Hội thảo là gì? Các phương pháp tổ chức hội thảo thành công

Chúng ta đều đã từng nghe đến hai từ hội thảo, thậm chí là thấy rất nhiều trên các kênh truyền thông đa phương tiện như ti vi, báo đài, Youtube,… Nhưng bạn có chắc là bạn biết nó là gì không? Và nếu bạn là người tổ chức buổi hội thảo đấy thì làm như thế nào để bạn tạo ra những buổi hội thảo hấp dẫn và hiệu quả? Làm thế nào để bạn thu hút khán giả của mình và chuyển đổi họ thành khách hàng trung thành? Không ai muốn những người tham gia buồn chán, ngáp dài hoặc ngồi lướt điện thoại thay vì tập trung vào nội dung của buổi hội thảo đúng không nào?

Vậy thì bài viết này sẽ dành cho bạn. Hôm nay, Brandboost sẽ giải đáp thắc mắc xoay quanh mục đích và khái niệm của hội thảo. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng sẽ cung cấp cho bạn một số phương pháp về cách tổ chức một buổi hội thảo thành công. Bắt đầu thôi!

Hội thảo là gì?

Hội thảo – Tiếng Anh là seminar, đây là một sự kiện do một công ty hoặc doanh nghiệp tổ chức để truyền đạt kiến thức và kỹ năng cụ thể trong một lĩnh vực nào đó cho những người tham dự. Hội thảo thường diễn ra ở những không gian lớn, như khu vực họp của khách sạn, phòng hội nghị hoặc các hội trường đại học.

Các chủ đề được bàn luận tại hội thảo có thể liên quan đến một ngành, một lĩnh vực hoặc có thể tập trung vào việc giúp người tham dự cải thiện cuộc sống cá nhân hoặc nghề nghiệp của họ. Hội thảo sẽ có sự góp mặt của các giảng viên có kỹ năng cao từ các trường đại học hoặc họ có thể mời các diễn giả có kiến ​​thức sâu rộng về ngành mà ở đó, họ là chuyên gia. Các công ty có thể cử nhân sự của mình đến hội thảo để học thêm kỹ năng mới hoặc để chia sẻ kiến thức riêng của họ với người tham dự.

Diễn viên hài, MC Steve Harvey tại Hội thảo Sagicor Motivational (Sagicor Motivational Seminar – SMS) năm 2019 (Nguồn: Youtube “Sagicor Group Jamaica Limited”)

Sự khác nhau giữa hội thảo, workshop và hội nghị

Mặc dù hai khái niệm này này đôi khi được sử dụng để thay thế cho nhau, nhưng điểm khác biệt chính giữa hội nghị và hội thảo là hội nghị thường có nhiều người tham dự hơn, có nhiều diễn giả hơn và kéo dài trong vài ngày. Mặt khác, một buổi hội thảo thường có khoảng 10 đến 50 người tham dự và tập trung chuyên sâu vào một hoặc hai vấn đề chính.

Hội thảo cũng khác ở chỗ nó thường mang tính thực hành nhiều hơn và bao gồm các phần như tương tác qua lại giữa diễn giả và người tham dự, bảng câu hỏi và thậm chí là thảo luận nhóm để giúp người tham dự học các kỹ năng hoặc kỹ thuật cụ thể một cách nhanh hơn.

Ngoài ra, mọi người cũng hay nhầm lẫn hội thảo với workshop. Các cuộc hội thảo thường tập trung vào việc trình bày và yêu cầu các công cụ hỗ trợ như cung cấp thông tin này kia. Mặt khác, workshop ưu tiên học tập và tương tác tích cực, yêu cầu các tài liệu và cả việc thực hành.

Xem chi tiết: Workshop là gì?

