Event logistics là gì? Mô tả công việc và mức lương của hậu cần sự kiện

Hiện nay, tổ chức sự kiện không chỉ là việc kết hợp các yếu tố vật chất mà còn đòi hỏi sự sáng tạo, kỹ năng quản lý và khả năng giải quyết vấn đề để tạo ra trải nghiệm đáng nhớ và thành công cho các khách hàng. Event logistics đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và vận hành các sự kiện ngày nay. Hãy đọc thêm bài viết dưới đây của Brand Boost để biết thêm chi tiết về lĩnh vực này.

Event Logistics Là Gì?

Event logistics – tiếng Việt là hậu cần sự kiện, đây là tập hợp các hoạt động lên kế hoạch, tổ chức và quản lý các nguồn lực vật chất, con người, thời gian để đảm bảo một sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

Event Logistics là lĩnh vực quản lý tất cả các yếu tố cần thiết để tổ chức và thực hiện một sự kiện thành công. Nó bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức sự kiện và điều phối các hoạt động và tài nguyên liên quan đến sự kiện. Event Logistics đảm bảo rằng mọi khía cạnh của sự kiện được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả, từ giai đoạn chuẩn bị cho đến khi sự kiện kết thúc. 

Tại sao Event Logistics lại quan trọng?

Event Logistics là một phần thiết yếu trong việc tổ chức sự kiện, và sự quan trọng của nó không thể bị xem nhẹ. Dưới đây là các lý do chính giải thích tại sao Event Logistics lại quan trọng:

Đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru

Event Logistics giúp quản lý tất cả các yếu tố liên quan đến sự kiện, từ chuẩn bị không gian, thiết bị, đến quản lý thời gian. Điều này giúp đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ và không gặp phải sự cố không mong muốn. Đồng thời tổ chức và điều phối các hoạt động và nguồn lực một cách hiệu quả giúp sự kiện diễn ra đúng tiến độ và đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Tối ưu hóa chi phí

Việc lập kế hoạch và quản lý logistics giúp kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ. Bạn có thể theo dõi các khoản chi và điều chỉnh kế hoạch, dự trù kinh phí tổ chức để tránh lãng phí. Hãy tìm kiếm và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ, thiết bị và nguyên liệu với chi phí hợp lý mà vẫn đảm bảo chất lượng.

Tăng tính chuyên nghiệp

Một sự kiện được tổ chức bài bản và có kế hoạch chu đáo tạo ấn tượng chuyên nghiệp và tích cực đối với khách mời và các bên liên quan. Việc tổ chức một sự kiện có sự quản lý logistics tốt giúp đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên và tình nguyện viên được đào tạo và chuẩn bị kỹ lưỡng, nâng cao chất lượng dịch vụ và sự chuyên nghiệp.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết email mời tham gia sự kiện chi tiết

Giảm thiểu rủi ro

Event Logistics bao gồm việc chuẩn bị các kế hoạch dự phòng và các phương án xử lý sự cố, giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo rằng sự kiện có thể tiếp tục diễn ra nếu có sự cố xảy ra. Đảm bảo các biện pháp an toàn và sức khỏe được thực hiện, giảm thiểu nguy cơ xảy ra tai nạn hoặc vấn đề sức khỏe trong suốt sự kiện.

Tóm lại, Event Logistics là nền tảng giúp tổ chức và thực hiện sự kiện một cách thành công và hiệu quả. Nó ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của sự kiện, từ quản lý chi phí, bảo đảm an toàn, đến tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách mời.

Mô tả công việc của một event logistics

Trong lĩnh vực Event Logistics (Hậu cần sự kiện), việc tổ chức và quản lý các hoạt động là rất quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công. Dưới đây là những hoạt động chính trong Event Logistics:

Lập kế hoạch sự kiện

Trong quá trình lập kế hoạch cho một sự kiện, các bước cơ bản bao gồm việc xác định mục tiêu, quy mô và đối tượng của sự kiện để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả. Tiếp theo, cần lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với yêu cầu và quy mô của sự kiện. 

Sau đó, xây dựng kế hoạch chi tiết về thời gian, nhân lực và vật lực nhằm đảm bảo sự sẵn sàng và hiệu quả trong tổ chức. Cuối cùng, lập danh sách các nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo tất cả các yếu tố cần thiết đều được chuẩn bị đầy đủ và kịp thời.

Quản lý nguồn lực

Trong quản lý nguồn lực cho sự kiện, các công việc chính bao gồm: tuyển dụng và đào tạo nhân sự để đảm bảo đội ngũ tổ chức và tình nguyện viên đủ năng lực; cung cấp và chuẩn bị trang thiết bị cần thiết như âm thanh, ánh sáng và trang trí; và quản lý các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài như công ty cung cấp thực phẩm, dịch vụ vận chuyển và an ninh để đảm bảo tất cả các yếu tố cần thiết được cung cấp đúng thời gian và chất lượng.

Điều phối các hoạt động

Trong điều phối các hoạt động về quy trình tổ chức sự kiện, thì các công việc chính bao gồm: giám sát sự kiện để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo kế hoạch; giải quyết sự cố nhanh chóng và hiệu quả để giảm thiểu ảnh hưởng đến sự kiện; và điều phối giao thông và vận chuyển để quản lý việc di chuyển của khách mời, vật dụng và thiết bị đến và từ địa điểm tổ chức.

