Họp báo là gì? Quy trình tổ chức họp báo gồm những giai đoạn nào?

Trong môi trường truyền thông hiện đại, họp báo đã trở thành một hoạt động quan trọng và không thể thiếu trong việc truyền tải thông tin đến công chúng. Họp báo không chỉ là nơi để các nhà báo và phóng viên gặp gỡ, mà còn là cơ hội để các tổ chức, doanh nghiệp, chính phủ hoặc cá nhân chia sẻ thông tin, giải đáp câu hỏi và tạo mối quan hệ gần gũi với công chúng.

Vậy họp báo là gì? Quy trình tổ chức họp báo bao gồm các giai đoạn nào? Hãy cùng BrandBoost tìm hiểu chúng ngay trong bài viết này nhé. Bắt đầu thôi!

Họp báo là gì?

Họp báo – Tiếng Anh là Press conference hoặc news conference, đây là một sự kiện truyền thông được tổ chức với mục đích là phân phối những thông tin chính thức và trả lời các câu hỏi của giới truyền thông, nhằm thông báo cho giới truyền thông về những diễn biến mới nhất và đưa ra các tin tức kịp thời phù hợp.

Các cuộc họp báo cũng được công bố để giải đáp các vấn đề liên quan đến PR – quan hệ công chúng. Nó thường được chủ trì bởi ban quản lý điều hành, ban liên lạc báo chí hoặc nhân viên truyền thông, marketing của công ty.

Ưu và nhược điểm khi tổ chức họp báo

Họp báo cho phép doanh nghiệp kết nối với khách hàng một cách dễ dàng hơn. Tuy nhiên, bất cứ thứ gì đều có hai mặt của nó. Hãy cùng BrandBoost tìm hiểu xem đâu và ưu điểm cũng như nhược điểm của loại hình sự kiện này nhé.

Ưu điểm

• Khi một công ty tổ chức họp báo, họ có cơ hội trình bày một câu chuyện thương hiệu, một tin tức dưới góc độ thuận lợi nhất có thể. Bằng cách tận dụng cơ hội để đưa ra các thông báo công khai trước khi các thông tin khác của doanh nghiệp bị rò rỉ và vượt quá tầm kiểm soát, các công ty có thể đón đầu được những tin tức tiêu cực và thể hiện độ uy tín của thương hiệu.
• Họp báo cũng có thể được các công ty nhỏ, ít tên tuổi sử dụng để nâng cao vị thế của họ trên các phương tiện truyền thông. Vì vậy, hãy tận dụng các tài liệu liên quan như thông cáo báo chí hoặc quảng cáo trên các kênh mạng xã hội để giúp các hãng thông tấn đưa tin về các sự kiện của công ty dễ dàng hơn.
• Bằng cách đạt được mức độ phủ sóng trên các phương tiện truyền thông, một công ty có thể đạt được sự công nhận và nhận diện thương hiệu lớn hơn trên thị trường. Nó sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với việc chi tiền cho một chiến dịch quảng cáo rộng rãi.

Nhược điểm

Một nhược điểm chí mạng khi sử dụng các đơn vị báo chí là cho dù họp báo có thành công đến đâu, các nhà báo vẫn luôn có thể tìm ra cách bóp méo ngôn từ, dẫn đến việc họ trình bày sai những gì doanh nghiệp muốn nói. Điều đó khiến cho một cuộc họp báo rất dễ xảy ra sai sót và dẫn đến kết quả trái ngược với mong muốn. Điều này đặc biệt đúng nếu họp báo cần phải trả lời số lượng câu hỏi lớn từ các đơn vị truyền thông. Thông thường, các nhà báo sẽ đặt câu hỏi với mục đích hy vọng người trả lời sẽ sơ suất và nói điều gì đó gây tranh cãi.

Khi nào cần tổ chức họp báo ?

