Sự kiện là cầu nối giữa doanh nghiệp với khách hàng và đối tác, là cơ hội để các doanh nghiệp có thể tiếp xúc, giao lưu nhằm gia tăng mối quan hệ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Trong đó, quy trình tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng và quyết định sự thành công của sự kiện.
Vậy, làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công? Quy trình tổ chức sự kiện gồm máy bước? Các bước tổ chức một sự kiện sẽ bao gồm những gì? Hãy cùng Brandboost tìm hiểu quy trình.
Quy trình của một sự kiện thành công sẽ bao gồm những gì?
Quy trình tổ chức 1 sự kiện hiệu quả sẽ bao gồm nhiều bước được sắp xếp một cách logic và bài bản. Một quy trình chi tiết sẽ giúp ban tổ quản lý sự kiện một cách dễ dàng hơn, đảm bảo được sự thành công của sự kiện. Các doanh nghiệp khác nhau sẽ có cách tổ chức tiệc và quy trình khác nhau tuỳ thuộc vào nhu cầu và mục đích mà doanh nghiệp muốn hướng tới.
Bạn đang bâng khuâng không biết tổ chức sự kiện như thế nào? Và làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công? Hiểu được những vấn đề mà bạn đang quan tâm, BrandBoost mang đến cho bạn những phân tích chi tiết về cách thức tổ chức sự kiện thông qua 3 giai đoạn chính là giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện.
Giai đoạn trước sự kiện
Xin giấy phép tổ chức sự kiện
Trước khi sự kiện diễn ra, việc xin giấy phép tổ chức sự kiện là một bước quan trọng không thể thiếu. Đầu tiên, cần xác định rõ loại hình và quy mô sự kiện để chuẩn bị các hồ sơ phù hợp theo quy định pháp luật.
Hồ sơ này thường bao gồm: đề án tổ chức sự kiện, kế hoạch an ninh, y tế, danh sách các thiết bị cần sử dụng và các giấy tờ liên quan đến địa điểm tổ chức. Sau khi chuẩn bị đầy đủ, hồ sơ được gửi đến cơ quan chức năng có thẩm quyền xét duyệt và cấp phép.
Trong quá trình này, người tổ chức cần theo dõi và có thể bổ sung thêm thông tin nếu cần thiết để đảm bảo việc cấp phép diễn ra thuận lợi. Việc xin giấy phép không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp đảm bảo sự kiện được chuẩn bị kỹ càng, tạo sự yên tâm cho cả ban tổ chức và khách tham dự.
Lập ngân sách
Lập ngân sách là một hạng mục quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện, quyết định trực tiếp đến phạm vi, chất lượng và hiệu quả của sự kiện. Để đảm bảo thành công, ngân sách phải được lên kế hoạch kỹ lưỡng và chi tiết, bao gồm các khoản chi cho thuê địa điểm, âm thanh, ánh sáng, trang trí, quảng bá, nhân sự và các dịch vụ hỗ trợ.
Dưới đây, BrandBoost sẽ liệt kê cụ thể các hạng mục cần phải lập ngân sách khi tổ chức sự kiện. Cùng tham khảo bên dưới nhé!
Địa điểm tổ chức sự kiện
Việc lựa chọn địa điểm không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời, mà còn đóng vai trò quyết định trong việc tạo dấu ấn và sự chuyên nghiệp cho toàn bộ sự kiện. Chính vì thế, khâu chọn địa điểm luôn là một phần quan trọng trong quy trình tổ chức. Bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng để tìm ra nơi phù hợp nhất với tính chất của sự kiện, đồng thời phải đảm bảo tương thích với ngân sách mà doanh nghiệp đã hoạch định.