Mục đích của hội thảo

Hội thảo là một cách hiệu quả để dạy cho cả khách hàng hiện tại và tương lai về một kỹ năng mới, đồng thời thúc đẩy hoạt động kinh doanh của bạn. Lợi ích chung của việc tổ chức một buổi hội thảo bao gồm:

• Xây dựng nhận thức về công ty, doanh nghiệp: Việc tổ chức một buổi hội thảo giúp người tham dự xem công ty của bạn như một nhà lãnh đạo tư tưởng có kiến ​​thức sâu rộng về một chủ đề cụ thể. Tạo và gửi tài liệu cho sự kiện hội thảo của bạn cũng giúp xây dựng nhận diện thương hiệu của công ty và thu hút những người tham dự muốn tìm hiểu một chủ đề mới mà có thể chưa quen thuộc với công ty của bạn trước sự kiện.
• Giáo dục khán giả: Lợi ích tuyệt vời nhất khi tổ chức một buổi hội thảo là biết rằng bạn đang giúp người khác học một kỹ năng mới để cải thiện bản thân trong cuộc sống cá nhân hoặc nghề nghiệp của họ. Nó có thể mang lại cho bạn cảm giác hài lòng khi biết mình đang mang lại giá trị và mang lại lợi ích cho người khác.
• Tăng tỷ lệ chuyển đổi và tạo khách hàng tiềm năng: Sau khi người tham dự lắng nghe và tìm hiểu thêm từ bài thuyết trình của bạn, họ có thể có niềm tin mạnh mẽ hơn vào công ty của bạn và muốn mua sản phẩm của bạn. Hãy cung cấp cho họ các cách liên hệ với công ty của bạn và nếu họ sẵn sàng liên lạc để tìm hiểu thêm về dịch vụ của bạn, bạn có thể nhận được một lượng lớn khách hàng tiềm năng quan tâm đến việc chuyển đổi thành khách hàng hoặc khách hàng.
• Tăng cường các mối quan hệ đối tác chuyên nghiệp: Để bổ sung nhiều kiến ​​thức quý giá cho hội thảo của mình, bạn có thể dùng thư mời sự kiện để invite các đối tác kinh doanh phát biểu tại hội thảo của mình. Điều này giúp thúc đẩy và thu hút nhiều khách hàng tiềm năng hơn cho hoạt động kinh doanh của họ, cũng như củng cố mối quan hệ chuyên nghiệp giữa doanh nghiệp của bạn với công ty của họ.

Các loại hội thảo phổ biến

Có rất nhiều trường hợp cần phải sử dụng hội thảo. Vậy nó sẽ bao gồm các loại nào? Sau khi tổng hợp, BrandBoost đưa ra 4 loại sau, bao gôm:

• Hội thảo doanh nghiệp
• Hội thảo chuyên đề
• Hội thảo khoa học
• Hội thảo trực tuyến

Hội thảo doanh nghiệp

Hội thảo doanh nghiệp là một sự kiện được tổ chức để thu hút và tương tác với các doanh nghiệp, doanh nhân và chuyên gia trong một lĩnh vực kinh doanh cụ thể. Nó có thể được tổ chức bởi các tổ chức chính phủ, tổ chức phi chính phủ, tổ chức thương mại hoặc các tổ chức doanh nghiệp khác.

Những buổi hội thảo này thường nhắm đến các doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nhân để giúp họ khởi nghiệp hoặc cải thiện công ty của mình. Các diễn giả thường chia sẻ những câu chuyện thành công của cá nhân họ, những lời khuyên nên làm theo hoặc những chiến lược cần thực hiện. Họ có thể nói về các chiến thuật kinh doanh cơ bản như marketing, chiến lược hoặc nhượng quyền thương mại của một công ty.

Ví dụ: một công ty có thể tổ chức hội thảo về email marketing cho các doanh nghiệp nhỏ. Họ có thể hướng dẫn người tham dự các chiến lược phân khúc đối tượng và cách để chuyển đổi nhiều khách hàng tiềm năng hơn thành khách hàng.

Ngoài ra, hội thảo cũng là một sự lựa chọn phổ biến trong du lịch MICE dành cho các nhân viên nội bộ của doanh nghiệp. Các hội thảo này thường dùng để chia sẻ các vấn đề xoay quanh công ty, giúp nhân viên trong doanh nghiệp có thêm kiến thức và tăng thêm tinh thần đồng đội trong nội bộ.

Hội thảo chuyên đề

Hội thảo chuyên đề là một sự kiện hội họp, dùng để tập trung vào một chủ đề cụ thể trong một lĩnh vực nào đó. Nó thường được tổ chức nhằm mục đích trao đổi thông tin, chia sẻ kiến thức, nghiên cứu và thảo luận về các vấn đề liên quan đến chủ đề đó.