Cuộc họp báo là một kênh truyền thông hiệu quả để các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân truyền tải thông tin quan trọng đến với công chúng. Cũng giống như là một công cụ quan trọng giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng một cách hiệu quả. Dưới đây là một số lý do mà các công ty lựa chọn tổ chức họp báo:

• Trả lời các tin tức liên quan đến doanh nghiệp
• Khủng hoảng doanh nghiệp
• Thông báo về việc ra đi hoặc bổ sung người điều hành mới
• Ra mắt cơ sở sản xuất mới
• Thông báo về việc launching sản phẩm mới
• Merger and acquisition – M&A (sáp nhập và mua lại)

Việc tổ chức được một cuộc họp báo là đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ xuất hiện trên truyền thông. Từ đó, doanh nghiệp có thể đạt được sự công nhận từ giới công chúng, giúp tăng nhận diện thương hiệu hơn trên thị trường và tối ưu được mức chi phí so với việc thực hiện một chiến dịch quảng cáo rộng rãi, tốn nhiều chi phí khác.

Các loại họp báo phổ biến

Họp báo khủng hoảng truyền thông

Họp báo khủng hoảng truyền thông (crisis communication press conference) là một cuộc họp giữa các nhà báo, phóng viên và các thành viên quan trọng khác trong ngành truyền thông để đối mặt với một tình huống khủng hoảng truyền thông nghiêm trọng.

Mục tiêu của cuộc họp báo khủng hoảng truyền thông là cung cấp thông tin, giải đáp câu hỏi, và đảm bảo rằng thông tin chính xác và đáng tin cậy được truyền đạt cho công chúng trong thời gian khẩn cấp hoặc trong một tình huống có thể gây rối lên hình ảnh và uy tín của tổ chức hoặc cá nhân liên quan.

Trong cuộc họp báo khủng hoảng truyền thông, các thành viên quan trọng có thể bao gồm các nhà điều hành cấp cao của tổ chức, các chuyên gia truyền thông, luật sư, và nhân viên quan trọng khác có trách nhiệm quản lý vấn đề truyền thông. Cuộc họp này cung cấp một cơ hội để dẹp tan những tin đồn, giải thích các vấn đề phức tạp hoặc nhạy cảm, và đưa ra thông điệp chính xác và nhất quán.

Họp báo khủng hoảng truyền thông của Vietnam Airline trong vụ 4 tiếp viên mang ma túy từ Pháp về Việt Nam năm 2023 (Nguồn: Youtube “Báo Tuổi Trẻ”)

Họp báo ra mắt sản phẩm mới

Họp báo ra mắt sản phẩm mới (product launch press conference) là một sự kiện tổ chức nhằm giới thiệu và giới công chúng về một sản phẩm mới của một công ty hoặc tổ chức. Thông qua kịch bản lễ ra mắt sản phẩm đã được soạn từ trước, công ty có thể chia sẻ thông tin chi tiết về sản phẩm, tính năng, ưu điểm, và cung cấp cho giới truyền thông cơ hội để đặt câu hỏi và tạo ra sự quan tâm từ công chúng.

Họp báo là một trong những giai đoạn quan trọng trong kế hoạch ra mắt sản phẩm mới tổng thể và thường được tổ chức bởi bộ phận truyền thông của công ty và thường có sự tham gia của các nhà báo, phóng viên, blogger, và các chuyên gia trong lĩnh vực tương ứng. Công ty sẽ thường cung cấp cho người tham dự một bản tường thuật hoặc tài liệu liên quan để giúp họ hiểu rõ hơn về sản phẩm.

Họp báo ra mắt sản phẩm mới của Yamaha Motor Vietnam (Nguồn: Youtube “Yamaha Motor Vietnam”)

Họp báo thay đổi nhân sự cấp cao

Họp báo thay đổi nhân sự cấp cao là một cuộc họp được tổ chức để thông báo về các thay đổi quan trọng trong đội ngũ nhân sự cấp cao của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đây là một hoạt động thông báo công khai cho phép tổ chức chia sẻ thông tin về việc thay đổi các vị trí quan trọng, bổ nhiệm, hoặc thay đổi người đảm nhận các vai trò quan trọng trong công ty.

