Ngày nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn việc tổ chức sự kiện để có thể kết nối với khách hàng một cách dễ dàng hơn. Chính vì thế nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng tăng cao trên thị trường. Trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện, việc thiết kế thư mời tham gia sự kiện là một bước quan trọng và không thể thiếu. Một thư mời được thiết kế độc đáo và chỉnh chu sẽ giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng với khách hàng của mình ngay từ giây phút đầu.
Hôm nay BrandBoost sẽ mang đến cho bạn những thông tin chi tiết về thư mời tham gia sự kiện và gợi ý những mẫu thư mời sự kiện đẹp mắt giúp bạn có thể tham khảo và thiết kế được một mẫu thư mời phù hợp với sự kiện của mình.
Thư mời tham gia sự kiện là gì?
Thư mời dự sự kiện là thứ bạn gửi cho mọi người để tham dự một sự kiện hoặc bữa tiệc cụ thể. Trong thư mời sẽ bao gồm một số thông tin như tên sự kiện, thời gian, địa điểm tham dự, timeline sự kiện hoặc một số yêu cầu đặc biệt như dress code hay những hành vi không được phép thực hiện trong sự kiện, đối tượng không được phép tham dự,…
Thư mời có nhiều loại và mỗi loại sẽ sử dụng cho các sự kiện khác nhau như là : thư mời tiệc tốt nghiệp, thư mời đám cưới hay thư mời dự tiệc khai trương doanh nghiệp. Bạn nên chọn một bức thư trang trọng khi tổ chức sự kiện độc quyền như lễ tốt nghiệp hoặc một sự kiện lớn của công ty. Mặt khác, bạn nên chọn một lá thư thân mật khi tổ chức một bữa tiệc họp mặt hoặc bữa tối nhỏ với bạn bè hoặc gia đình của mình.
Tại sao cần có thư mời tham gia sự kiện?
Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện thì event planner thường thiết kế thư mời sự kiện bao gồm các thông tin cần thiết về sự kiện để những người tham dự có thể hiểu thêm về sự kiện đó và quyết định xem họ có muốn tham dự hay không. Lời mời sự kiện bao gồm các thông tin như ngày giờ diễn ra sự kiện, địa điểm tổ chức sự kiện cũng như số điện thoại và địa chỉ email của người tổ chức sự kiện. Lời mời có thể cung cấp thông tin về quy định về trang phục, yêu cầu quà tặng và yêu cầu đặt chỗ.
Người tổ chức sự kiện có thể gửi những lời mời này qua thư hoặc email hoặc họ có thể quảng bá các chức năng trên nền tảng truyền thông xã hội để thông báo cho đối tượng mục tiêu về sự kiện. Những lời mời sự kiện này cũng có thể hoạt động như một phương tiện quảng cáo cho sự kiện và tổ chức tổ chức sự kiện đó.
Tuy giấy mời sự kiện là một tấm thẻ mỏng manh, nhưng lại chứa đựng sức mạnh của sự kết nối vô cùng lớn, thông qua thư mời bạn có thể thể hiện được sự trân trọng của mình đến với khách hàng. Một tấm thiệp mời sự kiện được thiết kế một cách tinh tế, thu hút sẽ mang đến cho người nhận cảm giác ấn tượng và làm cho họ muốn tham gia sự kiện hơn.
Các loại thư mời tham gia sự kiện phổ biến
Có nhiều loại thư mời khác nhau và nhiều hình thức gửi thư khác nhau ngoài việc gửi thư mời theo cách truyền thống thì ngày nay đã có nhiều cách thức gửi thư mời vô cùng nhanh chóng và hiện đại giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí. Bây giờ, hãy cùng BrandBoost tìm hiểu xem những loại thư mời phổ biến hiện nay là gì nhé!
Thư mời viết tay
Thư mời viết tay là một loại thư mời mang tính cá nhân hoá cao và để lại nhiều dấu ấn trong lòng người nhận. Việc viết tay thư mời sẽ thể hiện được sự trân trọng của chủ tiệc đối với khách mời của mình. Thư mời viết tay phù hợp nhất cho các sự kiện nhỏ, quy mô nội bội dưới 50 người như Year end party hay Gala dinner, vì việc viết chúng sẽ mất thêm thời gian hoặc nếu bạn đang sử dụng một dịch vụ chuyên nghiệp thì sẽ tốn nhiều chi phí.
Tưởng tượng bạn là chủ bữa tiệc và bạn dành thời gian, công sức của mình để viết tay những lá thư mời tiệc và gửi đến những vị khách mời của mình, chắc chắn họ sẽ cảm thấy rất đặc biệt và muốn tham gia sự kiện của bạn.
Thư mời được in sẵn
Mặc dù thư mời viết tay nghe có vẻ rất độc đáo và sáng tạo nhưng lời mời sự kiện được in lại dễ sản xuất hơn nhiều và có nhiều tùy chọn thiết kế hơn. Bạn có thể áp dụng thiết kế đồ họa và thương hiệu công ty vào mẫu thư mời của mình, cho phép bạn sáng tạo hơn nữa với các tính năng bắt mắt. Chúng cũng rẻ hơn để sản xuất so với thiệp mời viết tay, vì vậy chúng là lựa chọn tốt để phân phối rộng rãi hơn với ngân sách thấp hơn.
Nếu như sự kiện của ban tổ chức với quy mô lớn và gồm nhiều khách mời tham dự thì thiệp mời in sẵn là một lựa chọn tốt dành cho bạn để có thể dễ dàng phân phát đến khách mời một cách nhanh chóng.
Thiệp mời điện tử
Cùng với sự phát triển công nghệ, hình thức gửi thư mời sự kiện điện tử có lẽ là lời mời được sử dụng nhiều nhất vì chúng nhanh, rẻ và hiệu quả. Gửi lời mời kỹ thuật số không mất quá nhiều thời gian, không tốn bất kỳ chi phí nào và việc này cực kỳ dễ dàng. Thư mời điện tử cung cấp các cơ hội thiết kế tương tự như thiệp mời in nhưng có thêm tùy chọn bao gồm video hoặc hoạt ảnh. Bạn cũng có thể bao gồm các liên kết trong lời mời của mình để người nhận có thể dễ dàng tìm thấy thêm thông tin chi tiết về sự kiện và các thực thể liên quan đến sự kiện đó.
Lời mời kỹ thuật số là một phương pháp tuyệt vời cho các sự kiện trực tuyến, vì bạn sẽ có phạm vi tiếp cận rộng hơn nhiều nếu khách của bạn chỉ tham gia phòng hội thảo trực tuyến (webinar). Các phương thức phân phối có thể bao gồm từ phương tiện truyền thông xã hội, quảng cáo trực tuyến, thông cáo báo chí và tiếp thị qua email sự kiện.
Những nội dung cần có trong thư mời tham gia sự kiện
Lời mời sự kiện không chỉ là một bức thư thông báo đơn thuần, mà còn là cầu nối giữa nhà tổ chức và khách mời tiềm năng. Nó là cơ hội để truyền tải không chỉ các chi tiết cần thiết về sự kiện, mà còn là sự chân thành và sự đón chào từ phía chủ nhà. Một nội dung thư mời dự tiệc được chuẩn bị kỹ lưỡng thường bao gồm những phần sau:
- Tên sự kiện, ngày, giờ, địa điểm và trang web hoặc thông tin liên hệ
- Diễn giả nổi tiếng hoặc nội dung nổi bật
- Hướng dẫn đăng ký tham gia sự kiện
- Hướng dẫn cách du lịch và điểm nổi bật của vị trí
- Lợi ích của việc tham dự, đặc biệt bao gồm những trải nghiệm độc đáo
Gợi ý cách viết email mời tham dự sự kiện chi tiết
Việc viết email thư mời tham gia sự kiện đến khách mời không mất quá nhiều thời gian và chi phí, tuy nhiên cần đảm bảo từ bố cục đến nội dung thư mời phải được đầu tư một cách chỉnh chu và tỉ mỉ. Khi viết email mời tham dự sự kiện cần có những nội dung như tiêu đề, nội dung thư mời và cuối cùng là lời cảm ơn. Dưới đây BrandBoost sẽ gợi ý cho bạn cách viết và các mẫu email mời tham gia sự kiện đầy đủ và chi tiết nhất, hãy cùng tham khảo nhé!
Phần tiêu đề
Tiêu đề sự kiện cần trình bày một cách ngắn gọn, tốt nhất là dưới 50 ký tự để có thể đảm bảo được thông tin về tiêu đề của bạn sẽ được hiển thị đủ trên mọi thiết bị. Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu và súc tích tránh việc viết tắt làm cho người đọc có thể không hiểu hoặc hiểu sai về thông tin mà bạn muốn đề cập đến. Ở phần tiêu đề này bạn cần cung cấp thông tin về tên sự kiện, ngày tháng và địa địa trong tiêu đề để người nhận có thể dễ dàng nắm được thông tin về sự kiện của bạn.
Phần giới thiệu
Phần này thường bắt đầu bằng cách trực tiếp gọi tên người được mời, tạo ra một liên kết cá nhân giữa người gửi và người nhận. Giới thiệu cũng có thể chứa một lời chào mừng hoặc lời mở đầu thân thiện để tạo cảm giác thoải mái và gần gũi.
Phần nội dung thư mời
Phần nội dung thư thư mời sẽ bao gồm các thông tin quan trọng về sự kiện như mục đích và tầm quan trọng của sự kiện, chủ đề chính và các nội dung chính sẽ được thảo luận, diễn giả hoặc khách mời đặc biệt (nếu có), lợi ích khi tham dự sự kiện.
Lời cảm ơn
Lời cảm ơn trong email thư mời sự kiện thể hiện sự trân trọng của bạn đối với người nhận đã dành thời gian tham dự sự kiện. Một lời cảm ơn chân thành giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đồng thời tạo ấn tượng tích cực và khuyến khích họ tham gia vào các sự kiện trong tương lai.
Lời cảm ơn cần thể hiện sự biết ơn của bạn đối với sự tham gia của họ. Sử dụng ngôn ngữ chân thành và thể hiện sự biết ơn một cách cụ thể, tránh sử dụng những lời sáo rỗng hoặc chung chung. Cá nhân hóa lời cảm ơn bằng cách sử dụng tên người nhận (nếu có).
Chữ ký
Phần nội dung sau cùng của một email mời tham dự sự kiện là phần chữ ký của người gửi. Chữ ký thường sẽ được ký bởi người tổ chức sự kiện hoặc người đại diện cho tổ chức đang mời.
Xem thêm: Bạn có biết đâu là các loại hình sự kiện phổ biến nhất hiện nay?
Mẫu email mời tham dự sự kiện tham khảo
Dưới đây mà một vài cách viết email mời tham gia sự kiện mà bạn có thể tham khảo:
Mẫu email thư mời tham gia triễn lãm
Tiêu đề: Thư mời tham gia triển lãm/ Buổi trình diễn (Tên sự kiện)
Kính gửi: (Tên người nhận),
Chúng tôi vô cùng hân hạnh mời bạn tham dự Triển lãm/ buổi trình diễn (Tên sự kiện), diễn ra vào ngày (Ngày) tại (Địa điểm).
(Tên sự kiện) sẽ là một dịp tuyệt vời để bạn khám phá và trải nghiệm những sản phẩm, dịch vụ và ý tưởng mới nhất trong ngành (Tên ngành). Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ có cơ hội gặp gỡ và kết nối với các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực.
Để đăng ký tham dự sự kiện, vui lòng truy cập (Link đăng ký) hoặc gửi email xác nhận đến chúng tôi tại (Địa chỉ Email), trước ngày (Ngày hết hạn).
Chúng tôi mong được chào đón bạn tại (Tên sự kiện), nơi bạn sẽ có cơ hội trải nghiệm những điều thú vị và bổ ích.
Trân trọng,
(Tên người gửi)
(Chức vụ/ nhóm tổ chức)
(Thông tin liên hệ)
Mẫu email thư mời sự kiện từ thiện
Tiêu đề: Mời bạn tham gia [Tên Sự kiện] – Cùng chúng tôi làm nên sự khác biệt!
Kính gửi [Tên Người nhận],
Chúng tôi rất hân hạnh mời bạn tham dự sự kiện từ thiện [Tên Sự kiện] của chúng tôi, sẽ diễn ra vào [Ngày] tại [Địa điểm].
Sự kiện này nhằm mục đích hỗ trợ [Mục đích từ thiện], và chúng tôi tin rằng sự tham gia của bạn sẽ góp phần đáng kể vào việc thực hiện mục tiêu này.
Để đăng ký tham dự, vui lòng truy cập [Liên kết đăng ký] hoặc liên hệ với chúng tôi qua email [Email] trước ngày [Ngày hết hạn].
Hãy cùng chúng tôi làm nên sự khác biệt tại [Tên Sự kiện]!
Trân trọng,
[Tên người gửi]
[Chức vụ]
Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bao gồm những giai đoạn nào?
Một số mẫu thư mời tham gia sự kiện với thiết kế đẹp mắt
Một mẫu thư mời đẹp là mẫu thư mời với đầy đủ nội dung cần thiết và được thiết kế một cách độc đáo, sáng tạo. Tuy nhiên, không phải lúc nào thư mời được thiết kế một cách phức tạp, cầu kì cũng được đánh giá cao, đôi lúc chỉ cần một lá thư với thiết kế đơn giản, tinh tế, nội dung ngắn gọn lại có thể thu hút người nhận hơn.
Tuỳ thuộc vào loại sự kiện mà bạn sẽ tổ chức và đối khách mời tham dự để lựa chọn cách thiết kế thư mời phù hợp nhất. BrandBoost gợi ý cho bạn một số mẫu thư mời tham dự sự kiện với thiết kế độc đáo và ấn tượng, hãy cùng tham khảo nhé!
Kết luận
Thư mời sự kiện cũng là một dấu ấn của sự quan tâm và tôn trọng. Khi bạn nhận được một lời mời, điều đó không chỉ là về việc tham gia sự kiện, mà còn là về việc bạn được nhìn nhận và đánh giá cao về đóng góp của bản thân vào một không gian chia sẻ, học hỏi và phát triển. Chính vì thế khi tổ chức sự kiện hãy đầu tư một cách chỉnh chu vào thư mời nhé!
Ngoài thư mời tham dự, phần sau sự kiện cũng là một giai đoạn quan trọng. Lúc này, cần có sự chuẩn bị về thư cảm ơn sau sự kiện. Hãy tham khảo ngay bài viết Thư cảm ơn sau sự kiện: bố cục và mẫu thư cảm ơn chi tiết để biết thêm chi tiết nhé. Còn vây giờ thì xin chào và hẹn gặp lại ở các bài viết tiếp theo.
Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.