Hội thảo chuyên đề thường thu hút sự tham gia của các chuyên gia, nhà nghiên cứu, học giả và những người quan tâm đến lĩnh vực chủ đề được thảo luận. Các diễn giả thường được mời đến để trình bày về các nghiên cứu, ý kiến, kinh nghiệm hoặc thông tin mới nhất liên quan đến chủ đề.

Hội thảo chuyên đề có thể kéo dài từ một vài giờ đến một vài ngày, tùy thuộc vào quy mô và sự phức tạp của chủ đề. Ngoài các buổi thảo luận chính, hội thảo cũng thường có thời gian dành cho câu hỏi và trả lời, các hoạt động tương tác như nhóm thảo luận, buổi triển lãm hoặc bài trình bày nghiên cứu từ những người tham dự.

Hội thảo khoa học

Hội thảo khoa học là một sự kiện được tổ chức nhằm tạo cơ hội cho các nhà nghiên cứu, chuyên gia và những người quan tâm trong cùng một lĩnh vực khoa học để trao đổi thông tin, chia sẻ kết quả nghiên cứu và thảo luận về các vấn đề liên quan. Thông qua việc tổ chức hội thảo, những người tham gia có thể trình bày nghiên cứu của mình, trao đổi ý kiến, nhận phản hồi từ cộng đồng khoa học, và tìm hiểu những tiến bộ mới nhất trong lĩnh vực của mình.

Hội thảo khoa học thường được tổ chức theo một chủ đề cụ thể hoặc trong một lĩnh vực nhất định, và có thể diễn ra ở cấp độ quốc gia hoặc quốc tế. Thông qua việc trình bày bài viết, thuyết trình, panel thảo luận và buổi hỏi đáp, hội thảo khoa học cung cấp một nền tảng để các nhà nghiên cứu chia sẻ kiến thức, đánh giá những ý tưởng mới, đề xuất các phương pháp nghiên cứu mới, và xây dựng hợp tác trong lĩnh vực khoa học.

Hội thảo khoa học thường được tổ chức theo một lịch trình cụ thể và bao gồm các phiên trình bày, báo cáo, và thảo luận. Các bài viết và tóm tắt của hội thảo thường được xuất bản trong các tạp chí khoa học hoặc tuyển tập hội thảo, từ đó đóng góp vào việc chia sẻ kiến thức và tiến bộ trong lĩnh vực nghiên cứu.

Hội thảo trực tuyến

Hội thảo trực tuyến, còn được gọi với cái tên Tiếng Anh là webinar, là một sự kiện được tổ chức thông qua mạng Internet, nơi người tham gia có thể tham gia vào cuộc trò chuyện, thảo luận và chia sẻ thông tin với nhau. Thông thường, hội thảo trực tuyến được tổ chức thông qua các nền tảng trực tuyến như Zoom, Demio, LiveStorm,…

Trong hội thảo trực tuyến, người tham gia có thể xem và nghe các bài giảng, thảo luận với người tham gia khác thông qua trò chuyện trực tuyến, hỏi đáp qua email hoặc chat, và thậm chí có thể tham gia vào các hoạt động tương tác khác nhau như khảo sát trực tuyến, trò chơi trực tuyến hoặc phỏng vấn trực tuyến.

Hội thảo trực tuyến mang lại nhiều lợi ích, bao gồm khả năng tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc đi lại, khả năng tham gia từ xa từ mọi nơi có kết nối Internet, và khả năng ghi lại và chia sẻ lại nội dung hội thảo sau khi kết thúc.

