Mô tả công việc và mức lương của một nhân viên tổ chức sự kiện

Trong bất kỳ sự kiện nào, từ những buổi họp nhỏ tại văn phòng cho đến những lễ kỷ niệm, hội nghị quan trọng của doanh nghiệp, ekip tổ chức luôn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra ấn tượng và thành công của sự kiện.

Đằng sau sự thành công đó chính là tinh thần đầy nhiệt huyết và tận tâm, luôn dốc hết sức mình của đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện nhằm mang đến những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách mời. Vậy làm thế nào để trở thành nhân viên sự kiện? Hãy cùng BrandBoost tìm hiểu ở bài viết bên dưới nhé!

Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

Nhân viên tổ chức sự kiện – Tiếng Anh là event executive hoặc event organizer, đây là những người chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thiết kế, tổ chức và quản lý mọi khía cạnh của một sự kiện. Công việc của họ bao gồm việc tư vấn khách hàng, đặt lịch trình, chọn địa điểm, quản lý ngân sách, liên lạc với các đối tác và nhà tài trợ, cung cấp dịch vụ, giải quyết vấn đề và đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

Công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện

Một nhân viên tổ chức sự kiện sẽ phải thực hiện nhiều công việc khác nhau và đòi hỏi sự phối hợp nhiều kỹ năng cần thiết thì mới có thể mang lại hiệu quả cao trong công việc. Dưới đây BrandBoost sẽ liệt kê một số công việc cụ thể mà một nhân viên tổ chức sự kiện cần làm như sau:

• Hỗ trợ khách hàng trong việc xác định mục tiêu và yêu cầu của sự kiện, lập bản kế hoạch sự kiện chi tiết về thời gian, địa điểm, ngân sách, và các yếu tố khác. 
• Liên lạc và đàm phán với các đối tác, nhà tài trợ và nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo các yêu cầu của sự kiện được đáp ứng đầy đủ.
• Theo dõi và quản lý ngân sách của sự kiện, bao gồm việc xác định chi phí, lập bảng dự trù kinh phí và theo dõi các khoản chi tiêu
• Xác định và quản lý timeline của sự kiện, bao gồm việc xác định các hoạt động, buổi diễn, bài phát biểu, và thời gian cho các hội thảo, hội nghị
• Chịu trách nhiệm tổ chức mọi khía cạnh của sự kiện trong ngày diễn ra, từ việc sắp xếp đến việc kiểm tra thiết bị âm thanh, ánh sáng và kỹ thuật.
• Xử lý các tình huống khẩn cấp hoặc vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ.
• Thu thập phản hồi từ khách hàng và khách mời, đánh giá hiệu suất của sự kiện, và rút ra kinh nghiệm để cải thiện cho các sự kiện sau này.

File PDF: Bản mô tả công việc chi tiết cho vị trí event executive tại BrandBoost

Kỹ năng cần có của một nhân viên tổ chức sự kiện

Để trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn cần trang bị cho mình kiến thức chuyên môn và những kỹ năng cần thiết để phục vụ cho quá trình làm việc. Hãy cùng tham khảo một số kỹ năng mà BrandBoost liệt kê bên dưới

Kỹ năng giao tiếp

Trong quá trình tổ chức sự kiện, bạn cần phải tiếp xúc với hàng trăm người trong toàn bộ tổ chức, khi bạn biết cách giao tiếp một cách hiệu quả bạn có thể tối ưu hoá được các kết nối và công việc của bạn sẽ thuận tiện và dễ dàng hơn rất nhiều. Một số yếu tố cần có để phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả là:

• Tinh thần trách nhiệm
• Biết lắng nghe
• Có sự đồng cảm
• Tính kiên nhẫn
• Có sự tin cậy

…

Kỹ năng lắng nghe

Điều quan trong khi tổ chức sự kiện là cần hiểu được nhu cầu của khách hàng. Khách hàng của bạn có thể không phải là chuyên gia tổ chức sự kiện, nhưng có khả năng là họ có tầm nhìn rõ ràng về những gì họ muốn sự kiện của mình diễn ra. Kỹ năng mà bạn cần có ở đây là cố gắng chăm chú lắng nghe những chi tiết mà khách hàng yêu cầu để đảm bảo rằng bạn đáp ứng mọi nhu cầu của họ.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Với số lượng các yếu tố liên quan đến việc tổ chức sự kiện rất lớn, việc có thể xảy ra những vấn đề phát sinh không lường trước được là điều khó tránh khỏi. Ví dụ như Micro có thể ngắt kết nối đột ngột, sự kiện diễn ra không đúng như timeline ban đầu,…Vì vậy bạn cần phải có kỹ năng xác định được vấn đề và đưa ra giải pháp để khắc phục một cách nhanh chóng mà không làm gián đoạn sự kiện đang diễn ra.

