? Dưới đây là một vài lợi ích mà BrandBoost tổng hợp được.
Thúc đẩy hiệu quả kinh doanh: Các công ty chọn đầu tư vào sự kiện vì các sự kiện có thể tạo ra cơ hội kinh doanh và doanh thu mới. Số liệu từ Bizzabo (2020) cho thấy, 95% marketer (trang 5 của bài báo cáo) cho rằng in-person event tác động lớn đến việc đạt được mục tiêu kinh doanh chính của công ty họ.
Giúp doanh nghiệp tương tác trực tiếp với khách hàng: Vẫn dựa vào báo cáo về thị trường event của Bizzabo, số liệu cho thấy 93% marketer (xem lại số liệu ở bài báo cáo trên) tin rằng in-person event mang đến cho doanh nghiệp cơ hội quý giá để hình thành sự kết nối trong một thế giới ngày càng “số hóa” với khách hàng.
Xây dựng nhận biết thương hiệu – brand awareness: Giống như các shop bán hàng offline, các sự kiện mang lại trải nghiệm thực sự hấp dẫn mà tại đó, người tiêu dùng và khách hàng có thể cảm nhận thương hiệu của bạn bằng hình thức trực tiếp.
Ngoài ra, tùy thuộc vào loại hình sự kiện cũng sẽ mang lại những lợi ích khác nhau, ví dụ như lễ kỉ niệm, nó sẽ giúp doanh nghiệp tri ân những thành viên gắn bó với công ty, hay giáo dục – educate thị trường bằng các hình thức hội trở triển lãm,…
Vai trò
Có một cuốn sách mà BrandBoost đánh giá rất cao trong ngành sự kiện là Events as a strategic marketing tool của Dorothe Gerritsen và Ronald van Olderen. Sau khi cuốn sách này xuất bản, marketer trên toàn thế giới bắt đầu nhìn nhận sự kiện giống như một công cụ quan trọng trong chiến lược marketing.
Hay trong Marketing Comunication, Event là một trong mười yếu tố quan trọng nhất, góp phần hình thành nên chiến lược truyền thông và tiếp thị (theo University of Lincoln – What are marketing communications?).
Như vậy, có thể nói, sự kiện (event) giữ một vai trò quan trọng trong bộ máy marketing của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp thúc đẩy không chỉ về mặt doanh thu mà còn về nhận diện thương hiệu thông qua việc tạo ra những tương tác và trải nghiệm tích cực cho người tiêu dùng.
Quy trình tổ chức một sự kiện hoàn chỉnh
Một event được tổ chức sẽ trải qua rất nhiều quy trình và phát sinh rất nhiều công việc khác nhau. Tuy nhiên, trong bài viết này, BrandBoost sẽ liệt kê ra 6 giai đoạn quan trọng nhất, bao gồm toàn bộ các công việc cũng như các vấn đề phát sinh. 6 bước đó bao gồm:
- Comunication – giao tiếp
- Planning – lên kế hoạch
- Design – thiết kế sự kiện
- Budget – Lên ngân sách
- Logistic – Hậu cần
- Excution – Thực thi
Bước 1: Comunication – giao tiếp
Bước đầu tiên trong tổ chức sự kiện là giao tiếp. Đây là một khía cạnh cực kỳ quan trọng của bất kỳ sự kiện nào và sẽ là nền tảng cho sự thành công của toàn bộ event đó. Giao tiếp không chỉ là nói chuyện mà còn là lắng nghe những gì mọi người nói để bạn có thể hiểu được nhu cầu và mối quan tâm của họ.
Khi bạn biết những nhu cầu và mối quan tâm đó là gì, bạn sẽ dễ dàng tạo chiến lược truyền thông hiệu quả hơn cho sự kiện hoặc chiến dịch của mình. Protip cho bạn là việc giao tiếp nên bắt đầu trước khi có bất cứ điều gì khác xảy ra và trước khi bắt đầu bất kỳ kế hoạch nào cho một sự kiện sắp tới.
