Bạn đang lên kế hoạch tổ chức sự kiện quan trọng nhưng đang băn khoăn về việc quản lý tài chính? Đừng lo, bài viết này BrandBoost sẽ cung cấp cho bạn mọi thông tin cần thiết về bảng dự trù kinh phí – công cụ không thể thiếu cho việc lập kế hoạch tài chính hiệu quả khi tổ chức sự kiện. Qua bài viết sẽ giúp bạn nắm rõ mọi khâu để đảm bảo sự kiện của mình diễn ra thành công. Hãy cùng tham khảo nhé!
Kinh phí dự trù là gì?
Kinh phí dự trù là quá trình ước tính chi phí cho từng hạng mục công việc trong một kế hoạch hoặc dự án. Nó thường được thể hiện dưới dạng bảng biểu với các thông tin chi tiết về: hạng mục công việc, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng chi phí.
Tại sao cần dự trù kinh phí tổ chức sự kiện?
Khi tổ chức một sự kiện, việc dự trù kinh phí đóng vai trò như chiếc la bàn giúp định hướng và quản lý tài chính hiệu quả. Dưới đây là một số lý do về tầm quan trọng của việc dự trù kinh phí:
Kiểm soát chi tiêu
Dự trù kinh phí giúp xác định giới hạn chi tiêu cho từng nhóm công việc. Người phụ trách có thể so sánh báo giá, khoản đã cam kết, số tiền đã thanh toán và ngân sách còn lại trên cùng một bảng.
Khi một hạng mục có nguy cơ vượt dự kiến, ban tổ chức sẽ nhận biết sớm để điều chỉnh phạm vi hoặc phân bổ lại ngân sách. Việc theo dõi theo từng nhóm chi phí cũng rõ ràng hơn so với chỉ kiểm tra tổng số tiền của toàn bộ chương trình.
Lập kế hoạch hiệu quả
Mỗi khoản chi tương ứng với một nguồn lực cần chuẩn bị như địa điểm, thiết bị, nhân sự hoặc vật phẩm. Vì vậy, bảng dự trù giúp đội ngũ xác định hạng mục nào cần lấy báo giá, thời điểm phải đặt cọc và người chịu trách nhiệm phê duyệt.
Khi được liên kết với timeline sự kiện, dữ liệu ngân sách còn hỗ trợ theo dõi các mốc thanh toán, sản xuất, vận chuyển và bàn giao. Nhờ đó, kế hoạch tài chính bám sát tiến độ triển khai thay vì tồn tại như một tài liệu riêng biệt.
Tránh lãng phí
Dự trù kinh phí giúp sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả và tiết kiệm, tránh lãng phí tiền bạc vào các hoạt động không cần thiết. Bằng cách xác định các khoản chi tiêu cần thiết và hợp lý, ban tổ chức có thể tối ưu hóa chi phí và đảm bảo mỗi khoản đầu tư mang lại giá trị tối đa.
Tăng tính minh bạch
Minh bạch trong việc sử dụng ngân sách là yếu tố quan trọng giúp ban tổ chức tạo dựng niềm tin với các nhà tài trợ và khách hàng. Khi mọi khoản chi tiêu đều được công khai và rõ ràng, giúp giảm thiểu các tranh chấp và bất đồng về tài chính trong quá trình tổ chức sự kiện, tạo ra một môi trường hợp tác tin cậy và hiệu quả.
Cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện nên được xây dựng theo trình tự thống nhất từ phạm vi chương trình đến tổng ngân sách. Các bước sau đây sẽ giúp chuyển các yêu cầu tổ chức thành dữ liệu chi phí có thể kiểm tra và cập nhật.
Xác định rõ mục tiêu và quy mô sự kiện
Trước khi tính chi phí, bạn cần chốt các thông tin đầu vào trong brief event. Những dữ liệu ảnh hưởng trực tiếp đến phạm vi và ngân sách gồm:
- Mục tiêu chương trình: Xác định kết quả chính mà sự kiện cần đạt để ưu tiên ngân sách đúng hạng mục.
- Hình thức tổ chức: Làm rõ đây là hội nghị, khai trương, lễ kỷ niệm, tiệc nội bộ, triển lãm hay chương trình ngoài trời.
- Số lượng người tham dự: Ghi riêng số khách dự kiến, khách mời đặc biệt, nhân sự vận hành và nhà cung cấp có mặt.
- Thời gian: Xác định ngày tổ chức, thời lượng chương trình, thời gian setup, diễn tập sự kiện và tháo dỡ.