Xem ngay: TOP 10 trung tâm tổ chức sự kiện, hội nghị tiệc cưới tốt nhất hiện nay
Nhân sự
Nhân sự tại sự kiện có thể gồm MC sự kiện, PG, PB đón tiếp khách, security, nhân viên phục vụ, đầu bếp và chiếm đông đảo nhân sự nhất chính là bộ phận ekip tổ chức sự kiện. Một số nhân sự trong ekip sự kiện có thể kể tên như là:
- Nhân viên điều phối sự kiện (Event Coordinator)
- Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện (Event Planner)
- Quản lý dịch vụ khách hàng (Client Service Event Manager)
- Hậu cần sự kiện (event logistics)
- Quản lý sự kiện (Event Manager)
- Nhân viên sự kiện (Event Executive)
- Giám đốc sự kiện (Director)
- Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện (Marketing/Publicity Manager)
- …
Chi ngân sách cho hạng mục nhân sự trong sự kiện là khoản đầu tư thiết yếu, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp. Từ đội ngũ tổ chức, lễ tân, kỹ thuật đến nhân viên hỗ trợ, việc phân bổ hợp lý nguồn lực này giúp tối ưu hóa chất lượng và hiệu quả của chương trình.
Tiếp thị và quảng cáo
Chi phí tiếp thị bao gồm mọi khoản chi cho các hoạt động trực tiếp và các hoạt động hỗ trợ liên quan khác trong Marketing. Các chi phí marketing thường không bị giới hạn tùy theo nhu cầu tiếp thị và quy mô doanh nghiệp.
Các loại chi phí tiếp thị và quảng cáo bao gồm:
- Chi phí quảng cáo trực tuyến: Trước khi sự kiện diễn ra, doanh nghiệp cần phải chạy quảng cáo và đăng tải thông tin về sự kiện trên các nền tảng trực tuyến như Google Ads, Facebook Ads, Instagram Ads, Linkedin Ads, và các mạng xã hội khác. Điều này, nhằm thu hút được sự quan tâm của các khán giả, khách hàng mục tiêu về sự kiện.
- Chi phí quảng cáo truyền thông: Ngoài việc quảng cáo trên các nền tảng trực tuyến, doanh nghiệp cần phải tăng độ phủ sóng của sự kiện thông qua những kênh truyền thông truyền thống như là thông cáo báo chí hay truyền hình. Khi áp dụng chiến lược này thì doanh nghiệp có thể thu hút đông đảo một lượng lớn khán giả quan tâm đến.
- Chi phí marketing trực tiếp: Bao gồm chi phí cho các hoạt động tiếp thị trực tiếp như gửi thư trực tiếp, gọi điện thoại tiếp thị, hoặc tổ chức các sự kiện tiếp thị để quảng bá sự kiện của bạn.
Ngoài ra còn một số chi phí phụ khác như chi phí in ấn, chi phí tiếp thị nội dung, chi phí cho thẻ ban tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng sự kiện của bạn được nhận diện dễ dàng trên tất cả các mặt trận.
Agenda sự kiện
Agenda đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện, góp phần đảm bảo sự suôn sẻ và chuyên nghiệp cho toàn bộ chương trình. Khi không có một agenda rõ ràng, bạn có thể đối mặt với nhiều rắc rối như bỏ sót các hoạt động quan trọng hoặc chương trình bị gián đoạn do thiếu sự thống nhất với kịch bản đã lên từ trước.
Một agenda chi tiết và chặt chẽ sẽ giúp bạn kiểm soát thời gian, duy trì nhịp độ sự kiện, và đảm bảo mọi khía cạnh diễn ra đúng kế hoạch.
Xem thêm: Agenda là gì? Cách xây dựng agenda cho sự kiện
Kịch bản tổ chức sự kiện
Kịch bản sự kiện đóng góp vai trò to lớn vào quy trình tổ chức sự kiện và là yếu tố quyết định kết quả sự kiện đó có thành công hay không. Một kịch bản được chuẩn bị chi tiết, chỉn chu và tỉ mỉ sẽ góp phần truyền tải những thông điệp có giá trị tới khách mời tham gia.
Việc viết kịch bản đòi hỏi người thực hiện phải có hiểu biết sâu rộng khả năng tưởng tượng và sáng tạo tốt. Đồng thời cần sắp xếp và tổng hợp thông tin để đưa ra một kịch bản chương trình phù hợp với nội dung thông điệp, loại hình sự kiện mà cá nhân, doanh nghiệp hướng đến.
Bạn có thể tham khảo các mẫu kịch bản qua bài viết “9 Mẫu kịch bản sự kiện ấn tượng, chi tiết nhất“. Đây là bài viết mà BrandBoost đã tổng hợp những mẫu kịch bản chi tiết nhất, giúp bạn có thể dễ dàng tham khảo.