Xem thêm về kiến thức tổ chức sự kiện: Event foyer là gì?

Kỹ năng lãnh đạo

Bên cạnh kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng lãnh đạo cũng quan trọng không kém. Đôi lúc bạn sẽ là phải giao phó nhiệm vụ cho người khác chính vì thế bạn cần phải có kỹ năng lãnh đạo để có thể hoàn thành công việc của mình. Là một nhà lãnh đạo, bạn cần phải giữ được cái đầu tỉnh táo trong những thời điểm căng thẳng, vì nhiều người sẽ tìm đến bạn để được hướng dẫn. Trong quá trình tổ chức sự kiện, có thể xảy ra các xung đột và mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm. Kỹ năng lãnh đạo giúp nhân viên giải quyết các vấn đề này một cách hiệu quả và tạo ra môi trường làm việc tích cực.

Kỹ năng đàm phán

Một phần công việc của người quản lý sự kiện là đàm phán với nhiều nhà cung cấp khác nhau để có được thỏa thuận tốt nhất có thể cho bạn và khách hàng của bạn. Bằng cách đàm phán tốt, bạn có thể tiết kiệm cho mình hàng nghìn bảng theo thời gian bằng cách đảm bảo mức giá thuê tốt hơn hoặc thỏa thuận hợp đồng với các công ty cung cấp dịch vụ với giá cao. Một số lời khuyên để cải thiện kỹ năng đàm phán:

• Hãy luôn tự tin 
• Đồng cảm với quan điểm của họ
• Giữ bình tĩnh, bình tĩnh và tự chủ
• Hãy quyết đoán nhưng không hống hách
• Dành thời gian để suy nghĩ
• Giữ các lựa chọn của bạn mở

Kỹ năng quản lý thời gian

Nhân viên tổ chức sự kiện thường phải đối mặt với nhiều công việc cần hoàn thành cùng một lúc. Kỹ năng quản lý thời gian giúp xác định và ưu tiên các công việc theo độ quan trọng và ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của sự kiện. Vậy làm thế nào để có thể quản lý thời gian hiệu quả khi có quá nhiều công việc cần phải hoàn thành trong một ngày? BrandBoost gợi ý cho bạn một số cách để có thể quản lý thời gian hiệu quả như sau:

• Bắt đầu mỗi ngày bằng việc lập kế hoạch các công việc cần hoàn thành trong ngày. Ưu tiên các công việc quan trọng và khẩn cấp để đảm bảo rằng chúng được hoàn thành đúng hạn.
• Sử dụng các công cụ như bảng lịch trình hoặc ứng dụng lập lịch để theo dõi các cuộc họp, sự kiện và deadline quan trọng. Đảm bảo rằng bạn sử dụng nó một cách thường xuyên và cập nhật.
• Hãy học cách từ chối các yêu cầu không quan trọng hoặc không khẩn cấp nếu chúng sẽ làm bạn phân tâm hoặc gây ra sự trì hoãn trong công việc của mình.
• Sử dụng các công cụ và ứng dụng quản lý thời gian như Todoist, Trello hoặc Asana để tổ chức và theo dõi công việc của bạn.
• … 

Đa nhiệm và linh hoạt

Trong event, không chỉ có một mà có rất nhiều các loại hình sự kiện khác nhau, việc này bắt buộc bạn phải là một người linh hoạt, đa nhiệm để có thể phụ trách tất cả các sự kiện nhận được từ phí khách hàng.

Ngoài ra, trong quá trình tổ chức, bạn phải xử lý nhiều nhiệm vụ đồng thời, từ việc bán vé, quảng cáo sự kiện, đến việc tìm kiếm tài trợ và chuẩn bị hậu cần cho ngày diễn ra sự kiện. Bạn thậm chí còn phải lên kịch bản chương trình tổ chức sự kiện cho nhiều sự kiện cùng một lúc. Chính vì thế bằng cách trở thành một người đa nhiệm sẽ giúp bạn có khả năng phản ứng nhanh chóng và linh hoạt trong việc điều chỉnh kế hoạch và giải quyết các vấn đề, có thể tối ưu hóa và sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả nhất, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và tiết kiệm chi phí.

Làm việc dưới áp lực

Trong ngành tổ chức sự kiện, môi trường làm việc thường có nhịp độ nhanh và thời gian nghiêm ngặt, đòi hỏi bạn cần phải có khả năng làm việc tốt dưới áp lực công việc cao. Khách hàng thường có những yêu cầu và mong đợi cao đối với sự kiện của họ ,vì thế nhân viên tổ chức sự kiện phải làm việc dưới áp lực để đáp ứng những yêu cầu này và đảm bảo rằng khách hàng hài lòng với kết quả cuối cùng.