Bước 2: Budget – Lên ngân sách
Bước thiết yếu khác của quy trình chính là lập ngân sách. Đây là bước lên kế hoạch cho bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện của bạn. Ngân sách chứa tất cả các chi phí liên quan đến sự kiện, chẳng hạn như chi phí cho quà tặng sự kiện, đồ ăn thức uống, chi phí thuê sảnh, địa điểm, giải trí,…
Bước này rất quan trọng vì nó bạn phải đảm bảo rằng có đủ tiền trước khi ngày trọng đại đến. Nó cũng cung cấp cho bạn ý tưởng về loại ngân sách mà mỗi phần của sự kiện yêu cầu để mọi người tham gia biết họ sẽ cần gì trước khi bắt đầu làm bất cứ điều gì khác.
Bước 3: Planning – lên kế hoạch
Sau khi xác định được đối tượng mục tiêu, bạn cần lên kế hoạch tổ chức sự kiện cho event của mình. Điều này có nghĩa là bạn phải tạo một lịch trình chi tiết cho tất cả các hoạt động và sự kiện. Quá trình này được gọi là lập agenda và có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào loại sự kiện bạn đang tổ chức.
Ngoài ra, ở bước này, bạn cũng cần phải lên kịch bản MC chi tiết và các yếu tố liên quan đến khâu chuẩn bị. Ngoài ra, hãy chuẩn bị một backup plan để cuẩn bị cho những sự cố bất ngờ như thời tiết, cúp điện,…
Bước 4: Design – thiết kế sự kiện
Nhiều bạn sẽ nhầm tưởng bước này sẽ là bước thiết kế các loại thiết kế hay backdrop,… Nhưng thật ra, thiết kế sự kiện là quá trình đưa ra tầm nhìn về sự kiện, key moment và sau đó đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của sự kiện đều hài hòa với nhau.
Đây cũng là nơi event planner sẽ quyết định ai sẽ tham gia vào sự kiện của mình, từ việc lên kế hoạch cho các cuộc họp, hợp đồng và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Thiết kế nếu nghe thì có vẻ như là một nhiệm vụ nặng nề, nhưng một khi bạn biết nó hoạt động như thế nào thì nó thực sự trở nên dễ dàng.
Tuy nói việc thiết kế không liên quan đến phần này, nhưng để đảm bảo tính hài hòa, bạn cũng cần phải kiểm tra các mẫu thiết kế của sự kiện để đảm bảo nó đồng bộ với concept của sự kiện. Ngoài ra, nếu sự kiện của bạn yêu cầu dress code thì cũng phải thiết kế làm sao để màu sắc của dress code không bị lấn áp so với POSM, tránh việc mất liên kết, không đọng lại gì trong tâm trí khán giả.
Bước 5: Logistic – Hậu cần
Logistics là quá trình lập kế hoạch và thực hiện việc vận chuyển vật liệu và thông tin từ địa điểm này đến địa điểm khác. Hãy thật cẩn thận ở bước này vì nó liên quan đến tất cả các yếu tố của một sự kiện, từ lựa chọn địa điểm đến các lựa chọn phục vụ ăn uống, đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ khi sự kiện bắt đầu.
Nhân viên hậu cần sẽ làm việc với các bộ phận khác trong tổ chức để điều phối các sự kiện nhằm tối đa hóa lợi nhuận đồng thời giảm thiểu rủi ro. Họ cũng làm việc với các nhà cung cấp như nhà cung cấp thực phẩm hoặc công ty giải trí. Vì vậy, họ có thể hiểu những gì sẽ phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của bạn trước khi tự mình thực hiện bất kỳ giao dịch mua nào.
Bước 6: Excution – Thực thi
Sau khi chuẩn bị xong 5 bước trên, thực thi sẽ là quá trình tập hợp tất cả các bước trên và thực hiện. Đây là bước quan trọng nhất và cũng là nơi bạn có thể biết đội ngũ của mình đã làm tốt hay chưa. Hãy chuẩn bị rehearsal sự kiện và trả lời một loạt những câu hỏi như:
- Ekip nhân viên tổ chức sự kiện có đủ người để chạy không?
- Nếu không đủ thì làm sao để sự kiện hoạt động?
- Đội check-in có thể đưa ra chỉ dẫn chính xác cho khách mời không?