Mục tiêu của họp báo thay đổi nhân sự cấp cao là cung cấp thông tin đáng tin cậy và chính xác về những sự thay đổi quan trọng trong lãnh đạo và quản lý của tổ chức. Điều này giúp tạo ra sự minh bạch và tin tưởng từ cộng đồng kinh doanh, cổ đông và nhân viên trong công ty.

Trong cuộc họp báo này, người phát ngôn của tổ chức sẽ thông báo về các thay đổi cụ thể, bao gồm việc bổ nhiệm hoặc thay đổi các vị trí quan trọng như CEO, giám đốc điều hành, hoặc các vị trí quản lý khác. Thông tin về kinh nghiệm và thành tựu của những người được bổ nhiệm mới có thể được giới thiệu để làm rõ quyết định và tạo niềm tin.

Quy trình tổ chức họp báo chi tiết

Để có thể đưa ra một quy trình bài bản, người ta chia một cuộc họp báo ra làm ba giai đoạn bao gồm Trước họp báo, Trong họp báo và Sau họp báo.

Giai đoạn 1: Trước họp báo (Before the press conference)

Có nhiều trường hợp doanh nghiệp sẽ cần tổ chức họp báo gấp trong vòng 12 tiếng – 1 ngày. Tuy nhiên, nếu bạn có thời gian chuẩn bị, hãy bắt đầu lên kế hoạch ít nhất một hoặc hai tuần trước khi cuộc họp báo diễn ra. Các bước sau đây sẽ giúp bạn lập kế hoạch cho cuộc họp báo của mình:

Xác định thông điệp muốn truyền tải

Xác định thông điệp chính mà doanh nghiệp của bạn đang cố gắng truyền tải tới khách hàng. Mục tiêu của bạn có thể là tổ chức lễ ra mắt sản phẩm hoặc làm sáng tỏ hơn các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp gần đây (chỉ trích, các tin đồn thất thiệt),… Dù thông điệp là gì thì cũng nên tóm tắt rõ ràng từ 3-5 ý chính cho báo chí để họ có thể dễ dàng nắm rõ thông tin về sự kiện của bạn.

Lên kế hoạch về thời gian tổ chức

Ở giai đoạn này, bạn sẽ cần xác định ngày giờ cho họp báo và đảm bảo nó không cùng giờ với các sự kiện âm nhạc hay truyền thông lớn khác. Một cách để xác định mình có bị “đụng hàng” với các đơn vị khác hay không là kiểm tra với các kênh truyền thông địa phương và các website về sự kiện lớn, họ sẽ cho bạn biết biết liệu cuộc họp báo của doanh nghiệp có xung đột với các cuộc họp báo khác hay không. Dưới đây là một số mẹo khác để lên lịch họp báo:

• Thứ Ba, Thứ Tư và Thứ Năm là những ngày tốt nhất cho họp báo vì chúng được coi là những ngày đưa tin chậm hơn. Hãy cố gắng tổ chức sự kiện vào một trong những ngày này nếu có thể.
• Thời gian tốt nhất để lên lịch họp báo là từ 10 giờ sáng đến 11 giờ sáng, để đảm bảo giới truyền thông đưa tin tối đa. Nếu bạn lên lịch muộn hơn, bạn có nguy cơ bỏ lỡ các trang tin tức buổi tối.
• Hãy nhớ rằng bạn đang cạnh tranh với tất cả các tin tức khác trong ngày, nên đừng quá lo lắng nếu mọi người không có mặt.

Chọn địa điểm

Đảm bảo bạn chọn địa điểm tổ chức họp báo có đủ chỗ đậu xe và không quá xa để phóng viên di chuyển. Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm các trung tâm tổ chức sự kiện ở gần các nơi sầm uất và đặt các POSM hay quảng cáo ngoài trời để thu hút sự chú ý của người dân địa phương.