Thiết kế, trang trí sự kiện
Thiết kế và trang trí sự kiện là yếu tố đầu tiên mà khách mời chú ý khi bước vào không gian. Một thiết kế sáng tạo và trang trí độc đáo có thể tạo ra ấn tượng mạnh mẽ và thu hút sự chú ý ngay từ đầu. Tưởng tượng khi bạn bước đến một sự kiện với ánh sáng sân khấu đầy màu sắc kết hợp với lối trang trí sang trọng, hiện đại bạn sẽ cảm thấy bị hấp dẫn và lôi cuốn trước sự chuyên nghiệp của sự kiện.
Dưới đây BrandBoost sẽ liệt kê cho bạn những nội dung cần thiết kế và trang trí cho sự kiện, hãy cùng tham khảo nhé!
Thiết kế layout
Sau khi hoàn tất việc khảo sát địa điểm, người tổ chức sự kiện cần tạo ra một layout chi tiết để bố trí không gian cho sự kiện. Layout sự kiện có thể được xem như bản thiết kế cụ thể của không gian sự kiện, nơi mà mọi yếu tố được sắp xếp và bài trí một cách logic và hợp lý.
Có thể hình dung một cách đơn giản nếu sự kiện là một ngôi nhà thì layout chính là bản vẽ chi tiết của căn nhà đó, cho phép ta nhìn thấy mỗi góc cạnh, mỗi phòng ngủ, và mỗi khu vực tiếp khách.
Thiết kế POSM
POSM sự kiện là công cụ tuyệt vời để truyền tải thông điệp, quảng cáo sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp. Một Backdrop sân khấu đầy màu sắc và hấp dẫn là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để nâng cao thương hiệu, phong cách và trải nghiệm của khách hàng khi tham gia sự kiện. Hay một booth sự kiện hoành tráng, gây ấn tượng mạnh cho khách mời cũng không phải là một ngoại lệ.
Mini game
Việc tổ chức trò chơi lúc này sẽ giúp sự kiện có thêm phần thu hút và tương tác của tất cả mọi người. Những bài diễn văn đôi khi sẽ làm sự kiện trở nên đơn điệu, nhàm chán và không phải ai cũng quan tâm. Các trò minigame sự kiện sẽ góp phần tích cực tăng tương tác từ khách mời góp phần giúp sự kiện thêm phần hấp dẫn hơn . Sau đây BrandBoost sẽ gợi ý cho bạn một số minigame phổ biến thường có trong sự kiện:
- Minigame tương tác trả lời câu đố
- Minigame bốc thăm trúng thưởng
- Minigame nối từ
- Minigame đoán ý đồng đội
- …
Sau khi kết thúc minigame, cần thiết kế một số phần thưởng cho người thắng cuộc. Phần thưởng là một động cơ mạnh mẽ để khích lệ khách mời tham gia vào các mini game hoặc hoạt động trong sự kiện .Khi họ biết rằng có cơ hội nhận được phần thưởng hấp dẫn, họ sẽ có xu hướng tham gia tích cực hơn.
Thiết kế thư mời sự kiện
Việc gửi thư mời tham dự sự kiện là bước quan trọng trong quy trình tổ chức một sự kiện. Nó giúp doanh nghiệp của bạn tạo được ấn tượng tốt đối với khách mời khi tham dự sự kiện. Thư mời còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp đến với khách hàng của họ, là cầu nối giữa người tổ chức và người được mời, giúp thiết lập mối quan hệ và tạo sự kết nối.
Thông thường, trong thư mời sẽ bao gồm một số thông tin như tên sự kiện, thời gian, địa điểm tham dự, timeline sự kiện hoặc một số yêu cầu đặc biệt như dress code dự tiệc hay những hành vi không được phép thực hiện, đối tượng không được phép tham dự,…
Thêm vào đó, nó còn cung cấp các thông tin cần thiết về sự kiện, bao gồm thời gian, địa điểm, chủ đề và mục tiêu, giúp người nhận có đủ thông tin để quyết định có tham dự hay không. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết và mẫu thư mời tham dự sự kiện hiệu quả.