- …
Việc tổ chức luôn luôn đi đôi với việc lập kế hoạch vì nó sẽ đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ. Nếu bạn chưa biết một kế hoạch diễn ra như thế nào, hãy xem ngay 2 bài viết liên quan đến việc lập kế hoạch nhé:
- Timeline là gì? Cách lên timeline cho sự kiện đơn giản nhất
- Mẫu checklist sự kiện chuyên nghiệp, đầy đủ và chi tiết cho doanh nghiệp
Đây là một quy trình chuẩn của bất kỳ một sự kiện nào. Tuy nhiên, cũng có một số bên họ chia sự kiện làm 3 giai đoạn bao gồm: Trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện và quy trình cũng sẽ triển khai dựa vào 3 bước này. Brandboost cũng có một bài viết về quy trình tổ chức sự kiện như vậy, hãy tham khảo ngay bài viết Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của Brandboost để biết thêm chi tiết nhé!
Những lưu ý khi tổ chức event
Việc tổ chức một sự kiện là một công việc yêu cầu tính tỉ mỉ cao cho nên, khi bắt đầu tổ chức event, sẽ có những lưu ý khi làm việc.
Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện – Event agency
Thông thường, khi muốn tổ chức một sự kiện, doanh nghiệp sẽ thường thuê một bên khác (gọi là agency) để đứng ra tổ chức cho mình. Nhưng để có thể lựa chọn được một agency uy tín, chuyên nghiệp, doanh nghiệp cũng cần một checklist cơ bản để đánh giá:
Khách hàng và dự án đã thực hiện: Đây có lẽ là cách đơn giản nhất để đánh giá. Hãy check kỹ các sự kiện mà agency đã tổ chức để xem quy mô có phù hợp với mình hay không, có yếu tố sáng tạo, key moment có ấn tượng không,…
Phản hồi của khách hàng: Thời đại số hóa nên khi xem phản hồi của khách hàng cũng phải cẩn thận vì có thể đó là do họ spam để qua mặt doanh nghiệp. Hãy xem review từ nhiều nguồn như Facebook, đánh giá từ Google, Linkedin,… để có cái nhìn tổng quan nhất.
Quy trình làm việc: Hỏi công ty về quy trình làm việc của họ. Họ có đảm bảo tính chuyên nghiệp, tuân thủ thời gian và sự tổ chức trong quá trình tổ chức sự kiện không? Proposal có ấn tượng, hấp dẫn với bạn hay không?
Giải thưởng và thành tựu: Nếu công ty đã nhận được các giải thưởng hoặc được công nhận trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đó là một dấu hiệu cho thấy chất lượng và uy tín của họ.
Phong cách tổ chức: Xem xét lại các sự kiện mà công ty đã tổ chức trong quá khứ. Họ có phong cách và sự sáng tạo phù hợp với yêu cầu và mong đợi của bạn không? Họ có khả năng mang đến những ý tưởng mới lạ và độc đáo cho sự kiện của bạn không?
Nếu như bạn đang chưa có danh sách các agency để có thể tham khảo, hãy xem ngay bài viết TOP 10 Event agency lớn nhất Việt Nam TẠI ĐÂY.
Địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức, nghe có vẻ không quan trọng lắm nhưng lại đóng vai trò tiên quyết về dịch vụ. Hãy thử tưởng tượng dịch vụ tại địa điểm bạn thuê như sảnh hội nghị, hội trường rất tệ, nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng. Vậy, làm sao để có thể lựa chọn được một nơi tổ chức vừa ý? Đây là TOP 10 trung tâm hội nghị – tiệc cưới tốt nhất TPHCM cho bạn có thể lựa chọn.
Thiết kế
Có lẽ việc thiết kế đóng vai trò quan trọng như thế nào trong việc trang trí sự kiện BrandBoost cũng không cần nói lại nữa. Khi thiết kế hãy cố gắng đồng bộ các thiết kế về mặt màu sắc, concept để tạo ấn tượng trong mắt khách mời. Các thiết kế cần chú ý như:
- Standee sự kiện
- Background sự kiện
- Cổng chào sự kiện
- Photobooth
- Banner sự kiện
- Poster sự kiện
- Thẻ đeo ban tổ chức
- Thiệp mời tham dự sự kiện
- …
Các thiết kế đẹp sẽ tôn lên vẻ đẹp của không gian nói chung, đặc biệt, nếu bạn là agency tổ chức sự kiện, nó sẽ tạo ấn tượng cực lớn trong mắt doanh nghiệp. Từ đó, tạo được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Truyền thông cho sự kiện
Sự kiện đã lên kế hoạch hoàn hảo, thiết kế đẹp mắt, diễn giả khủng nhưng không ai biết thì cũng là một sự kiện thất bại. Đó là tầm quan trọng của truyền thông cho sự kiện. Truyền thông cho sự kiện là quá trình quảng bá và thông tin về một sự kiện cụ thể cho công chúng thông qua các phương tiện truyền thông.