Xác định đội ngũ nhân sự

Ở giai đoạn này của quá trình lập kế hoạch, bạn sẽ cần đưa đội ngũ của mình tham gia vào cuộc họp báo. Mội số vị trí phổ biến như:

• Người dẫn chương trình (MC): Thường là người có trách nhiệm điều phối cuộc họp báo, giới thiệu các diễn giả và đảm bảo sự suôn sẻ của quá trình.
• Diễn giả (Speaker): Các diễn giả là những người được chọn để đại diện cho tổ chức, doanh nghiệp hoặc nhóm trong cuộc họp báo. Họ có nhiệm vụ trình bày thông tin, trả lời câu hỏi và tương tác với các phóng viên và khán giả.
• Nhà báo/Phóng viên: Những người này đại diện cho các phương tiện truyền thông và có nhiệm vụ thu thập thông tin, đặt câu hỏi và báo cáo về cuộc họp báo.
• Biên tập viên: Có thể có một số biên tập viên tham gia để kiểm tra và chỉnh sửa các thông điệp, nội dung hoặc câu trả lời trước khi được công bố.
• Nhân viên hỗ trợ kỹ thuật: Những người này đảm nhận việc thiết lập và vận hành các thiết bị âm thanh, ánh sáng và truyền thông để đảm bảo các phần tử kỹ thuật trong cuộc họp báo hoạt động trơn tru.
• Quản lý sự kiện: Trong các sự kiện lớn, có thể có những event planner hoặc nhân viên tổ chức sự kiện tham gia để đảm bảo sự diễn ra suôn sẻ của cuộc họp báo từ góc nhìn tổ chức.

Đội ngũ nhân sự tham gia cuộc họp báo có thể khác nhau tùy thuộc vào tổ chức hoặc sự kiện cụ thể. Ví dụ như họp báo khủng hoảng, sẽ có các vị trí khác như người phát ngôn, đội ngũ xử lý khủng hoảng,…

Liên hệ đến các phương tiện truyền thông

Bước đầu tiên trong việc liên hệ với giới truyền thông là tạo ra một danh sách gửi mail đầy đủ, bao gồm các biên tập viên phụ trách tại các đài truyền hình, giám đốc tin tức tại các đài phát thanh và đầu báo lớn. Ngoài ra, còn có những phóng viên bạn đã từng làm việc cùng trước đây, những mối liên hệ trên các phương tiện truyền thông mà bạn có thể có và những phóng viên có thể đã đưa tin về vấn đề này trong những tháng gần đây.

Nếu tổ chức của bạn đã từng làm việc với giới truyền thông trước đây thì bạn nên có quan hệ cá nhân với một số người trong giới. Nếu bạn chưa kết nối được những mối quan hệ đó thì đây là thời điểm tốt để bắt đầu.

Bạn cũng sẽ muốn phải chuẩn bị và gửi thông cáo báo chí trước khoảng một tuần để thông báo cho giới truyền thông về nội dung họp báo. Ngoài ra, tư vấn báo chí – press advisory cũng là một sự lựa chọn không tồi. Về khái niệm, tư vấn báo chí tương tự như thông cáo báo chí, điểm khác biệt là tư vấn báo chí có thể được sử dụng để cung cấp thông tin cơ bản cho các mối quan hệ truyền thông của bạn.

Theo dõi các đơn vị truyền thông

Sau khi bạn và nhóm của bạn gửi thông cáo báo chí cho giới truyền thông qua email hoặc các nền tảng liên hệ khác, bạn sẽ phải theo dõi tình hình của thông cáo bằng cách liên hệ qua điện thoại với các cơ quan truyền thông lớn.

Nếu sử dụng press advisory, hãy gửi nó trong vòng ba ngày trước khi diễn ra họp báo, sau đó bắt đầu liên lạc qua điện thoại với những người mà bạn đã gửi press advisory (nếu họ nói rằng họ chưa nhận được, hãy đề nghị gửi bản trực tiếp tại hội trường hoặc gửi email qua cho họ).