Thư cảm ơn sau sự kiện
Thư cảm ơn sau tham dự sự kiện là một hình thức thể hiện sự tri ân của doanh nghiệp đối với các khách mời đã tham dự sự kiện. Một bức thư cảm ơn được viết cẩn thận và chân thành sẽ giúp bạn thể hiện được sự chuyên nghiệp và tinh tế của doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.
Sân khấu sự kiện
Trong tất cả các bước tổ chức sự kiện có thể nói việc thiết kế sân khấu là bước quan trọng nhất, bởi vì sân khấu chính là trung tâm, là nơi diễn ra các chương trình, hoạt động chính của sự kiện. Sân khấu có tính thẩm mỹ cao và phù hợp với chương trình sẽ tạo ấn tượng tốt và sẽ thu hút được khách hàng khi họ tham dự sự kiện. Một sân khấu tiêu chuẩn để tổ chức sự kiện cần có tối thiểu các thiết bị sau :
- Âm thanh sân khấu: Âm thanh là một phần không thể thiếu của một sân khấu, hệ thống âm thanh chất lượng sẽ giúp cho sự kiện trở nên hấp dẫn và thu hút khách mời hơn, thiết bị bị âm thanh bao gồm : loa, micro …
- Ánh sáng sân khấu: ngoài âm thanh thì ánh sáng là một phần quan trọng làm cho không gian của buổi sự kiện trở nên bắt mắt hơn, các loại đèn sân khấu bao gồm: đèn Led, đèn laser,…
- Background sân khấu: một sân khấu tạo được sức hút đối với khách mời là một sân khấu có background đẹp mắt tạo nên ấn tượng cho khách mời và thể hiện được concept hay thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi đến khách hàng.
Bảng dự trù kinh phí
Bảng dự trù kinh phí được lập ra nhằm thống kê rõ ràng, cụ thể những hạng mục công việc hoặc số lượng hàng hóa, thông tin về những sản phẩm gồm số lượng, đơn giá, thành tiền, … thể hiện đầy đủ thông tin lẫn kinh phí cần dự trù. Bảng chi phí này có thể được điều chỉnh linh hoạt tùy thuộc vào mục đích sử dụng cụ thể của cá nhân hoặc tổ chức, nhưng vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ và chính xác về tất cả các khoản chi phí cần thiết.
Timeline
Timeline sự kiện rất quan trọng trong tổ chức sự kiện, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, theo dõi và điều phối các tiết mục cho đúng với kế hoạch đã đề ra. Muốn xây dựng một timeline sự kiện hoàn chỉnh trước tiên cần có sự thống nhất về các danh mục trong chương trình như là concept tổ chức sự kiện, ý tưởng, mục đích và những tiết mục cần có trong chương trình, MC scripts…Tùy vào lượng thông tin cần truyền tải mà mỗi timeline cần chèn thêm các trường thông tin khác nhau.
Rehearsal
Việc cuối cùng bạn cần làm trong giai đoạn này là kiểm tra lại tất cả những gì bạn chuẩn bị đã có thể đi vào hoạt động hay chưa. Bằng cách sử dụng rehearsal (diễn tập, tổng duyệt), bạn có thể tìm thấy các sai xót, các lỗi còn tồn đọng trong toàn bộ kế hoạch của mình.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về những nội dung, những đầu mục cần rehearsal trong bài viết Rehearsal là gì? Những nội dung cần rehearsal trước khi diễn ra một sự kiện của Brandboost nhé!
Giai đoạn trong sự kiện
Tiếp đón khách mời
Trong quá trình diễn ra sự kiện, công việc không kém phần quan trọng đó là tiếp đón khách mời vào sự kiện. Thông thường người sẽ thực hiện việc tiếp đón này là các PG hoặc PB sự kiện, hay lễ tân những người có thể được xem là bộ mặt đại diện của doanh nghiệp.
Những nhân viên này cần có thái độ tích cực, niềm vui và sự nhiệt tình, điều này giúp tạo ra một bầu không khí thân thiện giúp khách mời cảm thấy thoải mái khi tham dự sự kiện.
