Bạn đang lên kế hoạch tổ chức sự kiện quan trọng nhưng đang băn khoăn về việc quản lý tài chính? Đừng lo, bài viết này BrandBoost sẽ cung cấp cho bạn mọi thông tin cần thiết về bảng dự trù kinh phí – công cụ không thể thiếu cho việc lập kế hoạch tài chính hiệu quả khi tổ chức sự kiện. Qua bài viết sẽ giúp bạn nắm rõ mọi khâu để đảm bảo sự kiện của mình diễn ra thành công. Hãy cùng tham khảo nhé!
Kinh phí dự trù là gì?
Kinh phí dự trù là quá trình ước tính chi phí cho từng hạng mục công việc trong một kế hoạch hoặc dự án. Nó thường được thể hiện dưới dạng bảng biểu với các thông tin chi tiết về: hạng mục công việc, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng chi phí.
Tại sao cần dự trù kinh phí tổ chức sự kiện?
Kiểm soát chi tiêu
Dự trù kinh phí giúp ban tổ chức theo dõi và kiểm soát chặt chẽ chi tiêu cho từng hạng mục, đảm bảo không vượt quá ngân sách dự kiến, tránh tình trạng chi tiêu quá mức, giữ cho các khoản chi tiêu nằm trong phạm vi ngân sách đã đề ra. Ban tổ chức có thể theo dõi các khoản chi tiêu thực tế so với dự toán ban đầu và điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.
Lập kế hoạch hiệu quả
Dự trù kinh phí là công cụ quan trọng trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả. Việc xác định rõ ràng các nguồn lực cần thiết như nhân sự, thiết bị, vật liệu và phân bổ ngân sách hợp lý cho từng hoạt động giúp đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được chuẩn bị đầy đủ và đúng mức. Điều này không chỉ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.
Tránh lãng phí
Dự trù kinh phí giúp sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả và tiết kiệm, tránh lãng phí tiền bạc vào các hoạt động không cần thiết. Bằng cách xác định các khoản chi tiêu cần thiết và hợp lý, ban tổ chức có thể tối ưu hóa chi phí và đảm bảo mỗi khoản đầu tư mang lại giá trị tối đa.
Tăng tính minh bạch
Minh bạch trong việc sử dụng ngân sách là yếu tố quan trọng giúp ban tổ chức tạo dựng niềm tin với các nhà tài trợ và khách hàng. Khi mọi khoản chi tiêu đều được công khai và rõ ràng, giúp giảm thiểu các tranh chấp và bất đồng về tài chính trong quá trình tổ chức sự kiện, tạo ra một môi trường hợp tác tin cậy và hiệu quả.
Cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Xác định rõ mục tiêu và quy mô sự kiện
Trước tiên, cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện và quy mô của nó. Điều này bao gồm việc trả lời các câu hỏi như: Sự kiện nhằm mục đích gì (ra mắt sản phẩm mới, hội nghị, lễ kỷ niệm, v.v.)? Quy mô sự kiện (số lượng khách mời, thời gian tổ chức, địa điểm tổ chức, v.v.)?
Liệt kê các khoản chi phí cần thiết
Sau khi xác định mục tiêu và quy mô sự kiện, tiến hành liệt kê tất cả các khoản chi phí có thể phát sinh. Các khoản chi phí này có thể bao gồm:
- Chi phí địa điểm: Thuê hội trường, phòng họp, chi phí trang trí sự kiện
- Chi phí thiết bị: Âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu,…
- Chi phí nhân sự: MC, diễn giả, nhân viên phục vụ, đội ngũ quay phim và chụp ảnh sự kiện, bảo vệ,…
- Chi phí truyền thông và quảng bá: In ấn tài liệu, banner, quảng cáo trên các phương tiện truyền thông
- Chi phí ăn uống: Đồ ăn, đồ uống, tiệc tea break, tiệc buffet,…
- Chi phí quà tặng và giải thưởng: Quà tặng sự kiện cho khách mời, giải thưởng cho các minigame trong sự kiện
- Chi phí khác: Chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm,…
Dự tính chi phí cho từng khoản
Dự tính chi phí cho từng hạng mục bằng cách thu thập báo giá từ các nhà cung cấp dịch vụ, so sánh và chọn lựa các phương án hợp lý nhất . Ví dụ sau khi thu thập báo giá và lựa chọn, ta có được danh sách dự trù kinh phí cho các hạng mục cụ thể như sau:
- Thuê hội trường: 20 triệu VND
- Âm thanh, ánh sáng: 10 triệu VND
- MC, diễn giả: 15 triệu VND
- Quảng cáo: 5 triệu VND
- Đồ ăn, đồ uống: 30 triệu VND
- Quà tặng: 10 triệu VND
Cộng tổng chi phí dự trù
Sau khi đã có dự tính chi phí cho từng khoản mục, tiến hành cộng tổng chi phí để có được con số tổng dự trù cho sự kiện. Ví dụ, ta cộng các chi phí dự trù ở trên như sau: 20+10+15+5+30+10 = 90 triệu VND. Vậy tổng chi phí dự trù của sự kiện là 90 triệu VND.
Cân đối với ngân sách và điều chỉnh nếu cần
Cuối cùng, so sánh tổng chi phí dự trù với ngân sách hiện có. Nếu tổng chi phí vượt quá ngân sách, cần xem xét điều chỉnh các khoản chi tiêu, cắt giảm các chi phí không cần thiết hoặc tìm các nguồn tài trợ bổ sung. Các bước điều chỉnh có thể bao gồm:
- Tìm nhà cung cấp dịch vụ giá rẻ hơn
- Giảm quy mô hoặc thời gian của sự kiện
- Loại bỏ các hạng mục không cần thiết
Các lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Ước tính chi phí chính xác
Ước tính chi phí chính xác là bước quan trọng đầu tiên khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Để làm được điều này, cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm báo giá từ nhiều nhà cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, việc xem xét kinh nghiệm thực tế từ các sự kiện tương tự trước đó cũng rất cần thiết để đưa ra ước tính chính xác hơn.
Cập nhật và điều chỉnh linh hoạt
Cần theo dõi chi phí thực tế so với dự toán ban đầu một cách liên tục để đảm bảo không có khoản chi tiêu nào vượt quá ngân sách. Nếu có sự thay đổi hoặc phát sinh chi phí, cần điều chỉnh bảng dự trù ngay lập tức để phản ánh tình hình thực tế. Sự linh hoạt trong việc thay đổi hoặc cắt giảm các hạng mục chi phí không cần thiết cũng giúp đảm bảo ngân sách không bị thâm hụt và sự kiện vẫn diễn ra hiệu quả.
Lên kế hoạch dự phòng cho các chi phí bất ngờ
Cần lập kế hoạch dự phòng bằng cách dành ra một phần ngân sách, thường là 10-20%, để sử dụng trong trường hợp có chi phí phát sinh ngoài dự tính. Ngoài ra, cần chuẩn bị các phương án thay thế cho các hạng mục quan trọng để sẵn sàng ứng phó khi có sự cố xảy ra.
Lưu trữ và theo dõi chi tiêu
Cần ghi chép chi tiết tất cả các khoản chi tiêu, bao gồm hóa đơn, biên lai, hợp đồng, và các tài liệu liên quan khác. Sử dụng công cụ quản lý chi tiêu như phần mềm hoặc bảng tính (Excel, Google Sheets) giúp theo dõi và quản lý các khoản chi tiêu một cách khoa học và hiệu quả.
Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết
Dưới đây BrandBoost sẽ cung cấp cho bạn mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện Year End Party chi tiết, bạn có thể tham khảo và tự xây dựng bảng dự trù kinh phí cho sự kiện sắp tới của mình.
File PDF: Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết
Kết luận
Bảng dự trù kinh phí là công cụ không thể thiếu khi tổ chức sự kiện. Nó giúp bạn lên kế hoạch tài chính chi tiết, dự phòng các khoản chi phí bất ngờ, đồng thời theo dõi và kiểm soát chi tiêu một cách chặt chẽ. Với mẫu và hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí sự kiện trong bài viết này, hi vọng doanh nghiệp/tổ chức của bạn sẽ có thể tổ chức các sự kiện thành công, hiệu quả về mặt tài chính.
Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.