Tạo press kit

Press kit là một tập tài liệu cung cấp cho các phóng viên thông tin cơ bản về vấn đề hoặc chương trình của bạn. Press kit rất hữu ích nếu doanh nghiệp có đủ khả năng chi trả. Thông thường, Press kit phải có những nội dung sau:

• Danh sách những người tham gia họp báo.
• Một thông cáo báo chí nêu rõ quan điểm của doanh nghiệp về vấn đề này, những điểm nổi bật của cuộc họp báo và một số trích dẫn từ những người tham gia.
• Thông tin cơ bản về vấn đề (ví dụ: số liệu thống kê, bối cảnh lịch sử, diễn biến của khủng hoảng truyền thông,…)
• Một vài bức ảnh.
• Các tin tức liên quan từ các tờ báo có uy tín (ví dụ: New York Times, Wall Street Journal, v.v.).
• Sắp xếp bộ tài liệu lại với nhau: Thông cáo báo chí nằm ở phía bên phải của tập tài liệu và các thông tin khác sẽ nằm ở phía bên trái của thư mục.

Kiểm tra hội trường (hay nơi tổ chức họp báo)

Có một số điều bạn có thể làm để kiểm tra nơi bạn sắp tổ chức họp báo:

• Kiểm tra vị trí ổ cắm điện cho micrô và đèn.
• Hãy bố trí căn phòng một chiếc bàn đủ dài để tất cả những người phát ngôn của bạn có thể ngồi cùng với danh thiếp.
• Cung cấp đủ chỗ ngồi trong phòng cho phóng viên và đủ chỗ cho các thiết bị hỗ trợ của họ (ví dụ: máy ảnh, micrô).
• Kiểm tra màn hình led, backdrop sân khấu.
• Bục cho người phát ngôn, có logo của doanh nghiệp là một điểm cộng
• Chuẩn bị sẵn cà phê, trà, nước và bất kỳ đồ uống giải khát nào khác

Giai đoạn 2: Trong họp báo (At the Press Conference)

Sau khi lên kế hoạch trong một khoảng thời gian dài, thì ngày trọng đại cuối cùng cũng đã đến, có một số điều doanh nghiệp có thể làm để giúp cuộc họp báo của bạn diễn ra suôn sẻ nhất có thể.

• Khu vực checkin: đón tiếp khách mời và các phóng viên
• Kiểm tra thông tin phóng viên cùng với đơn vị truyền thông của họ
• Phân phát press kit đến các phóng viên
• Đặt khách mời ở phía sau bàn của các phóng viên đang ngồi
• Bắt đầu đúng giờ – không muộn hơn quá 5 phút sau thời gian đã lên lịch
• Recap lại sự kiện để sử dụng cho phương tiện truyền thông trong giai đoạn sau họp báo
• Yêu cầu các speaker chỉ nên trình bày không quá 3-5 phút, nêu 3-5 điểm chính của nội dung phát biểu.
• Trả lời câu hỏi báo chí
• …

Giai đoạn 3: Sau sự kiện (After the Press Conference)

Trong phạm vi có thể, hãy liên hệ đến các cá nhân, người đại diện của các cơ quan truyền thông lớn. Hãy gửi thông cáo báo chí và press kit cho những người này. Ngoài ra, hãy gửi nguồn cấp dữ liệu âm thanh, video recap hoặc cố gắng lên lịch phỏng vấn với phóng viên và một trong số những phóng viên tham gia cuộc họp báo. Bằng cách xem qua các thông tin mà phóng viên cung cấp ở giai đoạn 2, bạn sẽ có thể xác định được đơn vị truyền thông nào không tham gia sự kiện.

Kết luận

Họp báo là một công cụ truyền thông hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và tổ chức. Tuy nhiên, để tổ chức một buổi họp báo thành công, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo và tuân thủ những nguyên tắc nhất định.

Hy vọng những chia sẻ của BrandBoost trong bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về việc tổ chức họp báo. Còn bây giờ thì xin chào và hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo.