Chia sẻ mẫu lập kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết, chuyên nghiệp

Giữa muôn vàn thông tin ồ ạt trên các kênh truyền thông, hai từ “hội thảo” có lẽ đã không còn xa lạ với chúng ta. Nhưng liệu bạn đã thực sự hiểu rõ hội thảo là gì và cách để lên kế hoạch tổ chức hội thảo thành công?

Để triển khai tổ chức một sự kiện doanh nghiệp cũng phải phụ thuộc vào sự chuẩn bị tỉ mỉ cho những cảm hứng sáng tạo và chiến lược hiệu quả. Bài viết dưới đây của BrandBoost sẽ cung cấp nhiều hướng dẫn, nguồn cảm hứng và lời khuyên thiết thực để định hướng hành trình phức tạp nhằm tổ chức một hội thảo đáng nhớ cho các đại biểu.

Hội thảo là gì?

Hội thảo (trong tiếng Anh là Seminar) là một cuộc họp tương tác hoặc là buổi đào tạo kéo dài, thông qua hoạt động để đạt được mục tiêu là giải quyết một vấn đề hoặc thực hiện một dự án. Sự kiện của một hội thảo kéo dài hơn các cuộc họp kinh doanh thông thường và cần phải chuẩn bị trước nhiều hơn. 

Một khía cạnh khác gắn kết tất cả các hội thảo là chúng được cấu trúc và thiết kế để giúp một nhóm đạt được kết quả mong muốn. Người điều phối sự kiện hội thảo thường lên kế hoạch cho hội thảo như một chuỗi các hoạt động với sự chú ý cẩn thận đến thời gian, tiến trình và động lực nhóm tối ưu nhất.

Xem chi tiết: Hội thảo là gì? Các loại hội thảo phổ biến

Một kế hoạch hội thảo tốt là gì?

Một kế hoạch hội thảo tốt phải chi tiết, nhưng phải có tính tổ chức cao, dễ theo dõi và cần linh hoạt để có thể điều chỉnh theo những thay đổi bất ngờ. Nó bao gồm các mục tiêu, cột mốc quan trọng và mốc thời gian rõ ràng để đạt được chúng. Nó bao gồm mọi thứ mà bạn muốn đạt được điều gì sau khi hội thảo kết thúc.

Quan trọng nhất, việc lập kế hoạch hội nghị không phải là hoạt động chỉ làm một lần, mà đó là nỗ lực hợp tác cần được xem xét và cập nhật thường xuyên khi cần thiết. Việc lập kế hoạch hội thảo là một quá trình xây dựng một bản hướng dẫn chi tiết cho việc tổ chức một sự kiện hội thảo thành công. Nó bao gồm việc xác định mục tiêu, đối tượng tham dự, nội dung, thời gian, địa điểm, ngân sách, và các hoạt động cần thực hiện để đảm bảo hội thảo diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.

Ý nghĩa của việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo

Việc lên kế hoạch hội nghị là một quá trình nhiều mặt, bao gồm nhiều loại sự kiện khác nhau, từ các buổi họp mặt kinh doanh và học thuật cho đến các buổi ra mắt sản phẩm và kết hợp, mỗi sự kiện đều có những yêu cầu và mục tiêu riêng. Hội nghị có thể bao gồm từ các sự kiện đơn giản kéo dài một ngày đến các sự kiện phức tạp kéo dài vài ngày. 

Lập kế hoạch cho một hội nghị là một công việc phức tạp, nhưng có thể được thực hiện hiệu quả nếu bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân theo một quy trình rõ ràng. Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tỉ mỉ là vô cùng quan trọng và không thể được phóng đại khi doanh nghiệp chuẩn bị cho một sự kiện hội thảo sắp tới. Chính vì thế việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết, cụ thể mang lại nhiều lợi ích quan trọng dưới đây:

• Việc lập kế hoạch thảo thành công sẽ đảm bảo hậu cần liền mạch, thu hút người tham gia một cách hiệu quả và tối đa hóa lợi ích chính của hội thảo, chẳng hạn như chia sẻ kiến ​​thức, kết nối mạng và thúc đẩy hợp tác. Qua đó, giúp tạo ra trải nghiệm đáng nhớ cho người tham dự, đạt được các mục tiêu cụ thể và việc lập kế hoạch hiệu quả là nền tảng cho sự thành công của hội thảo, hay bất kể loại hình hay mức độ phức tạp của nó.
•  Đảm bảo hội thảo diễn ra hiệu quả và thành công khi lên kế hoạch chi tiết sẽ giúp xác định rõ ràng mục tiêu, đối tượng tham dự, nội dung, thời gian, địa điểm, ngân sách và các nguồn lực cần thiết cho hội thảo. Từ đó, bạn có thể phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ công việc và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đảm bảo hội thảo diễn ra đúng tiến độ, suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.
• Tăng hiệu quả sử dụng ngân sách có thể dự trù chính xác các khoản chi phí cho hội thảo và sử dụng ngân sách một cách hiệu quả. Tránh lãng phí tiền bạc và đảm bảo rằng hội thảo được tổ chức với chi phí hợp lý.
• Giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến hội thảo và đưa ra các biện pháp phòng ngừa phù hợp.
• Tăng cường sự phối hợp giữa các thành viên trong ban tổ chức và cộng tác hiệu quả hơn để hoàn thành các nhiệm vụ được giao.
• Một hội thảo được tổ chức chi tiết, cụ thể sẽ tạo ấn tượng tốt với khách mời về sự chuyên nghiệp và uy tín của ban tổ chức. Giúp thu hút khách tham dự cho các hội thảo trong tương lai.

Tóm lại, việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết, cụ thể là vô cùng quan trọng để đảm bảo hội thảo diễn ra hiệu quả, thành công và mang lại nhiều lợi ích cho ban tổ chức, khách mời và các bên liên quan.

Cách thức để lên kế hoạch tổ chức hội thảo theo 8 bước

Trước khi bạn thực sự bắt đầu lên kế hoạch cho hội nghị của mình, có một số quyết định quan trọng bạn cần đưa ra và các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành:

Bước 1: Đặt mục tiêu và đối tượng tham dự

Việc xác định rõ ràng mục tiêu và đối tượng tham dự của hội thảo là chìa khóa để mọi thứ diễn ra suôn sẻ và những gì bạn muốn đạt được khi hội thảo kết thúc. Hãy xác định được đối tượng mục tiêu của hội thảo này dành cho ai? Ai sẽ quan tâm đến việc tham dự và họ sẽ đạt được gì từ việc đó? Và khi trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn quảng bá hội nghị của mình tốt hơn và thu hút người tham dự tiềm năng. Từ đó có thể xây dựng được nội dung, hình thức và quy mô phù hợp cho hội thảo.

Sau khi xác định được mục tiêu và tìm ra cách để biết liệu bạn có thành công hay không, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng, luôn bắt đầu suy nghĩ từ quan điểm của những người tham gia, để đáp ứng được nhu cầu của họ và đảm bảo cho họ có khoảng thời gian thú vị và hiệu quả.

Bước 2: Nghĩ ra chủ đề và định dạng

Hội nghị không nhất thiết phải có chủ đề nhưng nó có thể giúp bạn gắn kết mọi thứ lại với nhau và tạo nên một sự kiện gắn kết. Chủ đề của bạn có thể theo mùa, liên quan đến xu hướng hiện tại hoặc bối cảnh chung trong ngành của bạn.

Hình thức và chủ đề của hội nghị sẽ tạo cơ sở cho trải nghiệm của những người tham dự và nhà tài trợ tại sự kiện của bạn. Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng lời dẫn chương trình hội thảo phù hợp với chủ đề sẽ thu hút đối tượng mục tiêu và làm nổi bật thương hiệu của mình. 

Dù bạn chọn hình thức nào cho hội thảo của mình, thì chủ đề của hội thảo đó phải luôn rõ ràng đối với người tham dự và mạch lạc trong suốt sự kiện. Điều quan trọng là phải xem xét điều gì sẽ làm cho sự kiện của doanh nghiệp mình nổi bật so với đối thủ cạnh tranh. Khi sự kiện hội thảo tạo được những ấn tượng đáng nhớ và có tác động thì nó sẽ càng thành công hơn trong những năm tới.

 Bước 3: Xây dựng ngân sách

Mặc dù bạn có thể muốn thực hiện những việc này cùng một lúc, nhưng nói chung, tốt hơn hết bạn nên lên kế hoạch cho những việc này đồng thời hoặc ít nhất là ở gần nhau nhất có thể. 

Lúc này, doanh nghiệp đã có được những ý tưởng rõ ràng về loại hội nghị sẽ được lên kế hoạch và bước tiếp theo là thiết lập ngân sách để thực hiện tất cả một số chi tiết phát sinh trong quá trình thực hiện:

• Trong quá trình lập kế hoạch hội nghị chắc chắn sẽ có nhiều chi phí cố định chiếm phần đáng kể nhất trong ngân sách tổ chức sự kiện của doanh nghiệp. Ví dụ: như chi phí cho thiết bị, nhân sự, nơi tổ chức sự kiện,…
• Bên cạnh đó, cũng sẽ có nhiều chi phí biến đổi hơn chi phí cố định khi lập kế hoạch hội nghị. Chi phí biến đổi là tất cả những thứ bổ sung phụ thuộc vào số lượng người tham dự, chi phí tiếp thị và tất cả những chi tiết bổ sung làm cho sự kiện của bạn trở nên độc đáo. Ví dụ: như chi phí cho sự kiện xã hội, thư mời hội thảo, chi phí thiết kế nội thất, chi phí tiếp thị và quảng cáo,…

