Tổ chức sự kiện là một nhiệm vụ quan trọng và đòi hỏi nhiều thủ tục pháp lý. Một trong những yếu tố then chốt là việc xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện từ các cơ quan chức năng. Bài viết này BrandBoost sẽ cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin về giấy phép tổ chức sự kiện, hãy cùng theo dõi nhé!
Tổ chức sự kiện cần những giấy tờ gì?
Để có thể xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, cần đáp ứng một số điều kiện sau:
- Khi tổ chức sự kiện phải đáp ứng các quy định về an ninh, trật tự, vệ sinh môi trường, an toàn giao thông, phòng chống cháy nổ và các quy định khác của pháp luật.
- Nội dung, hình thức, quy mô của sự kiện phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân tổ chức.
- Có đủ điều kiện về địa điểm, cơ sở vật chất, nguồn lực tài chính để tổ chức sự kiện.
Về thủ tục xin cấp phép tổ chức sự kiện, cần đảm bảo các giấy tờ hồ sơ, bao gồm:
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
– Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép.
– Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng).
– Kịch bản nội dung sự kiện.
– Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện.
– Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
Tuy nhiên, khi tổ chức các sự kiện có thêm các chương trình với nội dung khác nhau thì cần bổ sung thêm các thông tin khác.
Giấy phép tổ chức sự kiện do ai cấp?
Giấy phép tổ chức sự kiện sẽ được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền, nhằm bảo đảm tính pháp lý và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Các cơ quan chính có trách nhiệm tiếp nhận đơn xin tổ chức sự kiện bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Ngoài ra, còn một cơ quan khác như Thủ tướng Chính phủ, Thủ tướng cơ quan Nhà nước ở Trung ương, địa phương, Cơ quan Trung ương của các tổ chức nhân dân, Bộ/Sở thông tin truyền thông,…những có quan này cũng chịu trách nhiệm cấp giấy phép tổ chức sư kiện.
- Thủ tướng Chính phủ: Các hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao với sự tham gia của lãnh đạo quốc gia, các quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương, hoặc có liên quan đến chính trị, an ninh quốc phòng, tôn giáo, nhân quyền, và các vấn đề thuộc phạm vi bí mật quốc gia.
- Thủ trưởng cơ quan Nhà nước ở cấp Trung ương và địa phương: Các sự kiện và hội nghị quốc tế do cơ quan hoặc địa phương tổ chức, ngoại trừ những trường hợp cần sự phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ.
- Cơ quan Trung ương của các tổ chức nhân dân: Các hội nghị và sự kiện tuân thủ theo các quy định của Bộ Chính trị và Ban Bí thư Trung ương Đảng.
- Bộ hoặc Sở Thông tin và Truyền thông: Các buổi họp báo, công bố, tuyên truyền và các sự kiện có sự tham gia của các tổ chức hoặc cá nhân từ bên ngoài lãnh thổ.
- Bộ, Ban chỉ huy quân sự, Bộ tư lệnh công binh, Tổng cục An ninh: Các sự kiện có sử dụng các vật thể như đèn trời, khinh khí cầu, pháo hoa, hoặc những sự kiện có liên quan đến sự tham gia của các cơ quan chính phủ.
- Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch: Hội nghị, hội thảo quốc tế; Lễ hội, sự kiện văn hóa, thể thao, du lịch quốc tế; Biểu diễn nghệ thuật, ca nhạc, thời trang quốc tế; Hoạt động quảng bá sản phẩm, thương mại quốc tế; Các sự kiện quốc tế khác
- Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương: Hội nghị, hội thảo trong nước; Lễ hội, sự kiện văn hóa, thể thao, du lịch trong nước; Biểu diễn nghệ thuật, ca nhạc, thời trang trong nước; Hoạt động quảng bá sản phẩm, thương mại trong nước; Các sự kiện trong nước khác.
- Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: Các sự kiện do các tổ chức, cá nhân trong tỉnh/thành phố tổ chức, không thuộc thẩm quyền cấp phép của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh/thành phố
Chi phí xin giấy phép tổ chức sự kiện
Chi phí xin giấy phép tổ chức sự sẽ không cố định, tuỳ vào quy mô, loại hình sự kiện và thời gian tổ chức sự kiện sẽ có mức chi phí khác nhau. Dưới đây là mức chi phí xin giấy phép tổ chức tại một số thành phố lớn ở Việt Nam mà BrandBoost tham khảo được từ các nguồn trên Internet, cụ thể như sau:
Tại Hà Nội, theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội thì lệ phí xin giấy phép tổ chức sự kiện tại địa điểm công cộng hiện nay được xác định là 500.000 đồng/lần.
Đối với sự kiện được tổ chức trong phạm vi khu vực đô thị mới thì lệ phí sẽ được xác định là 1.000.000 đồng/lần tổ chức. Đối với các sự kiện tổ chức trong các khu vực hẹp như phố cổ thì lệ phí hiện nay được xác định là 2.000.000 đồng/lần tổ chức.
Tại thành phố Hồ Chí Minh, lệ phí xin giấy phép tổ chức sự kiện tại các khu vực công cộng theo quy định của pháp luật hiện nay được xác định là 1.500.000 đồng/lần tổ chức. Còn nếu như các sự kiện đó được tổ chức trong các khu vực cấm vào các khu vực bị hạn chế thì chi phí sẽ cao hơn;
Tại khu vực Đà Nẵng, theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng, lệ phí xin giấy phép tổ chức sự kiện tại các khu vực công cộng hiện nay cũng được xác định là 1.500.000 đồng/lần tổ chức, nếu như các sự kiện đó được tổ chức trong các khu du lịch thì lệ phí sẽ cao hơn cụ thể là 3.000.000 đồng/lần tổ chức.
Có thể thấy ở mỗi nơi, sẽ có mức chi phí xin giấy phép khác nhau, nhìn chung chi phí sẽ giao động từ 500.000đ/lần – 3.000.000đ/lần. Để biết mức chi phí cụ thể bạn cần liên hệ với cơ quan có thẩm quyền tại địa phương nơi mình sinh sống để được tư vấn chi tiết hơn.
Mẫu đơn xin giấy phép tổ chức sự kiện
Dưới đây BrandBoost cung cấp cho bạn 2 mẫu đơn xin giấy phép tổ chức sự kiện cho sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm và sự kiện âm nhạc.
TẢI FILE PDF GIẤY XIN PHÉP TỔ CHỨC HỌP BÁO
TẢI FILE PDF GIẤY XIN PHÉP TỔ CHỨC LỄ HỘI ÂM NHẠC
Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện
Để xin được giấy phép tổ chức sự kiện các doanh nghiệp/ đơn vị tổ chức cần thực hiện theo quy trình bao gồm 4 bước như sau:
Bước 1: Xác định loại sự kiện và địa điểm tổ chức
Đầu tiên, cần xác định rõ loại hình sự kiện muốn tổ chức (hội thảo, hội nghị, triển lãm, biểu diễn nghệ thuật,…). Sau đó, xác định cơ quan có thẩm quyền cấp phép cho loại hình sự kiện đó. Chẳng hạn:
- Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: cấp phép cho các sự kiện thông thường như hội thảo, hội nghị, triển lãm,…
- Cục Nghệ thuật biểu diễn: cấp phép cho các sự kiện biểu diễn nghệ thuật, ca nhạc, thời trang,…
- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: cấp phép cho các sự kiện có quy mô lớn, tầm cỡ quốc gia hoặc quốc t
Để biết chính xác, sự kiện của bạn cần xin giấy phép ở cơ quan nào, bạn có thể tham khảo thông tin chi tiết tại website của các cơ quan có thẩm quyền để tránh mất thời gian và công sức.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ, lệ phí
Cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định của cơ quan cấp phép, hồ sơ thường sẽ bao gồm: đơn xin cấp phép, văn bản chứng nhận tư cách pháp lý, kế hoạch tổ chức sự kiện, hợp đồng sử dụng địa điểm, kịch bản chương trình, danh sách người tham dự, bảo hiểm sự kiện,…
Một số trường hợp có thể cần thêm các giấy tờ khác nên bạn cần tìm hiểu trước và chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, hồ sơ nhất có thể để thủ tục được nhanh chóng và tránh mất nhiều thời gian của hai bên.
Bước 3: Nộp hồ sơ xin giấy phép
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, giấy tờ cần thiết, tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp phép (ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc cấp tỉnh, tùy theo tính chất và quy mô sự kiện). Thời gian xem xét và cấp phép thường từ 5-10 ngày làm việc, tuỳ vào nơi tiếp nhận hồ sơ.
Bước 4: Nhận giấy phép và tổ chức sự kiện
Khi được cấp phép, tổ chức sự kiện theo đúng nội dung đã được phê duyệt. Cần tuân thủ các quy định về an ninh, trật tự, vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy trong quá trình tổ chức, đảm bảo sự kiện được diễn ra an toàn.
Tổ chức sự kiện không xin phép bị phạt như thế nào?
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, việc tổ chức sự kiện phải được cấp phép của cơ quan có thẩm quyền. Căn cứ vào quy định tại Điều 11 Nghị định 144/2021/NĐ-CP, hành vi tổ chức biểu diễn nghệ thuật, tổ chức cuộc thi, liên hoan các loại hình nghệ thuật biểu diễn không đúng nội dung ghi trong văn bản chấp thuận thì bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.
Ngoài ra, nếu tổ chức sự kiện không xin phép gây ra các hậu quả nghiêm trọng khác như gây mất an ninh trật tự, ách tắc giao thông, gây ô nhiễm môi trường,… thì có thể bị xử phạt nặng hơn.
Dưới đây là một số hình thức phạt khi tổ chức sự kiện không xin phép:
Phạt tiền: Mức phạt tiền được quy định cụ thể cho từng loại hình sự kiện và quy mô của sự kiện.
Hình thức phạt tiền khi tổ chức sự kiện không xin phép
Tịch thu các phương tiện, thiết bị sử dụng để tổ chức sự kiện.
Hình thức tịch thu các phương tiện, thiết bị sử dụng để tổ chức sự kiện không xin phép
Cưỡng chế chấm dứt hoạt động của sự kiện.
Hình thức cưỡng chế chấm dứt hoạt động của sự kiện không xin phép
Mức xử phạt tổ chức hội thảo không xin phép
Theo quy định tại Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã quy định tại diều 50 về mức xử phạt tổ chức hội thảo không xin phép cụ thể sau đây:
Xử phạt khi tổ chức sự kiện không có giấy phép kinh doanh
Điều 50. Hành vi vi phạm quy định về quản lý hợp tác quốc tế về pháp luật
1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi báo cáo không đúng về tình hình hợp tác quốc tế về pháp luật.
2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không báo cáo về tình hình hợp tác quốc tế về pháp luật theo quy định;
b) Không báo cáo kết quả chương trình, dự án hợp tác về pháp luật; kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế về pháp luật theo quy định.
3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không tuân thủ trình tự, thủ tục thẩm định, lấy ý kiến của Bộ Tư pháp đối với văn kiện chương trình, dự án, phi dự án hợp tác quốc tế về pháp luật theo quy định;
b) Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế mà chưa được phép của cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
4. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi báo cáo, cung cấp thông tin sai sự thật ảnh hưởng đến việc thẩm định, cho ý kiến đối với văn kiện chương trình, dự án, phi dự án, hội nghị, hội thảo quốc tế về pháp luật.
5. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Thực hiện chương trình, dự án, phi dự án về pháp luật khi chưa có quyết định phê duyệt có hiệu lực pháp luật của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền;
b) Thực hiện chương trình, dự án, phi dự án về pháp luật khi đã có quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền;
c) Phê duyệt không đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền theo quy định đối với các chương trình, dự án, phi dự án về pháp luật.
Giấy phép tổ chức hội thảo giúp xác nhận rằng hội thảo được tổ chức theo quy định của pháp luật, tránh các rắc rối pháp lý có thể xảy ra trong quá trình tổ chức. Vì thế khi tổ chức hội thảo càn xin giấy phép theo đúng quy định của pháp luật để không phải chịu các mức phạt mà BrandBoost vừa nêu phía trên nhé!
Các loại sự kiện nào cần xin giấy phép?
Không phải tất cả các sự kiện đều cần xin giấy phép, điều này phụ thuộc vào quy mô, tính chất, và địa điểm của sự kiện. Những sự kiện có tính chất và quy mô nhỏ như tiệc họp mặt, tiệc sinh nhật, các buổi lễ nhỏ,… được tổ chức tại nhà riêng hoặc không gian tư nhân như nhà hàng mà không ảnh hưởng đến an ninh, trật tự công cộng thì không cần xin giấy phép tổ chức.
Với các sự kiện có quy mô lớn hơn, thu hút người tham hơn bắt buộc cần phải xin giấy phép tổ chức sự kiện thì mới được phép tổ chức. Cụ thể là:
- Sự kiện quy mô lớn hoặc sử dụng không gian công cộng: Các sự kiện như lễ hội âm nhạc, hội chợ, triển lãm, sự kiện thể thao hay biểu diễn nghệ thuật, khi được tổ chức tại các khu vực công cộng như quảng trường, sân vận động, hoặc trên đường phố.
- Sự kiện mang tính chất quảng cáo, tiếp thị công khai: Các chương trình quảng bá sản phẩm, buổi khai trương, hoặc các chiến dịch marketing lớn, thu hút sự tham gia của đông đảo công chúng.
- Sự kiện gây ảnh hưởng đến trật tự công cộng: Các buổi biểu diễn ngoài trời, sự kiện có sự xuất hiện của người nổi tiếng, các buổi diễu hành hoặc sự kiện có khả năng ảnh hưởng đến giao thông và trật tự xã hội.
- Sự kiện quốc tế: Các hội nghị, triển lãm, hoặc sự kiện có yếu tố quốc tế, đặc biệt khi có sự tham gia của khách mời, tổ chức hoặc đoàn đại biểu từ nước ngoài.
Tại sao cần có hợp đồng tổ chức sự kiện?
Hợp đồng tổ chức sự kiện là một văn bản pháp lý quan trọng, mang lại nhiều lợi ích cho cả bên tổ chức sự kiện và nhà cung cấp dịch vụ. Dưới đây là một số lý do chính giải thích tại sao bạn cần có hợp đồng tổ chức sự kiện
- Xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên: Hợp đồng giúp xác định rõ vai trò, trách nhiệm và nghĩa vụ cụ thể của đơn vị tổ chức sự kiện và các nhà cung cấp dịch vụ. Điều này giúp tránh các hiểu lầm, tranh chấp trong quá trình tổ chức.
- Bảo vệ quyền lợi của các bên: Hợp đồng ghi nhận các thỏa thuận về giá cả, phương thức thanh toán, chính sách ưu đãi. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia.
- Quản lý rủi ro: Hợp đồng quy định về trách nhiệm bồi thường khi xảy ra rủi ro, tai nạn. Điều này giúp các bên chủ động phòng ngừa và ứng phó với các tình huống bất lợi.
Kết luận
Đối với việc tổ chức sự kiện thành công, việc có đầy đủ các giấy phép cần thiết như giấy phép tổ chức sự kiện, giấy phép lưu trú, giấy phép vận chuyển, v.v. đóng vai trò quan trọng. Không chỉ đảm bảo tính pháp lý, những giấy phép này còn giúp sự kiện diễn ra trơn tru và an toàn. Vì vậy, khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần chú trọng xin đầy đủ các giấy phép liên quan, tránh rắc rối về mặt pháp lý.
Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.
