Brief event là gì?
Trước khi đi vào chi tiết, chúng ta cần hiểu brief là gì. Brief là một bản tóm tắt ngắn gọn nhưng đầy đủ các thông tin cần thiết về một dự án hoặc sự kiện. Trong tổ chức sự kiện, brief event là tài liệu chi tiết mô tả mục tiêu, yêu cầu, đối tượng tham gia, ngân sách và các yếu tố quan trọng khác để đảm bảo quy trình tổ chức sự kiện được diễn ra suôn sẻ.
Bản brief event sẽ được sử dụng để truyền đạt thông tin giữa các bên liên quan, chẳng hạn như nhà tổ chức, đội ngũ thiết kế, nhà cung cấp dịch vụ, v.v.
Các thành phần quan trọng trong bản brief event mẫu
Trước khi tiến hành tổ chức sự kiện, hãy tạo một brief event mẫu để đảm bảo các hoạt động được diễn ra theo kế hoạch cụ thể và chi tiết nhất. Một bản brief event mẫu chuẩn cần phải bao gồm những phần chính sau đây.
Mục tiêu sự kiện
Đây là phần đầu tiên trong bản brief event và cũng là phần quan trọng nhất. Mục tiêu của sự kiện phải được nêu rõ ràng để tất cả các bên liên quan đều hiểu rằng sự kiện này nhằm đạt được gì. Mục tiêu có thể là tăng nhận diện thương hiệu, ra mắt sản phẩm mới, thu hút khách hàng tiềm năng, hay tăng doanh thu.
Ví dụ:
- Mục tiêu: Tăng 20% nhận diện thương hiệu trong 6 tháng qua các kênh truyền thông xã hội.
- Mục tiêu: Tổ chức một hội thảo khách hàng với ít nhất 100 khách mời tham dự và thu về 50 khách hàng tiềm năng.
Đối tượng tham gia
Để sự kiện thành công, bạn cần hiểu rõ về đối tượng mục tiêu mà mình hướng đến. Các thông tin về đối tượng bao gồm độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, sở thích, và địa lý. Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện cho đối tượng khách hàng doanh nghiệp, bạn sẽ có những yêu cầu khác biệt so với sự kiện dành cho giới trẻ hay gia đình.
Thông tin về ngân sách
Một phần quan trọng khác trong bản brief event là ngân sách. Việc xác định ngân sách tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định đúng đắn về địa điểm, thiết kế, phương tiện truyền thông và các dịch vụ hỗ trợ sự kiện. Điều này sẽ giúp bạn tối ưu chi phí và đảm bảo sự kiện không vượt quá ngân sách.
Timeline sự kiện
Mỗi sự kiện đều có những mốc timeline quan trọng, từ giai đoạn chuẩn bị đến khi sự kiện kết thúc. Bạn cần lên kế hoạch tổ chứ sự kiện chi tiết và xác định các mốc thời gian rõ ràng trong bản brief để tránh bỏ sót các công việc quan trọng.
Ví dụ:
- 1 tháng trước sự kiện: Hoàn tất thiết kế logo và các ấn phẩm quảng cáo.
- 1 tuần trước sự kiện: Đảm bảo tất cả các thiết bị và dịch vụ đã sẵn sàng.
Yêu Cầu Thiết Kế (Cách Viết Brief Cho Design)
Khi bạn cần các thiết kế đồ họa cho sự kiện như banner, poster, backdrop, hay tờ rơi, việc cung cấp thông tin chi tiết về thiết kế là rất quan trọng. Cách viết brief cho design phải rõ ràng và cụ thể về các yêu cầu, từ màu sắc, font chữ, đến thông điệp cần truyền tải. Ví dụ về yêu cầu thiết kế trong bản brief:
- Phong cách thiết kế: Hiện đại, trẻ trung.
- Màu sắc chủ đạo: Xanh dương, vàng.
- Yêu cầu: Logo phải dễ nhận diện và phù hợp với tông màu của thương hiệu.
Tham khảo bản brief event mẫu
Bản Brief Event giúp tất cả các bên liên quan hiểu rõ các yêu cầu và mục tiêu của sự kiện, dưới đây là những gợi ý mẫu về bản brief event mẫu mà bạn có thể tham khảo:
Event brief template word
Nếu bạn đang tìm kiếm một event brief template word để dễ dàng chỉnh sửa và sử dụng, hãy cùng tham khảo mẫu của Brand Boost chia sẻ với bạn dưới đây.
Link word tải về: EVENT BRIEF TEMPLATE MẪU 1 WORD
Link PDF tải về: EVENT BRIEF TEMPLATE MẪU 1 PDF
Link word tải về: EVENT BRIEF TEMPLATE MẪU 2 Word
Link PDF tải về: EVENT BRIEF TEMPLATE MẪU 2 PDF
Lợi ích khi sử dụng bản brief event mẫu
Việc sử dụng một bản brief event mẫu có sẵn giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc soạn thảo tài liệu. Các mẫu này đã được thiết kế sẵn với các thành phần cơ bản cần thiết, giúp bạn chỉ cần điền vào thông tin cụ thể cho sự kiện của mình.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Khi mọi yêu cầu và mong đợi được xác định rõ ràng ngay từ đầu, các bên liên quan có thể làm việc hiệu quả hơn và tránh lãng phí thời gian cũng như chi phí cho những thay đổi hoặc điều chỉnh không cần thiết. Bản brief giúp tổ chức sự kiện có kế hoạch cụ thể và chi tiết hơn, từ đó kiểm soát ngân sách và nguồn lực tốt hơn.
Đánh giá hiệu quả
Bản brief giúp thiết lập các tiêu chí đánh giá thành công của sự kiện. Khi sự kiện kết thúc, bạn có thể so sánh kết quả thực tế với các mục tiêu và yêu cầu đã được ghi trong bản brief để đánh giá mức độ thành công và hiệu quả của sự kiện. Điều này giúp rút ra bài học cho các sự kiện trong tương lai.
Làm cơ sở cho việc lập kế hoạch chi tiết
Bản brief cung cấp thông tin nền tảng cho việc lập kế hoạch chi tiết, bao gồm lịch trình, ngân sách, và các yếu tố tổ chức khác. Nó giúp xác định các bước cần thực hiện và các nguồn lực cần thiết, từ đó tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch cụ thể và triển khai sự kiện một cách suôn sẻ.
Kết luận
Một bản brief event mẫu không chỉ là công cụ giúp tổ chức sự kiện thành công mà còn là một tài liệu quan trọng giúp duy trì sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan. Hãy đảm bảo rằng bản brief event của bạn có đủ các yếu tố cần thiết để sự kiện của bạn diễn ra thành công và đúng tiến độ.
Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.