Bước 4: Quyết định ngày và đặt đúng địa điểm

Hầu hết thời gian, ngày diễn ra sự kiện được xác định bởi tình trạng sẵn có của địa điểm. Tuy nhiên, nếu ngày quan trọng hơn địa điểm, bạn sẽ cần ưu tiên tìm địa điểm phù hợp với ngày đó để có thể lựa chọn được địa điểm phù hợp tổ chức sự kiện.

Một hội thảo lớn cần một địa điểm tuyệt vời. Nếu bạn là người mới tổ chức hội thảo lần đầu, hãy hỏi những người tổ chức khác xem địa điểm nào đã làm việc cho họ trong các sự kiện trước đây. Để có không gian riêng có thể tiếp đón mọi người tham dự sự kiện của mình, bạn sẽ cần tìm địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp với nhu cầu của mình và có khả năng tổ chức các sự kiện lớn hơn. 

 Bước 5: Lên agenda cho chương trình

Một agenda toàn diện là chìa khóa thành công trong việc tổ chức một hội thảo. Agenda cho sự kiện hội thảo là một lịch trình chi tiết nêu rõ thời gian tổ chức sự kiện của bạn, bao gồm các khoảng thời gian cho một số chủ đề nhất định, nội dung trong đó, ai sẽ phát biểu và các hoạt động khác sẽ được tổ chức trong buổi hội thảo.

Việc tạo một agenda không chỉ cần thiết để cung cấp cho khán giả khi bắt đầu sự kiện mà việc vạch ra nội dung kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp hiểu những tài nguyên nào sẽ cần cho một số sự kiện hội thảo nhất định. 

Lên agenda chương trình trong các giai đoạn lập kế hoạch cũng sẽ giúp doanh nghiệp có thể tạo thời gian biểu cho ngày của mình, đảm bảo không có sự kiện nào trùng lặp hoặc quá tải để những người tham dự có thể tận dụng tối đa cho buổi hội thảo do doanh nghiệp tổ chức.

Xem chi tiết: Agenda là gì? Cách lên agenda sự kiện hoàn hảo

Bước 6: Chuẩn bị địa điểm

Trước khi buổi hội thảo được diễn ra, doanh nghiệp nên dành vài ngày để chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện như: việc sắp xếp chỗ ngồi, đảm bảo tất cả nhân viên hiểu được yêu cầu, nhiệm vụ của họ đối với buổi hội thảo và tất cả các thiết bị công nghệ đều hoạt động theo kế hoạch của bạn và đảm bảo tất cả cơ sở vật chất đều hoạt động tốt.

Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp sẵn sàng chuẩn bị và thoải mái hơn rất nhiều vào trước ngày diễn ra sự kiện hội thảo, mà còn giúp bạn có thêm nhiều thời gian để xác định bất kỳ lỗi nào trong thiết bị vận hành, chẳng hạn như màn hình, thiết bị âm thanh hoặc ánh sáng. Từ đó, bạn có thể nhanh chóng thay thế mọi thiết bị bị lỗi và tiếp tục các sự kiện đã lên lịch của mình.

Bước 7: Theo dõi và thu thập phản hồi từ những người tham dự

Trong quá trình lập kế hoạch hội thảo, doanh nghiệp phải luôn lập kế hoạch để thu thập phản hồi từ khán giả. Thu thập phản hồi là cách tốt nhất để tổ chức một hội nghị hiệu quả hơn nữa trong tương lai và là một phần quan trọng trong việc quyết định liệu hội thảo của doanh nghiệp có thể được coi là thành công hay không. 

Phản hồi có thể sâu sắc như việc sử dụng biểu mẫu trực tuyến hay bản khảo sát đầy đủ được gửi qua email cho những người tham gia và tạo liên kết mà người tham dự của bạn có thể theo dõi sau sự kiện tới biểu mẫu phản hồi.

Bước 8:  Tìm cách giữ liên lạc với những người tham dự sau sự kiện

Giả sử một trong những mục tiêu chính của buổi hội thảo cũng là sự thúc đẩy mối quan hệ khách hàng mới hoặc các đối tác kinh doanh. Trong trường hợp đó, doanh nghiệp sẽ cần nghĩ ra cách để giữ liên lạc với những người tham dự sau sự kiện.

Doanh nghiệp nên giành giai đoạn lập kế hoạch để tìm ra cách thuận tiện nhất để người tham dự liên hệ với doanh nghiệp khi có thắc mắc về hội thảo, những phản hồi hoặc nơi họ có thể tìm thấy sản phẩm hoặc dịch vụ kinh doanh của doanh nghiệp.  Những cách đơn giản hơn bạn có thể sử dụng đó chính là sử dụng thư cảm ơn sau sự kiện. Hiện nay, đa số các hội thảo đều áp dụng cách này.

Những điều cần lưu ý lên kế hoạch tổ chức buổi hội thảo

Một kế hoạch tổ chức buổi hội thảo tốt là phải chi tiết nhưng có tính tổ chức cao và dễ theo dõi. Là một quá trình nhiều mặt và bao gồm các loại sự kiện khác nhau, từ các buổi họp mặt kinh doanh, đến các buổi ra mắt sản phẩm và kết hợp, mỗi sự kiện đều có những yêu cầu và mục tiêu riêng. Nó bao gồm các mục tiêu, cột mốc quan trọng và mốc thời gian rõ ràng để đạt được chúng. Nó bao gồm mọi thứ bạn cần làm trước, trong và sau hội nghị.

Lập kế hoạch cho một hội nghị là một công việc đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, có thể kéo dài cả năm và thậm chí lâu hơn. Để có một kế hoạch hội nghị hiệu quả, bạn cần trải qua nhiều giai đoạn. Dưới đây BrandBoost đã đưa ra một số lưu ý để giúp việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo đạt hiệu quả:

• Bạn không thể tổ chức hội thảo nếu chưa xin giấy phép tổ chức hội thảo. Vì vậy, hãy chú ý để tránh những rắc rối không cần thiết và không vi phạm pháp luật.
• Cho dù là bạn đang tổ chức một hội thảo trực tuyến hay trực tiếp, hãy sử dụng các phần mềm tổ chức sự kiện hay các công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến độ công việc và giao tiếp với các thành viên trong ban tổ chức
• Xây dựng kế hoạch dự phòng để giải quyết các tình huống không lường trước được như thiên tai, khủng hoảng sức khỏe hoặc trục trặc kỹ thuật. 
• Tạo một Agenda chi tiết về lộ trình rõ ràng hơn cho sự kiện hội thảo được diễn ra suôn sẻ. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và định hình các hoạt động, đảm bảo rằng mọi người đều được thông báo và chuẩn bị cho những gì sẽ diễn ra.
• Việc thường xuyên nhắc nhở nhóm về sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu của hội thảo là rất quan trọng để đảm bảo rằng tất cả mọi người đều cùng chung mục tiêu và đang nỗ lực để đạt được mục tiêu chung. 

Ví dụ về mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo

Mẫu kế hoạch tổ chức chương trình hội thảo

Những ví dụ mà BrandBoost giới thiệu ở trên, là bảng kế hoạch để thực hiện các công việc nhằm tổ chức cho buổi hội thảo đạt hiệu quả cho doanh nghiệp khi thực hiện tổ chức các sự kiện hội thảo. Và những ví dụ này chỉ mang tính chất tham khảo, mà doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại nội dung và các công việc cần triển khai cho phù hợp với nhu cầu và đặc điểm của hội thảo cụ thể. Bên cạnh đó các doanh nghiệp cần lưu ý:

• Nên phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong ban tổ chức để đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc và luôn theo dõi và cập nhật kế hoạch tổ chức hội thảo để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.
• Có thể bổ sung thêm các hoạt động khác vào chương trình hội thảo như: triển lãm sản phẩm, bốc thăm trúng thưởng, v.v. Và nên dự trù thời gian linh hoạt cho các hoạt động trong chương trình để tránh trường hợp bị chậm trễ.

Kết luận

Trong thế giới năng động của việc tổ chức các sự kiện hội nghị/ hội thảo của doanh nghiệp ngày càng sôi động, khi việc tổ chức một hội thảo có thể là một thử thách khó khăn cho nhiều doanh nghiệp hiện nay với nhiều quá trình phức tạp từ khâu chuẩn bị đến việc lên kế hoạch bài bản theo quy trình nhất định.

Một hội thảo thành công đều bắt đầu với một kế hoạch được cân nhắc kỹ lưỡng để mang lại sự phát triển chuyên môn cho cộng đồng của doanh nghiệp, bên cạnh đó cũng mang đến cho họ thêm nhiều cơ hội kết nối và phát triển hơn trong ngành. Đó cũng là lý do mà BrandBoost đã chia sẻ với bạn trong bài viết trên. 

Hy vọng trong bài viết này, BrandBoost sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hội thảo và cách thức để lên kế hoạch tổ chức hội thảo thu hút đông đảo người tham dự, truyền tải thông điệp hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.