Xem thêm: Hội thảo trực tuyến là gì? TOP 5 phần mềm tổ chức hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp nhất

Phương pháp tổ chức hội thảo thành công

Một buổi hội thảo thành công cần lập kế hoạch cẩn thận, nội dung thông tin và nền tảng phù hợp để thu hút khán giả. Dưới đây là một số phương pháp mà Brandboost đề xuất cho việc tổ chức một buổi hội thảo:

Chọn địa điểm hoặc platform cho hội thảo

Bước đầu tiên cho bất kỳ bản kế hoạch tổ chức sự kiện nào cũng phải là bối cảnh phù hợp. Khi bạn đánh giá các lựa chọn về địa điểm hoặc platform (cho hội thảo trực tuyến), hãy cân nhắc:

• Khán giả của bạn: Họ là người trong nước hay ngoài nước? Họ đang gặp phải những vấn đề gì? Hội thảo của bạn dành cho những người tham gia bên ngoài hay nội bộ của công ty bạn?
• Công nghệ và thiết bị: Nếu bạn đang tổ chức webinar, hãy chọn một nền tảng cho phép bạn tùy chỉnh thương hiệu của mình, tương tác với khán giả và đơn giản hóa việc tham dự (ví dụ như Zoom, LiveStorm,..)
• Khả năng tiếp cận và hòa nhập: Đảm bảo rằng địa điểm hoặc nền tảng có thể tiếp cận được đối với tất cả người tham dự, kể cả người khuyết tật. Điều này bao gồm việc cung cấp các tùy chọn về phụ đề chi tiết (webinar) hoặc khả năng sử dụng xe lăn (trực tiếp).
• Tính năng báo cáo nâng cao: Nếu bạn đang sử dụng nền tảng tổ chức hội thảo trực tuyến, hãy đảm bảo nền tảng đó cho phép bạn đo lường hiệu suất sự kiện hội thảo và mức độ tương tác của người tham dự bằng các phân tích chi tiết.

Tạo một agenda chi tiết

Một agenda toàn diện cung cấp lộ trình rõ ràng cho sự kiện hội thảo của bạn, giúp hội thảo của bạn đi đúng hướng và diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là một số mục cần đưa vào agenda của bạn:

• Danh sách các chủ đề chính
• Người thuyết trình
• Thời gian bắt đầu và kết thúc
• Nghỉ giải lao và tiệc tea break
• Các yếu tố và phiên tương tác
• …

Bạn cũng có thể gửi trước chương trình làm việc cho những người tham dự để họ làm quen với lịch trình và có thể chuẩn bị trước một số câu hỏi. Và đừng quên cung cấp cho agenda cho event planner để ước tính thời gian cho mỗi mục và cũng để giúp đảm bảo rằng người phát biểu không vượt quá thời gian quy định của họ.

Tìm kiếm đội ngũ

Đội ngũ trong mơ của bạn sẽ giúp bạn biến tầm nhìn của bạn thành hiện thực, từ việc lập kế hoạch tổ chức hội thảo và thực hiện đến tương tác với khán giả. Vì vậy, hãy chọn họ một cách cẩn thận và giao cho họ trách nhiệm dựa trên các vai trò như:

• Diễn giả (speaker): Xem xét giữa keynote speaker và guest speaker để cung cấp nội dung phù hợp.
• Moderator: Điều hướng diễn biến của hội thảo, tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
• Trợ lý – asisstant: Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, quản lý các phiên hỏi đáp và hỗ trợ hậu cần.
• Event planner: Giám sát toàn bộ chương trình hội thảo, đảm bảo mọi thứ đều ổn.

Truyền thông cho hội thảo

Truyền thông cho chương trình hội thảo của bạn thông qua mạng xã hội và email marketing của bạn ít nhất hai tuần trước ngày diễn ra sự kiện. Phân chia danh sách email và phân phối nội dung hội thảo tới những người mà bạn cho rằng có khả năng chuyển đổi nhất.

Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ booking như thông cáo báo chí hay thậm chí là booking truyền hình để truyền thông cho sự kiện của mình. Tuy nhiên nếu hội thảo của bạn không phải là một sự kiện lớn thì việc này có lẽ không cần thiết. Hãy tập trung các kênh truyền thông nhỏ lẻ, không mất nhiều chi phí để tối ưu hóa ngân sách của chương trình hội thảo.