Hơn nữa, ngành tổ chức sự kiện là một ngành có sự cạnh tranh gay gắt, với nhiều công ty và tổ chức cùng thi nhau giành lấy các dự án. Để giữ vững vị thế và thu hút khách hàng, nhân viên tổ chức sự kiện thường phải làm việc dưới áp lực để cung cấp dịch vụ tốt nhất và đáp ứng nhu cầu của thị trường.

Có thể học các kỹ năng ở đâu? 

Tham gia vào các sự kiện thực tế hoặc làm việc cho các công ty tổ chức sự kiện là cách tốt nhất để học các kỹ năng tổ chức sự kiện từ kinh nghiệm thực tế. Ngoài ra, bạn có thể phát triển những kỹ năng thông qua quá trình học tập tại trường, lớp, như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe,…Bạn cũng có thể đăng kí các khoá học về kỹ năng online hoặc ofline tại những nơi uy tín, những khóa học này thường linh hoạt về thời gian và có thể giúp bạn học tập từ những chuyên gia hàng đầu.

Tuy nhiên, nếu bạn không muốn tốn quá nhiều chi phí vào các khoá học thì việc tự học qua các nguồn tài liệu, sách báo, internet chính là sự lựa chọn tối ưu cho bạn. Có nhiều sách và tài liệu về quản lý sự kiện và tổ chức sự kiện có sẵn, cung cấp kiến thức về các khía cạnh khác nhau của ngành này. Việc đọc và nghiên cứu các tài liệu này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về lĩnh vực này và phát triển kỹ năng tổ chức sự kiện của mình.

Mẹo nâng cao kỹ năng tổ chức sự kiện của bạn

Tận dụng công nghệ

Sử dụng công nghệ, các phần mềm tổ chức sự kiện cũng có thể giúp bạn tự động hóa các công việc như đăng ký, quản lý người tham dự, check-in,… Với ít giấy tờ hơn, bạn có thể quản lý các nhiệm vụ hành chính hiệu quả hơn, giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tạo ra trải nghiệm sự kiện tuyệt vời.

Đọc sách

Có những cuốn sách và blog cung cấp thông tin về sự phức tạp của quy trình tổ chức sự kiện. Có thể sẽ có ích nếu bạn đọc lời khuyên của các chuyên gia trong ngành khi rảnh rỗi. Bạn có thể nâng cao kỹ năng của mình và theo kịp xu hướng của ngành bằng cách duy trì lịch đọc thường xuyên. Để hiểu sâu hơn về ngành quản lý sự kiện, hãy cân nhắc dành một vài giờ mỗi tuần để đọc.

Phát triển các mối quan hệ

Duy trì liên lạc với các đồng nghiệp và tình nguyện viên cũ cũng là điều cần thiết. Bằng cách sử dụng mạng lưới liên hệ của mình, bạn có thể phát triển các nhóm tình nguyện viên và nhân viên hiệu quả theo cách nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Sau mỗi sự kiện, bạn cũng có thể dành thời gian để đánh giá sự đóng góp của mọi người vào sự thành công của sự kiện và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Duy trì liên lạc hiệu quả giữa tất cả các bên để đảm bảo rằng mọi người hiểu và bổ sung cho nỗ lực của nhau.

Diễn tập trước

Trước khi sự kiện diễn ra thường sẽ có những buổi diễn tập trước, những người tham gia buổi diễn tập có thể bao gồm nhân viên, tình nguyện viên và người thuyết trình.

Quá trình diễn tập thường diễn ra trước ít nhất một tuần. Buổi diễn tập tạo cơ hội để thay đổi chương trình và để nhân viên cũng như tình nguyện viên chuẩn bị cho vai trò của họ trong sự kiện.

Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện 

Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện có thể biến động tùy thuộc vào nhiều yếu tố như là vị trí công việc, kinh nghiệm làm việc, quy mô của sự kiện, địa điểm làm việc,… Đối với những nhân viên tổ chức sự kiện mới và nghề sẽ có mức lương từ 4.000.000 – 6.000.00 VNĐ/tháng. Sau thời gian làm việc, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm lúc này mức lương của bạn sẽ được tăng lên 8.000.000 – 10.000.000 VNĐ hoặc có thể lên đến 20.000.000 VNĐ.