Đánh giá và rút kinh nghiệm

Trong đánh giá và rút kinh nghiệm sau sự kiện, hãy thu thập phản hồi từ khách mời, nhân viên, và các bên liên quan để đánh giá hiệu quả của sự kiện; lập báo cáo chi tiết về kết quả và những bài học rút ra; và phân tích các yếu tố thành công cũng như những điểm cần cải thiện để nâng cao chất lượng cho các sự kiện tương lai.

Những hoạt động này đảm bảo rằng mọi khía cạnh của sự kiện được quản lý chặt chẽ và hiệu quả, từ khâu lập kế hoạch đến khi sự kiện kết thúc và đánh giá kết quả.

Các cơ hội nghề nghiệp và mức lương của nghề Event logistics hiện nay

Ngành event logistics đang ngày càng mở rộng và mang đến nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn. Với sự phát triển của ngành tổ chức sự kiện, nhu cầu về các chuyên gia logistics chuyên nghiệp cũng tăng cao.

Logistics Coordinator (Điều phối viên Logistics sự kiện):

• Mô tả công việc: Phụ trách quản lý và điều phối các hoạt động hậu cần cho sự kiện, bao gồm việc tổ chức, sắp xếp thiết bị, và phối hợp với các nhà cung cấp.
• Kỹ năng cần thiết: Kỹ năng tổ chức, giao tiếp tốt, và khả năng giải quyết vấn đề.

Logistic Manager (Quản lý sự kiện):

• Mô tả công việc: Lên kế hoạch và thực hiện các sự kiện, từ việc xác định yêu cầu đến điều phối các hoạt động và giám sát toàn bộ quá trình.
• Kỹ năng cần thiết: Kỹ năng lãnh đạo, quản lý thời gian, và khả năng làm việc dưới áp lực.

Logistics Manager (Quản lý Logistics):

• Mô tả công việc: Quản lý tất cả các yếu tố logistics trong một sự kiện lớn, bao gồm vận chuyển, phân phối thiết bị, và quản lý vật tư.
• Kỹ năng cần thiết: Kỹ năng quản lý chuỗi cung ứng, khả năng làm việc với nhiều đối tác.

Technical Director (Giám đốc kỹ thuật):

• Mô tả công việc: Chịu trách nhiệm về tất cả các khía cạnh kỹ thuật của sự kiện, từ hệ thống âm thanh và ánh sáng đến thiết bị trình chiếu.
• Kỹ năng cần thiết: Kiến thức sâu về công nghệ sự kiện và kỹ năng quản lý đội ngũ kỹ thuật.

Production Assistant (Trợ lý sản xuất):

• Mô tả công việc: Hỗ trợ trong việc tổ chức và thực hiện các sự kiện, bao gồm việc chuẩn bị vật tư và hỗ trợ các hoạt động diễn ra suôn sẻ.
• Kỹ năng cần thiết: Khả năng tổ chức và khả năng làm việc nhóm.

Mức lương của hậu cần sự kiện

Mức lương trong ngành Event Logistics chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố khác nhau. Đầu tiên, kinh nghiệm và chuyên môn đóng vai trò quan trọng: những cá nhân có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn thường nhận được mức lương cao hơn so với những người mới vào nghề. 

Thứ hai, vị trí địa lý cũng có ảnh hưởng đáng kể; mức lương có thể thay đổi tùy thuộc vào khu vực và quốc gia, với các thành phố lớn và quốc gia phát triển thường có mức lương cao hơn do chi phí sinh hoạt và nhu cầu cao hơn. 

Cuối cùng, quy mô tổ chức là yếu tố quyết định khác; các công ty hoặc sự kiện lớn thường có ngân sách lớn hơn và do đó có khả năng trả lương cao hơn cho nhân viên, so với các tổ chức nhỏ hơn.

Tại Việt Nam:

• Mức lương khởi điểm: Khoảng 4-6 triệu đồng/tháng.
• Mức lương trung bình: Khoảng 8-10 triệu đồng/tháng.
• Mức lương cao: Có thể lên đến 20 triệu đồng/tháng trở lên đối với những người có kinh nghiệm và năng lực tốt.

Lưu ý: Đây chỉ là mức lương tham khảo và có thể thay đổi tùy thuộc vào từng công ty và vị trí công việc.

Xem thêm các công việc khác của ngành sự kiện:

• Event planner là gì? Mô tả công việc và mức lương của một event planner
• Event coordinator là gì? Mô tả công việc và mức lương của điều phối viên sự kiện
• Mô tả công việc và mức lương của một nhân viên tổ chức sự kiện

Kết luận

Hiện nay, ngành tổ chức sự kiện đang không ngừng cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ trong lĩnh vực event logistics, nhằm trở nên chuyên nghiệp và tiện ích hơn. Dự đoán rằng trong thời gian tới, lĩnh vực này sẽ có khả năng đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng. Chúng tôi hy vọng rằng các thông tin được Brand Boost chia sẻ trong bài viết này sẽ hữu ích cho bạn.