Lên kế hoạch content trong hội thảo

Trong suốt buổi hội thảo, hãy tạo ra những content thu hút những người tham gia của bạn bằng những cách sau:

• Tiến hành các cuộc khảo sát trực tiếp: Sử dụng tính năng thăm dò ý kiến ​​của các nền tảng webinar của bạn để đặt câu hỏi và thu hút khán giả của bạn vào cuộc trò chuyện.
• Chạy các phiên hỏi đáp (Q&A – Question and Answer): Hãy mời người tham gia đặt câu hỏi và dành thời gian cho các câu hỏi đó vào cuối chương trình hội thảo. Hiện nay, các phần mềm quản lý sự kiện thậm chí còn cho phép người tham dự bình chọn câu hỏi để bạn có thể dễ dàng ưu tiên hơn.
• Sử dụng breakout room: Nếu bạn đã từng học online hay sử dụng các phần mềm tạo cuộc họp trực tuyến có lẽ đã không còn xa lạ gì với breakout room đúng không nào. Việc chia phòng và sắp xếp người tham gia vào từng phòng một sẽ làm kích thích tính cạnh tranh cũng như tạo không khí thảo luận cho hội thảo của bạn.
• Minigame: Việc sử dụng minigame sự kiện có lẽ đã không còn mới nữa. Nhưng sử dụng nó làm sao để hiệu quả thì đó là cả một bài toán nan giải. Hãy tham khảo các hội thảo sẵn có trên các nền tảng chia sẻ video như Youtube, Facebook, Tiktok,… để xem cách các sự kiện trước triển khai. Sau đó, hãy đưa ra cho hội thảo của mình một minigame phù hợp nhất

Theo dõi và thu thập phản hồi từ người tham dự

Từ bài viết Quy trình tổ chức sự kiện của BrandBoost, chúng ta đều biết sự kiện được chia ra làm 3 giai đoạn đó là trước sự kiện, sau sự kiện và trong sự kiện. Vì vậy, không có khó khăn gì để nhận ra đây chính là một trong các công việc của giai đoạn sau sự kiện đúng không nào. Thế thì chúng ta sẽ làm gì ở bước này?

Đầu tiên, hãy liên hệ với tất cả những người tham dự và kể cả những người vắng mặt, cảm ơn họ đã quan tâm và gửi cho họ bản ghi của hội thảo trên web. Theo báo cáo của LiveStorm, 31% số người đăng ký tham gia nhưng không tham dự mà chỉ xem bản ghi lại của sự kiện. Vì vậy, phương pháp tương tác sau sự kiện là một cách tuyệt vời để thu hút sự quan tâm của khách hàng.

Cuối cùng, hãy theo dõi số liệu phân tích sự kiện của bạn để hiểu đối tượng của bạn, điều gì hoạt động tốt và điều gì bạn có thể cải thiện. Bạn có thể thu thập nó bằng cách gửi phiếu khảo sát cho khán giả trước sự kiện hoặc gửi qua email sau khi kết thúc hội thảo.

Xem thêm: Những món quà tặng hội nghị khách hàng ý nghĩa và độc đáo

Kết luận

Trên đây là toàn bộ những kiến thức về hội thảo mà BrandBoost tổng hợp được. Hội thảo là một cách tuyệt vời để giáo dục khán giả của bạn và thu hút nhiều khách hàng tiềm năng hơn. Khi bạn bắt đầu lên kế hoạch, hãy luôn sẵn sàng cho những thay đổi và vấn đề liên tục xảy ra trong quá trình tổ chức hội thảo của mình. Điều quan trọng nhất là bạn phải có khả năng thích ứng và sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề tiềm ẩn khi chúng phát sinh để đảm bảo bạn đang tổ chức một buổi hội thảo thành công và có giá trị.

Ngoài ra, bởi vì hội thảo là những sự kiện có mục đích cụ thể nên việc hợp tác với một nhóm event agency chuyên nghiệp thường là con đường tốt nhất. Một đội nhóm có trình độ sẽ có nhiều kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch hội thảo và sẽ được trang bị tốt hơn để thiết lập một môi trường thảo luận tích cực.

Với đội ngũ làm việc chuyên nghiệp từ Brandboost – bạn có thể yên tâm khi giao việc quản lý sự kiện lại cho chúng tôi. Quan trọng hơn hết, BrandBoost đảm bảo rằng mỗi người tham gia sẽ ra về với điều gì đó có giá trị. Hãy truy cập ngay Dịch vụ tổ chức hội thảo của chúng tôi để tham khảo ngay nhé!