Ví dụ rõ ràng nhất cho phần này đó chính là thông cáo báo chí hay booking các fanpage lớn để marketing cũng như truyền thông cho sự kiện. Mục tiêu của truyền thông cho sự kiện là tạo sự nhận thức, quan tâm và tham gia của công chúng đối với sự kiện đó.
Xem ngay: 5 Cách truyền thông hoàn hảo khi tổ chức sự kiện
Làm sao để trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện?
Chuyên viên tổ chức sự kiện đã và đang trở thành một trong những ngành hot hàng đầu hiện nay. Bằng chứng là hiện nay, đã có một vài trường bắt đầu đào tạo ngành nghề này. Vậy, làm thế nào để thành một event excutive? BrandBoost sẽ liệt kê ra 3 “set” bạn cần có, tương đương với 3 yếu tố quan trọng nhất để trở thành một marketer.
Mindset
Tư duy làm nghề luôn luôn là một trong những điều quan trọng nhất trong mọi nghề. Kỹ năng hay công cụ có thể học được, nhưng tư duy đã sai lệch thì rất khó có thể nắn lại. Đây cũng là điểm để phân biệt một người xuất sắc so với một người giỏi.
Điều đầu tiên khi bạn muốn trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện, bạn cần là một tư duy tích cực và linh hoạt. Công việc chuyên viên sự kiện đòi hỏi khả năng xử lý các tình huống bất ngờ, đồng thời đảm bảo sự sắp xếp chặt chẽ và một tinh thần lạc quan. Bạn cần phải sẵn sàng đối mặt với áp lực và luôn có khả năng tìm giải pháp sáng tạo trong mọi tình huống. Hãy luôn học hỏi từ các thất bại và biến chúng thành cơ hội để phát triển.
Skillset
Để trở thành một chuyên viên sự kiện xuất sắc, bạn cần phải phát triển một loạt các kỹ năng cần thiết. Ví dụ như kỹ năng quản lý thời gian hay kỹ năng lập kế hoạch, đây đều là những kỹ năng quan trọng đối với 1 người làm nghề.
Toolset
Với thời đại digital, số hóa, việc bạn cần nắm vững những công cụ là điều bắt buộc. Trong văn phòng, những công cụ như Excel, Google Sheet, Power Point sẽ giúp bạn làm việc nhanh hơn. Còn đối với chuyên môn, những phần mềm quản lý sự kiện như Cvent, EventBrite, Freeman, Meetup,.. sẽ giúp bạn trở thành một chuyên gia trong ngành.
Kết luận
Việc định nghĩa sự kiện là gì, tổ chức sự kiện là gì đương nhiên nó sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc triển khai nó tốn rất nhiều công sức. Có rất nhiều điều mà một người tổ chức sự kiện, người lập kế hoạch hoặc marketer phải trải qua để tổ chức một sự kiện thành công. Tuy nhiên, nói đi cũng phải nói lại, việc hiểu rõ những kiến thức cơ bản sẽ giúp bạn cảm thấy dễ dàng hơn nhiều trên con đường trở thành một chuyên viên event.
Hiện nay, BrandBoost cũng đang triển khai các dịch vụ liên quan đến tổ chức sự kiện. Hãy truy cập ngay đường link https://brandboost.vn/dich-vu-to-chuc-su-kien/ hoặc liên hệ qua địa chỉ dưới đây để nhận báo giá sớm nhất:
BRANDBOOST AGENCY
Địa chỉ:
Văn phòng: 572 Lê Quang Định, Phường 1, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Chi nhánh 1: 96 Khánh An, Phường Hòa Khánh Bắc, Quận Liên Chiểu, Thành phố Đà Nẵng
Chi nhánh 2: Số 3, Liền Kề 27, Phường Trịnh Văn Bô, KĐT Mới Cân Canh, Hòa Đức, Thành phố Hà Nội
SDT: 0934 047 866
Email: Brandboost.vn@gmail.com
Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.