- Nội dung chương trình: Đối chiếu agenda sự kiện để xác định thời lượng sử dụng địa điểm, thiết bị, nhân sự và ẩm thực.
- Địa điểm: Ghi nhận không gian sử dụng, trang thiết bị sẵn có, điều kiện vận chuyển và các khoản phí đi kèm.
- Phạm vi bàn giao: Làm rõ phần do nội bộ thực hiện, phần thuê ngoài và tiêu chuẩn cần nghiệm thu.
Các thông tin này phải thống nhất với brief và kế hoạch chung. Nếu số khách, địa điểm hoặc thời lượng còn thay đổi, nên ghi rõ giả định đang dùng để người duyệt hiểu cơ sở của con số dự trù.
Liệt kê các khoản chi phí cần thiết
Danh mục chi phí nên được xây dựng theo hành trình chuẩn bị, vận hành và tổng kết sự kiện. Việc chia nhóm giúp kiểm tra phạm vi đầy đủ hơn và hạn chế bỏ sót các khoản nhỏ nằm giữa nhiều bộ phận.
- Địa điểm: Tiền thuê không gian, tiền cọc, phòng chức năng, bãi xe, điện, vệ sinh, bảo vệ và thời gian phát sinh.
- Kỹ thuật: Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình, thiết bị trình chiếu, điện dự phòng, đường truyền và nhân sự vận hành.
- Trang trí và sản xuất: Backdrop, khu check-in, photobooth, biển chỉ dẫn, hoa, bàn ghế và các cấu kiện theo thiết kế.
- Nội dung và nhân sự: MC, diễn giả, nghệ sĩ, lễ tân, điều phối viên, kỹ thuật viên, bảo vệ và nhân sự hậu cần.
- Ẩm thực: Tiệc chính, tiệc nhẹ, nước uống, phí phục vụ, dụng cụ và suất ăn cho đội vận hành.
- Truyền thông: Thiết kế, in ấn, quảng bá, chụp ảnh, quay phim, phát trực tiếp và sản xuất nội dung sau chương trình.
- Vật phẩm và hậu cần: Thẻ tên, tài liệu, quà tặng, vận chuyển, lưu kho, lưu trú và chi phí đi lại.
- Quản lý và dự phòng: Các khoản hành chính, bảo hiểm nếu có, chi phí thay đổi đã được phê duyệt và ngân sách xử lý rủi ro.
Không phải sự kiện nào cũng cần toàn bộ nhóm trên. Chỉ giữ những khoản phù hợp với phạm vi thực tế, đồng thời bổ sung chi tiết đủ để phân biệt các dịch vụ có tên gần giống nhau.
Dự tính chi phí cho từng khoản
Mỗi hạng mục cần có quy cách, đơn vị tính, số lượng và đơn giá dự kiến. Thành tiền được tính theo công thức:
Thành tiền dự kiến = Số lượng × Đơn giá dự kiến
Đơn giá nên được lấy từ báo giá còn phù hợp với thời gian, địa điểm và phạm vi tổ chức. Khi nhà cung cấp gửi proposal sự kiện, cần đối chiếu phạm vi, số giờ sử dụng, vận chuyển, lắp đặt, nhân sự trực, thuế và điều kiện thanh toán trước khi đưa con số vào bảng.
Nếu chưa có báo giá chính thức, hãy ghi rõ nguồn ước tính và trạng thái “chờ xác nhận”. Không nên điền một con số duy nhất mà không nêu giả định, vì người duyệt sẽ khó biết khoản đó đã bao gồm những phần nào.
Cộng tổng chi phí dự trù
Sau khi tính thành tiền cho từng dòng, cộng các khoản theo nhóm để xác định tổng phụ. Tổng dự trù cơ sở là tổng của tất cả nhóm chi phí đã được đưa vào phạm vi chương trình.
Tổng dự trù cơ sở = Tổng các khoản chi phí dự kiến
Tổng ngân sách đề xuất = Tổng dự trù cơ sở + Khoản dự phòng đã duyệt
Nên tách riêng số tiền trước thuế, thuế áp dụng theo chứng từ và tổng thanh toán nếu quy trình kế toán yêu cầu. Các khoản tài trợ bằng hiện vật, thiết bị có sẵn hoặc dịch vụ được miễn phí cũng cần ghi nhận riêng để phản ánh đầy đủ nguồn lực của sự kiện.
Cân đối với ngân sách và điều chỉnh nếu cần
So sánh tổng ngân sách đề xuất với hạn mức đã được phê duyệt. Khi cần điều chỉnh, hãy phân loại hạng mục theo ba nhóm: bắt buộc, cần thiết và bổ sung. Cách phân loại này giúp giảm chi phí theo mức ưu tiên thay vì cắt đồng đều ở mọi phần.
Mỗi đề xuất thay đổi cần ghi rõ số tiền tiết kiệm, tác động đến chương trình và các hạng mục liên quan. Chẳng hạn, giảm thời lượng thuê địa điểm có thể ảnh hưởng thời gian setup; thay đổi số khách có thể kéo theo điều chỉnh bàn ghế, ẩm thực, quà tặng và nhân sự đón tiếp.
Sau khi thống nhất phương án, cần khóa phiên bản được duyệt và cập nhật lại tổng chi phí. Mọi thay đổi tiếp theo nên có người đề xuất, người phê duyệt và thời điểm áp dụng.
Các lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Độ hữu ích của bảng dự trù phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu và cách duy trì tài liệu trong suốt dự án. Bốn lưu ý sau giúp bảng chi phí phản ánh đúng phạm vi và thuận tiện cho việc đối soát.
Ước tính chi phí chính xác
Muốn ước tính sát nhu cầu, yêu cầu báo giá phải nêu rõ ngày tổ chức, địa điểm, thời lượng, số lượng, quy cách và tiêu chuẩn bàn giao. Một báo giá thiếu phí vận chuyển, lắp đặt, nhân sự trực hoặc thời gian phát sinh chưa thể dùng làm tổng chi phí cuối cùng.
Cập nhật và điều chỉnh linh hoạt
Bảng dự trù cần được cập nhật khi phạm vi, số lượng, đơn giá hoặc nhà cung cấp thay đổi. Mỗi phiên bản nên có ngày cập nhật, người chỉnh sửa, trạng thái phê duyệt và ghi chú lý do thay đổi.
Có thể sử dụng các trạng thái như “đang ước tính”, “đã nhận báo giá”, “đã duyệt”, “đã đặt cọc”, “đã nghiệm thu” và “đã thanh toán”. Việc chuẩn hóa trạng thái giúp người quản lý nhận biết khoản nào đã cam kết và khoản nào còn khả năng điều chỉnh.
Lên kế hoạch dự phòng cho các chi phí bất ngờ
Khoản dự phòng nên được xác định từ các rủi ro thực tế của chương trình như thay đổi số khách, kéo dài thời gian thuê, bổ sung thiết bị, điều chỉnh vận chuyển hoặc chuyển phương án do thời tiết. Mỗi rủi ro cần có mức ảnh hưởng, phương án xử lý và người có quyền sử dụng ngân sách dự phòng.
Không nên phân bổ khoản dự phòng vào các hạng mục thông thường ngay từ đầu. Khi phát sinh, cần ghi rõ nguyên nhân, số tiền được duyệt và phần ngân sách còn lại. Các tình huống vận hành tương ứng cần được xác định trong phương án dự phòng cho sự kiện.
Lưu trữ và theo dõi chi tiêu
Tài liệu chi phí nên được lưu cùng báo giá, hợp đồng, đề nghị thanh toán, hóa đơn và biên bản nghiệm thu. Tên tệp cần thể hiện nhà cung cấp, hạng mục, ngày cập nhật và phiên bản để đội ngũ dễ tìm đúng tài liệu.
Trong bảng theo dõi, nên có các cột số tiền dự kiến, số tiền đã cam kết, số tiền đã thanh toán, thực chi và chênh lệch. Sau mỗi mốc nghiệm thu, người phụ trách cập nhật dữ liệu và đối chiếu với checklist sự kiện để không bỏ sót hồ sơ bàn giao.
Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết
Dưới đây BrandBoost sẽ cung cấp cho bạn mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện Year End Party chi tiết, bạn có thể tham khảo và tự xây dựng bảng dự trù kinh phí cho sự kiện sắp tới của mình.
File PDF: Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết
Kết luận
Bảng dự trù kinh phí là công cụ không thể thiếu khi tổ chức sự kiện. Nó giúp bạn lên kế hoạch tài chính chi tiết, dự phòng các khoản chi phí bất ngờ, đồng thời theo dõi và kiểm soát chi tiêu một cách chặt chẽ. Với mẫu và hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí sự kiện trong bài viết này, hi vọng doanh nghiệp/tổ chức của bạn sẽ có thể tổ chức các sự kiện thành công, hiệu quả về mặt tài chính.
Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.