Ngoài mức lương chính thức nhân viên tổ chức sự kiện cũng có thể nhận được các phụ cấp, thưởng và các phúc lợi khác như thưởng doanh số, phụ cấp di chuyển, phụ cấp ăn trưa, bảo hiểm, và các chế độ nghỉ phép, ngoài ra còn có thể có thêm thu nhập nhờ vào việc làm thêm ngoài giờ, tiền hoa hồng, …

Đối với các vị trí quản lý hoặc chuyên gia, như giám đốc sự kiện, trưởng bộ phận tổ chức sự kiện, hoặc chuyên viên sự kiện có kinh nghiệm, có thể có mức lương cao hơn, thậm chí có thể đạt đến hàng trăm triệu đồng mỗi tháng, đặc biệt trong các công ty hoặc dự án lớn.

Tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện ở đâu

Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các công việc tổ chức kiện trên các nền tảng mạng xã hội hoặc trên các website tuyển dụng. Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện không cần kinh nghiệm, bạn có thể trải nghiệm công việc này ngay từ khi học năm 1, năm 2, việc này giúp bạn tích lũy được cho mình nhiều kinh nghiệm trước khi ra trường và xác định được mình có thật sự phù hợp với công việc này hay không.

Thông thường các doanh nghiệp sẽ tuyển dụng theo hai hình thức là nhân viên tổ chức sự kiện part time và nhân viên tổ chức sự kiện full time, chính vì thế bạn có thể linh hoạt trong việc vừa học vừa làm. Dưới đây BrandBoost gợi ý cho bạn một số Website uy tín về tuyển dụng nhân sự mà bạn có thể tham khảo như sau: 

• VietnamWorks
• TopCV
• LinkedIn
• Career.vn
• Ybox.vn

Những ai sẽ phù hợp với ngành tổ chức sự kiện

Những người làm trong ngành này thường không cần phải có quá nhiều bằng cấp, quan trọng vẫn là sự đam mê và phù hợp với nghề. Tuy nhiên để có theo đuổi ngành này lâu dài cần có những tố chất cần thiết sau:

Sự năng động, sáng tạo

Người năng động và sáng tạo thường có khả năng tư duy linh hoạt và làm việc hiệu quả trong môi trường thay đổi liên tục của ngành tổ chức sự kiện. Họ có khả năng thích ứng nhanh chóng với các tình huống mới và tìm ra giải pháp sáng tạo cho các vấn đề phát sinh. Người năng động thường có khả năng tạo ra ý tưởng mới và độc đáo cho các sự kiện, từ việc lên kế hoạch chương trình đến thiết kế trang trí và trải nghiệm của khách hàng.

Có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc hợp lý

Trước khi sự kiện diễn ra, mọi công tác chuẩn bị sẽ khiến bạn luôn ở trong trạng thái bận rộn với hàng trăm công việc khác nhau. Chính vì thế một người biết sắp xếp công việc một cách hợp lý sẽ giúp bạn làm việc một cách hiệu quả hơn, không rơi vào tình trạng bị quá tải công việc, dẫn đến stress và chán nản.

Sức khỏe tốt

Sức khỏe tốt giúp bạn duy trì sự tỉnh táo và tập trung, từ đó tăng cường năng suất làm việc. Ngành tổ chức sự kiện thường đòi hỏi làm việc dưới áp lực cao với các thời hạn cứng nhắc và yêu cầu khách hàng khắt khe. Sức khỏe tốt giúp bạn đối mặt với áp lực này một cách tự tin và linh hoạt hơn.

Tuy nhiên đây chỉ là một số những tố chất nổi trội cần có khi bạn trở thành nhân viên tổ chức sự kiện. Ngoài ra, sẽ còn rất nhiều những yếu tố khác bạn cần phải có để trờ thành một nhà tổ chức chuyên nghiệp có thể kể đến như là sự cầu toàn trong công việc, tính quyết đoán, tinh thần trách nhiệm cao, không ngại khó khăn,…

Xem thêm các công việc khác của ngành sự kiện:

• Event planner là gì? Mô tả công việc và mức lương của một event planner
• Event coordinator là gì? Mô tả công việc và mức lương của điều phối viên sự kiện
• Event logistics là gì? Mô tả công việc và mức lương của hậu cần sự kiện

Kết luận

Trong ngành công nghiệp sự kiện, vai trò của nhân viên tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng và đa dạng. Họ không chỉ là những người lên kế hoạch và thực hiện các sự kiện mà còn là những người sáng tạo, linh hoạt và có khả năng làm việc hiệu quả trong môi trường áp lực cao. Nhân viên tổ chức sự kiện không chỉ là những người điều hành mà còn là những người làm nên sự khác biệt và tạo ra những kỷ niệm không thể nào quên được sự kiện của bạn. 

Hãy liên hệ BrandBoost ngay hôm nay để có thể được tư vấn về các dịch vụ tổ chức sự kiện và nhận báo giá sớm nhất nhé!