Trước khi khách hàng đến, nhân viên chào đón cần kiểm tra xem tất cả các tiện ích và dịch vụ đã được chuẩn bị sẵn sàng hay chưa. Họ cần đảm bảo mọi thứ đều hoạt động tốt và sẵn sàng để phục vụ khách hàng.
Trong quá trình chào đón, nhân viên cần lắng nghe và chú ý đến nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Nhân viên cần thể hiện sự tận tâm và sẵn lòng giúp đỡ để khách hàng cảm thấy được sự quan tâm và dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo từ phía doanh nghiệp. Sau khi chào đón, nhân viên có thể giới thiệu về sự kiện và chỉ dẫn khách hàng đến các điểm quan trọng hoặc các hoạt động trong sự kiện.
Khai mạc chương trình
Sau khi đón tiếp và ổn định chỗ ngồi cho khách mời, chương trình sẽ chính thức được khai mạc. MC sẽ bước lên sân khấu, mở đầu bằng lời chào trang trọng, tuyên bố khai mạc sự kiện, đồng thời giới thiệu các đại biểu tham dự. Tiếp theo, MC sẽ dẫn dắt khán giả đến với những tiết mục mở màn ấn tượng, hứa hẹn khởi đầu đầy sôi động cho sự kiện.
Tổ chức các hoạt động trong sự kiện
Sau khi mở đầu sự kiện, bước tiếp theo là tổ chức và triển khai các hoạt động cụ thể của chương trình. Các hoạt động thường bao gồm bài thuyết trình về sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty, các trò chơi đã được chuẩn bị trước, hoặc chương trình tặng quà tri ân cho khách hàng.
Tiếp sau đó, chương trình có thể chuyển sang phần phục vụ ăn uống để khách mời có thêm năng lượng và tinh thần thoải mái tiếp tục tham gia sự kiện. Chương trình sẽ được diễn ra tiếp tục dựa theo bản kế hoạch cụ thể đã lên trước đó cho đến khi kết thúc sự.
Kết thúc chương trình và tặng quà
Khi kết thúc, MC sẽ lên phát biểu kết thúc và bắt đầu tiễn khách. Doanh nghiệp có thể tặng những món quà nhỏ đến khách mời thay cho lời cảm ơn vì dành thời gian quý báu đến tham dự sự kiện. Quà tặng sẽ được nhân viên phát cho khách mời khi họ tiễn khách.
Xem thêm: Những ý tưởng quà tặng sự kiện ý nghĩa, độc đáo và ấn tượng nhất
Giai đoạn sau sự kiện
Dọn dẹp sau sự kiện
Thu dọn trang thiết bị là những hoạt động cần làm sau khi sự kiện kết thúc. Cần thu dọn rác và vệ sinh địa điểm tổ chức sự kiện, thu dọn trang thiết bị và trả lại cho nhà cung cấp. Đảm bảo địa điểm tổ chức sự kiện được trả lại nguyên trạng như trước khi tổ chức sự kiện.
Tổng kết và báo cáo
Việc tổng kết và báo cáo sau sự kiện là rất quan trọng để đánh giá hiệu quả của sự kiện, rút ra bài học kinh nghiệm và đề xuất phương án cải thiện cho những sự kiện sau. Báo cáo tổng kết sự kiện cần được trình bày một cách rõ ràng, súc tích và dễ hiểu. Báo cáo tổng kết sự kiện cần bao gồm những nội dung sau:
- Mức độ đạt được mục tiêu
- Thống kê số lượng khách tham dự sự kiện.
- Tóm tắt phản hồi của khách tham dự về sự kiện thông qua khảo sát hoặc phỏng vấn.
- Đánh giá hiệu quả của các hoạt động truyền thông cho sự kiện.
- Phân tích hiệu quả kinh tế của sự kiện.
- Rút ra bài học kinh nghiệm từ việc tổ chức sự kiện
Kết luận
Trong quy trình tổ chức sự kiện, không đơn giản chỉ là việc hoàn thành các bước một cách cẩn thận, mà còn là khả năng linh hoạt và sáng tạo trong việc giải quyết các tình huống bất ngờ. Sự kiện có thể gặp phải nhiều thách thức và trở ngại, khi đó khả năng đề xuất giải pháp linh hoạt là chìa khóa để đảm bảo sự thành công sự kiện.
Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.
