Event planner là gì? Mô tả công việc và mức lương của một event planner

Sự kiện là một dịp đặc biệt trong cuộc sống, nơi mọi người có thể tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ và chia sẻ niềm vui cùng nhau. Tuy nhiên, việc tổ chức một sự kiện thành công không phải là điều dễ dàng. Đó là lý do tại sao nhà tổ chức sự kiện (event planner) trở thành một ngành nghề ngày càng phát triển và cần thiết. Ngày hôm nay, hãy cùng BrandBoost tìm hiểu tất tần tật để xem thật ra, event planner là gì nhé. Bắt đầu thôi.

Event planner là gì?

Event planner tiếng Việt là người lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Như tên gọi của nó, đây là vị trí lên kế hoạch để tổ chức và thực hiện nhiều loại sự kiện khác nhau, từ các cuộc tụ họp nhỏ đến hội thảo và cả đám cưới quy mô lớn.

Vai trò chính của event planner là đảm bảo rằng mọi khía cạnh của sự kiện đều được lên kế hoạch tỉ mỉ và thực hiện hoàn hảo để tạo ra trải nghiệm đáng nhớ cho người tham dự. Các event planner làm việc chặt chẽ với khách hàng để hiểu các yêu cầu, mục tiêu cụ thể và hạn chế về ngân sách của họ, sau đó sử dụng kiến ​​thức chuyên môn của mình để biến những tầm nhìn đó thành hiện thực.

Trách nhiệm của event planner rất đa dạng và bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau. Họ chịu trách nhiệm lựa chọn và đặt địa điểm phù hợp, quản lý hậu cần như vận chuyển và chỗ ở, phối hợp với các nhà cung cấp, giám sát việc trang trí và lên ý tưởng cho concept sự kiện, tạo ra các mốc thời gian chi tiết và quản lý ngân sách.

Ngoài ra, event planner thường hỗ trợ việc marketing và quảng cáo để thu hút người tham dự và đảm bảo giao tiếp hiệu quả trong toàn bộ quy trình của sự kiện. Với kỹ năng tổ chức mạnh mẽ, chú ý đến chi tiết, tính sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề, event planner đóng một vai trò quan trọng trong việc tổ chức các sự kiện thành công và đáng nhớ.

Event planner chia thành những loại nào?

Tùy thuộc vào môi trường làm việc và tính chất của sự kiện, event planner được chia thành nhiều loại khác nhau. Bao gồm:

• Wedding Planner: Wedding planner là người chuyên tổ chức đám cưới và các sự kiện liên quan đến tiệc cưới của cô dâu và chú rể. Họ hỗ trợ các cặp đôi lên kế hoạch cho mọi khía cạnh của đám cưới, bao gồm lựa chọn địa điểm, phục vụ ăn uống, trang trí, giải trí và điều phối các nhà cung cấp. Những Wedding Planner phải đảm bảo rằng kế hoạch của cặp đôi sẽ trở thành hiện thực và ngày cưới diễn ra suôn sẻ.
• Corporate Event Planner: Đây là vị trí chuyên tập trung vào việc tổ chức các sự kiện cho các doanh nghiệp. Họ xử lý các lễ khai trương, lễ khánh thành, giới thiệu sản phẩm,… của công ty. Họ hợp tác chặt chẽ với các doanh nghiệp để hiểu mục tiêu và mục tiêu của họ, đồng thời tạo ra các sự kiện phù hợp với thương hiệu và truyền tải được thông điệp của họ.
• Social Event Planner: Các social event planner phục vụ các lễ kỷ niệm cá nhân như sinh nhật, ngày kỷ niệm, đoàn tụ gia đình và các cuộc tụ họp riêng tư khác như tổ chức lễ kỷ niệm doanh nghiệp. Họ làm việc trực tiếp với khách hàng để lập kế hoạch và thực hiện những sự kiện này, quản lý tất cả công tác hậu cần, điều phối các nhà cung cấp, nhằm tạo ra trải nghiệm đáng nhớ cho người tham dự.
• Non-Profit Event Planner: Công việc này thường sẽ không phù hợp với nhiều người bởi vì tính chất lương bổng của nó. Non-Profit Event Planner tập trung vào việc tổ chức các sự kiện cho các tổ chức phi lợi nhuận để gây quỹ, nâng cao nhận thức hoặc tôn vinh thành tích. Họ thường làm việc với ngân sách hạn chế và cộng tác với các nhà tài trợ, tình nguyện viên và đối tác cộng đồng để lên kế hoạch cho các buổi dạ tiệc từ thiện, đấu giá gây quỹ, buổi hòa nhạc từ thiện và các sự kiện phi lợi nhuận khác.
• Conference/Convention Planner: Đây là vị trí dành cho những người chuyên về các sự kiện quy mô lớn bao gồm nhiều phiên, hội nghị, triển lãm và cơ hội kết nối,.. Họ xử lý hậu cần, lựa chọn địa điểm, điều phối diễn giả, đăng ký và quản lý người tham dự để đảm bảo một hội nghị trở nên thành công và hấp dẫn.
• Trade Show/Exhibition Planner: Công việc này liên quan đến triển lãm thương mại dành riêng cho ngành, nơi các công ty có thể giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của mình. Họ điều phối việc bố trí gian hàng, đăng ký triển lãm, sơ đồ mặt bằng, hoạt động quảng cáo và hậu cần để tạo ra một môi trường hiệu quả và hấp dẫn cho các nhà triển lãm và người tham dự.
• Destination Event Planner: Đây là vị trí yêu cầu nhiều kỹ năng nhất khi mà người lên kế hoạch sẽ chuyên tổ chức các sự kiện tại các địa điểm cụ thể cách xa quê hương hoặc quốc gia của khách hàng. Họ rất thành thạo trong công tác hậu cần sắp xếp các sự kiện trong những bối cảnh xa lạ, bao gồm lựa chọn địa điểm, sắp xếp việc đi lại, chỗ ở và điều phối nhà cung cấp địa phương.

Mô tả công việc của Event planner

