Thư cảm ơn sau sự kiện: bố cục và mẫu thư cảm ơn chi tiết

Sau khi tổ chức sự kiện xong, việc tiếp theo bạn cần làm là gửi thư cảm ơn tham gia sự kiện đến các khách mời, đối tác và những vị khách quý đã tham sự sự kiện. Gửi thư cảm ơn đến các khách tham dự là một bước quan trọng để thể hiện sự biết ơn và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với họ.

Một thư cảm ơn được viết chu đáo và chân thành sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp, tăng cường sự gắn kết của những người tham gia với tổ chức/công ty của bạn. Vậy làm thế nào để viết được một bức thư cảm ơn ấn tượng và hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

Tại sao cần có thư cảm ơn sau sự kiện?

Thư cảm ơn sau sự kiện là một cách để bày tỏ lòng biết ơn và tôn trọng đối với những người đã tham gia và đóng góp cho sự kiện đó. Vậy doanh nghiệp được những gì sau khi gửi tặng những bức thư đó?

Thể hiện sự trân trọng và biết ơn

Gửi thư cảm ơn sau sự kiện là cách rất hiệu quả để thể hiện sự biết ơn và trân trọng với khách tham dự. Khi nhận được thư cảm ơn, khách tham dự sẽ cảm thấy rằng sự tham gia, đóng góp của họ được tổ chức/công ty ghi nhận và đánh giá cao, điều này khiến họ cảm thấy được tôn trọng và ấn tượng về tổ chức/công ty.

Duy trì mối quan hệ

Việc gửi thư cảm ơn sau sự kiện thể hiện doanh nghiệp vẫn còn giữ liên lạc và quan tâm đến khách mời. Khi cảm thấy được quan tâm và trân trọng, khách tham dự sẽ càng tin tưởng và trung thành với tổ chức/công ty. Họ sẽ sẵn sàng ủng hộ và hợp tác với tổ chức/công ty trong tương lai.

Tăng cường hình ảnh thương hiệu

Khi bạn đã tạo được ấn tượng trong lòng khách hàng, đối tác thì hình ảnh thương hiệu của bạn trong lòng họ sẽ được đánh giá cao. Việc tổ chức sự kiện có sự chuẩn bị về kế hoạch, chăm chút từng chi tiết một sẽ khiến doanh nghiệp tạo được sự uy tín và chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.

Bố cục đầy đủ của một email cảm ơn tham gia sự kiện

Thông thường bố cục đầy đủ của một email cảm ơn tham gia sự kiện sẽ gồm 5 phần chính bao gồm: lời mở đầu; lời cảm ơn và đánh giá tích cực; nhắc lại mục đích và thành quả của sự kiện; lời hứa và kì vọng trong tương lai; lời kết. Để hiểu chi tiết về nội dung của từng phần, dưới đây BrandBoost hướng dẫn cụ thể như sau:

Lời mở đầu

Phần đầu tiên của thư cảm ơn sẽ bắt đầu bằng lời chào và cảm ơn người nhận đã tham gia sự kiện.
Ví dụ: “Kính gửi [Tên người nhận],
Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến [Tên người nhận] vì đã tham gia [Tên sự kiện] của chúng tôi.”

Lời cảm ơn và đánh giá tích cực

Cần bày tỏ lòng biết ơn và đánh giá cao sự đóng góp của người nhận, để họ cảm giác được sự quan tâm từ phía doanh nghiệp và gia tăng được mối quan hệ giữa 2 bên.
Ví dụ: “Sự hiện diện của [Tên người nhận] đã góp phần quan trọng vào thành công của sự kiện. Chúng tôi rất trân trọng sự tham gia và đóng góp quý báu của [Tên người nhận].”

Nhắc lại mục đích và thành quả của sự kiện

Ở phần này cần viết ngắn gọn, tóm tắt lại mục đích, nội dung và kết quả đạt được của sự kiện.
Ví dụ: “[Tên sự kiện] đã diễn ra thành công với sự tham gia của các đối tác, khách hàng và đơn vị quan trọng như [Tên người nhận]. Sự kiện đã mang lại những kết quả tích cực, như [Liệt kê các kết quả chính].”

Lời hứa và kỳ vọng trong tương lai

Bày tỏ mong muốn tiếp tục được hợp tác và làm việc cùng người nhận, đây là cơ hội để tạo được thiện cảm với khách hàng và đối tác. Nếu làm tốt bước này doanh nghiệp sẽ tăng cơ hội hợp tác trong tương lai.
Ví dụ: “Chúng tôi mong muốn sẽ có cơ hội được hợp tác và làm việc cùng [Tên người nhận] trong các dự án và sự kiện trong tương lai.”

Lời kết

Kết thúc email bằng lời chúc và lời cam kết của tổ chức/công ty.
Ví dụ: “Một lần nữa xin gửi lời cảm ơn chân thành đến [Tên người nhận]. Chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục được hợp tác và làm việc cùng [Tên người nhận] trong thời gian tới.
Trân trọng,
[Tên người gửi] [Chức danh] [Tên tổ chức/công ty]”

Một số mẫu thư cảm ơn tham gia sự kiện chi tiết, thu hút

Bất cứ sự kiện nào cũng cần có thư cảm ơn tham gia sự kiện để thể hiện được sự quan tâm, sự trân trọng của doanh nghiệp đối với khách mời tham dự. Dưới đây BrandBoost sẽ gợi ý cho bạn mẫu email thư cảm ơn tham khảo cho 3 sự kiện phổ biến là lễ khánh thành, lễ kỷ niệm thành lập công ty và lễ khai trương.

Mẫu email thư cảm ơn tham gia sự kiện lễ khánh thành

Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],

Thay mặt [Tên tổ chức/công ty], tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Anh/Chị [Tên người nhận] vì đã tham gia Lễ Khánh Thành của chúng tôi vừa qua.

Sự hiện diện và sự đóng góp quý báu của Anh/Chị [Tên người nhận] đã góp phần quan trọng vào thành công của sự kiện này. Chúng tôi rất trân trọng và cảm kích sự ủng hộ của Anh/Chị.

Lễ Khánh Thành đã diễn ra vô cùng thành công với sự tham gia của các đối tác, khách hàng và các bên liên quan như Anh/Chị [Tên người nhận]. Sự kiện đã giúp chúng tôi tăng cường hình ảnh và thương hiệu, đồng thời xây dựng được nhiều mối quan hệ hợp tác mới.

Chúng tôi hy vọng sẽ có cơ hội được tiếp tục hợp tác và làm việc cùng Anh/Chị [Tên người nhận] trong các dự án và sự kiện trong tương lai. Sự đóng góp của Anh/Chị là vô cùng quý giá và chúng tôi mong muốn được duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp này.

Một lần nữa, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Anh/Chị [Tên người nhận]. Chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục được hợp tác và làm việc cùng Anh/Chị trong thời gian tới.

Trân trọng,
[Tên người gửi]
[Chức danh]
[Tên tổ chức/công ty]

Mẫu email thư cảm ơn tham gia sự kiện lễ kỷ nệm thành lập Công ty

Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],

Xin gửi lời cảm ơn chân thành về sự tham gia của Anh/Chị trong Lễ Kỷ Niệm Thành Lập Công ty vừa qua.

Sự kiện này có ý nghĩa quan trọng, không chỉ là dịp ôn lại chặng đường phát triển gian nan nhưng đầy tự hào, mà còn là cơ hội để ghi nhận những đóng góp to lớn của các đối tác như Anh/Chị.

Chúng tôi cảm thấy vô cùng vinh dự và hạnh phúc khi có sự hiện diện của Anh/Chị – một người bạn thân thiết và là đối tác quan trọng. Sự ủng hộ và động viên từ Anh/Chị là nguồn cảm hứng giúp chúng tôi vượt qua mọi thử thách.

Chúng tôi tin rằng mối quan hệ hợp tác của chúng ta sẽ tiếp tục là nguồn động lực lớn lao cho sự phát triển của công ty.

Một lần nữa, xin gửi lời cảm ơn chân thành. Chúng tôi mong nhận được sự ủng hộ quý báu từ Anh/Chị.

Trân trọng,
[Tên người gửi]
[Chức danh]
[Tên công ty]

Mẫu email thư cảm ơn tham gia sự kiện khai trương

Kính gửi Anh/Chị,

Thay mặt Công ty [Tên Công Ty], tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành vì Anh/Chị đã dành thời gian quý báu tham gia Lễ Khai Trương Showroom mới của chúng tôi.

Sự hiện diện và ủng hộ của Anh/Chị là nguồn cảm hứng để chúng tôi tiếp tục nỗ lực mang đến các sản phẩm và dịch vụ tốt nhất. Sự kiện khai trương đã diễn ra thành công nhờ vào sự góp ý quý báu từ khách hàng thân thiết như Anh/Chị.

Một lần nữa, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Anh/Chị. Chúng tôi mong rằng mối quan hệ hợp tác giữa chúng ta sẽ tiếp tục bền chặt và đem lại nhiều thành công.

Trân trọng,
[Tên người gửi]
[Chức danh]
[Tên công ty]

Những điều cần lưu ý khi gửi thư cảm ơn

Khi gửi thư cảm ơn đến các khách mời, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau đây để tránh những sai sót không cần thiết xảy ra.

• Gửi thư sớm: nên gửi thư cảm ơn từ 24-48 giờ sau khi sự kiện kết thúc, đây là thời gian tốt nhất để gửi thư cảm ơn đến các khách mời. Tránh việc gửi thư cảm ơn quá muộn sẽ làm mất đi ý nghĩa và tác dụng của thư.
• Sử dụng ngôn từ lịch sự, thân mật: khi viết thư cảm ơn cần sử dụng lời văn ngắn gọn, xúc tích với ngôn từ lịch sự và thân mật tránh những từ ngữ chung chung. Nêu rõ được lí do bạn viết thư cảm ơn và cung cấp cho học một cách chi tiết về kết quả của sư kiện.
• Nội dung thư không quá dài: Khi viết thư cảm ơn cần tập trung vào vấn đề chính của thư, tránh viết dài dòng, lan man khiến khách hàng không có hứng thú để đọc thư và gây mất thiện cảm với khách hàng.
• Kiểm tra kĩ trước khi gửi thư: Trước khi gửi thư cần kiểm tra thật kĩ lại về nội dung, lỗi chính tả, văn phong,… Điều này đảm bảo nội dưng thư cảm ơn không có sai sót khi gửi đến khách hàng, thể hiện được sự uy tín, chuyên nghiệp của công ty.

Kết luận

Việc gửi thư cảm ơn sau một sự kiện quan trọng là một cách thức hiệu quả để thể hiện sự biết ơn và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác. Bằng việc chú trọng vào các yếu tố như tính cá nhân hóa, nêu rõ lý do cảm ơn, thể hiện tầm quan trọng của sự đóng góp, bày tỏ sự trân trọng và kết thúc bằng lời chúc tốt đẹp, doanh nghiệp có thể tạo được ấn tượng tích cực và củng cố niềm tin của người nhận.

Các bài viết cùng chủ đề:

• Những ý tưởng quà tặng sự kiện ý nghĩa, độc đáo và ấn tượng nhất
• Kích thước chuẩn của thẻ ban tổ chức sự kiện
• Dress code là gì? Tại sao cần có dress code khi tham gia sự kiện, dự tiệc cưới?