Nhiệm vụ và trách nhiệm của event planner có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình và quy mô của sự kiện cũng như nhu cầu cụ thể của khách hàng. Tuy nhiên, đây là một số công việc chung mà một event planner thường có:

• Tư vấn ban đầu: event planner sẽ gặp khách hàng để thảo luận về mục tiêu sự kiện, tầm nhìn, ngân sách và các yêu cầu cụ thể của họ. Họ thu thập tất cả các thông tin cần thiết để hiểu được mong đợi và mục tiêu của khách hàng.
• Lên ý tưởng và thiết kế sự kiện: Các nhà tổ chức sự kiện làm việc với khách hàng để phát triển ý tưởng và thiết kế sáng tạo cho sự kiện. Điều này bao gồm việc chọn chủ đề, minigame, trang trí, về dress code cho người tham dự tiệc hay tính thẩm mỹ tổng thể phù hợp với tầm nhìn của khách hàng và mục tiêu sự kiện.
• Quản lý ngân sách: Event planner chịu trách nhiệm tạo và quản lý bảng dự trù kinh phí cho sự kiện. Họ phân bổ kinh phí cho các khía cạnh khác nhau như thuê địa điểm, phục vụ ăn uống, giải trí hoặc quà tặng trong sự kiện và marketing. Họ cũng theo dõi chi phí để đảm bảo chúng nằm trong mức được phân bổ ngân sách.
• Lựa chọn và điều phối địa điểm: Event planner nghiên cứu và đề xuất các địa điểm phù hợp cho sự kiện dựa trên yêu cầu của khách hàng. Họ đàm phán hợp đồng, điều phối các chuyến tham quan địa điểm và xử lý tất cả các khía cạnh hậu cần, bao gồm sắp xếp chỗ ngồi, thiết bị nghe nhìn, foyer và hỗ trợ kỹ thuật.
• Quản lý nhà cung cấp: Người tổ chức sự kiện làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau như nhà cung cấp thực phẩm, người bán hoa, nhiếp ảnh gia và nghệ sĩ giải trí. Họ xử lý việc lựa chọn, đàm phán và điều phối các nhà cung cấp này, đảm bảo rằng họ cung cấp dịch vụ của mình đúng thời gian và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của sự kiện.
• Quản lý dòng thời gian và lịch trình: Người lập kế hoạch sự kiện tạo ra agenda và timeline cho tất cả các hoạt động liên quan đến sự kiện. Họ đảm bảo rằng mọi thứ được tổ chức và diễn ra suôn sẻ, điều phối việc thiết lập, diễn tập, thuyết trình của diễn giả, kịch bản MC, trò chơi giải trí và bất kỳ yếu tố nào khác của sự kiện.
• Quản lý sự kiện tại chỗ: Event planner giám sát việc thực hiện sự kiện vào các ngày diễn ra sự kiện. Họ phối hợp với các nhà cung cấp, quản lý hậu cần, khắc phục sự cố và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Họ chịu trách nhiệm xử lý mọi tình huống bất ngờ hoặc trường hợp khẩn cấp có thể phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện.
• Đánh giá sau sự kiện: Sau sự kiện, event planner tiến hành đánh giá sau sự kiện để đo lường sự thành công của sự kiện, thu thập phản hồi từ khách hàng và người tham dự, đồng thời xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Họ cũng xử lý các nhiệm vụ sau sự kiện như hoàn tất các khoản thanh toán cho nhà cung cấp và cung cấp báo cáo sự kiện toàn diện cho khách hàng.

Event Planner học ngành gì?

Hiện nay, các trường đại học tại Việt Nam đã bắt đầu phổ biến ngành tổ chức sự kiện. Bạn có thể tham khảo các ngành như: PR, quản lý sự kiện, quản trị sự kiện, đạo diễn, ngành truyền thông, quản trị kinh doanh, quản lý nhà hàng,khách sạn, marketing, quản trị sự kiện và lễ hội hay đạo diễn sự kiện,..

Đối với khối thi, hiện nay, ngành quản lý sự kiện này được các trường đại học, cao đẳng xét tuyển với các khối thi trọng điểm như:

• A00: Vật lý, Hóa học, Toán học
• A01: Toán học, Vật lý, Anh văn
• C00: Ngữ Văn, Lịch sử, Địa lý
• D00: Ngữ Văn, Tiếng Anh, Toán học

Nếu như bạn vẫn chưa hiểu về ngành tổ chức sự kiện, hãy tham khảo ngay: Tổng quan ngành tổ chức sự kiện: Mức lương? Học gì? Trường nào?

Những kỹ năng cần có để trở thành một event planner thành công

Dưới đây là một số kỹ năng hữu ích mà một event planner sẽ cần để thành công trong sự nghiệp của mình:

• Chú ý đến từng chi tiết: Một số người bảo rằng đừng chú trọng tiểu tiết, tuy nhiên, đối với event planner thì việc xác định và sửa các chi tiết nhỏ quan trọng hơn những thứ gì khác. Điều này có thể bao gồm cách viết đúng tên và sở thích ăn uống của khách.
• Kỹ năng tổ chức: Điều cần thiết đối với event planner là phải có tính tổ chức cao. Điều này cho phép họ có thể theo dõi nhiều nhiệm vụ, nhà cung cấp và danh sách việc cần làm trong khi vẫn khiến khách hàng hài lòng.
• Networking: Ngành tổ chức sự kiện chủ yếu dựa vào con người và dựa trên mối quan hệ, cho nên điều quan trọng đối với người lập kế hoạch sự kiện là phải có mạng lưới gồm những người khác nhau trong ngành để có thể hợp tác tạo ra những sự kiện thành công, đáng nhớ. Điều này bao gồm các nhiếp ảnh gia, người cung cấp thực phẩm, ban nhạc, nhân viên trung tâm hội nghị, nhân viên sảnh lễ tân, nhân viên âm thanh, hình ảnh,..
• Kỹ năng giao tiếp: Event planner sử dụng kỹ năng giao tiếp để có thể hiểu những gì khách hàng đang hỏi và chia sẻ ý tưởng cũng như đề xuất của riêng họ. Giao tiếp hiệu quả giúp giảm thiểu các vấn đề để đảm bảo sự kiện thành công.
• Sáng tạo: Tính sáng tạo là điều cần thiết khi lập kế hoạch cho sự kiện vì những công việc như thiết kế sự kiện, lên ý tưởng trang trí sự kiện hợp lý, đáp ứng ngân sách nhỏ yêu cầu tính sáng tạo rất cao. Những kỹ năng này có thể giúp người lập kế hoạch phát triển những trải nghiệm độc đáo cho khách hàng của họ. Đặc biệt, một kịch bản tổ chức sự kiện hay có khả năng giúp họ khác biệt với những người lập kế hoạch khác.
• Kỹ năng giao tiếp nội bộ: Event planner và đội ngũ event executive sẽ dựa vào kỹ năng giao tiếp nội bộ để xây dựng và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp, khách hàng và những người khác trong ngành. Điều này giúp họ hiểu rõ hơn về người mà họ đang làm việc cùng và tránh các vấn đề tiềm ẩn trong ngày diễn ra sự kiện.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Các sự kiện thường diễn ra theo một lịch trình chặt chẽ nhưng khó tránh khỏi những tình huống bất ngờ. Điều quan trọng là event planner phải tháo vát và linh hoạt để có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và đưa ra giải pháp hợp lý.
• Kỹ năng máy tính: Lập kế hoạch sự kiện có thể yêu cầu sử dụng nền tảng nhắn tin tức thời, phần mềm quản lý sự kiện hoặc các chương trình xử lý khác để sắp xếp mọi thông tin. Việc hiểu cách sử dụng mạng xã hội để quảng bá sự kiện và kết nối mạng lưới của họ với những người khác cũng rất hữu ích.
• Đàm phán: Các event planner thường chịu trách nhiệm đảm bảo hợp đồng cho khách hàng của họ với các nhà cung cấp khác nhau. Kỹ năng đàm phán xuất sắc giúp họ đạt được thỏa thuận về mức giá hợp lý cho các dịch vụ được yêu cầu.

Mức lương của event planner

Ở Việt Nam, mức lương của một event planner được trả dựa vào kinh nghiệm của nhân viên, cụ thể:

• Nhân viên mới ra trường: 6.000.000 – 7.000.000 đồng/tháng
• Nhân viên có kinh nghiệm từ 1 – 1,5 năm: 8.500.000 -10.000.000 đồng/tháng
• Nhân viên có kinh nghiệm từ 2 năm (Supervisor hoặc Team leader): 12.000.000 – 18.000.000 đồng/tháng
• Trưởng phòng event: 20.000.000 – 35.000.000 đồng/tháng
• Event freelancer: 20.000.000 đến trên 50.000.000 đồng/tháng (tùy vào khả năng của freelancer)

Không có con số cụ thể cho từng vị trí. Tuy nhiên, tin vui dành cho những ai đang theo nghành sự kiện là theo Cục Thống kê Lao động (BLS) thuộc Bộ Lao động Hoa Kỳ, dự tính số lượng công việc ngành sự kiện sẽ tăng 18% trong khoảng thời gian từ 2021 đến 2031.

Tham khảo các công việc liên quan đến sự kiện khác:

• Event coordinator là gì? Mô tả công việc và mức lương của điều phối viên sự kiện
• Event excutive là gì? Công việc của một nhân nhân tổ chức sự kiện
• Event logistics là gì? Mô tả công việc và mức lương của hậu cần sự kiện

Kết luận

Như vậy, nhà tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là những người giúp bạn tổ chức một buổi tiệc hay một sự kiện nhỏ. Họ là những người bạn đồng hành, người sẽ giúp bạn biến những ý tưởng và mong muốn thành hiện thực. Với sự chuyên nghiệp, tận tâm và khả năng sáng tạo, nhà tổ chức sự kiện sẽ mang đến cho bạn một trải nghiệm sự kiện tuyệt vời và đáng nhớ.

Đến đây cũng là kết thúc cho bài viết lần này. Xin chào và hẹn gặp lại ở những bài viết tiếp theo!