Workshop là một hình thức đào tạo, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm hiệu quả, được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực. Tham gia workshop, người học không chỉ có cơ hội nâng cao kỹ năng, mà còn được trao đổi, thảo luận và trải nghiệm thực tế. Bài viết hôm nay BrandBoost sẽ cung cấp thông tin chi tiết về workshop và cách tổ chức buổi workshop thành công.
Workshop là gì?
Workshop là một hình thức hoạt động tập trung, thường diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định, với mục đích trao đổi, thảo luận và học hỏi về một chủ đề hoặc kỹ năng cụ thể. Khác với các hình thức đào tạo truyền thống, workshop tạo cơ hội cho người tham gia tích cực tham gia vào quá trình học tập, chia sẻ kinh nghiệm và giải quyết vấn đề thực tế.
Lợi ích của việc tổ chức workshop
Việc tổ chức Workshop mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và người tham gia, dưới đây là bốn lợi ích lớn nhất khi tổ chức Workshop, cụ thể như sau:
Cơ hội học hỏi, tiếp thu kiến thức, kỹ năng mới
Workshop cung cấp một môi trường học tập tích cực, với sự hướng dẫn và chia sẻ từ các chuyên gia trong lĩnh vực, người tham gia có cơ hội tiếp thu và nâng cao kiến thức, kỹ năng chuyên môn, cũng như các kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm, tư duy sáng tạo thông qua các hoạt động thực hành và tương tác trong workshop.
Chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm thực tiễn
Workshop tạo cơ hội cho người tham gia chia sẻ, trao đổi những kinh nghiệm thực tiễn công việc, giải pháp thắc mắc,…Việc chia sẻ và lắng nghe những câu chuyện thực tế giúp người tham gia mở rộng tầm nhìn, học hỏi thêm nhiều kiến thức bổ ích. Thông qua các thảo luận, trao đổi trong workshop người tham gia có thể tự mình giải quyết những vấn đề, thách thức mà họ đang gặp phải.
Phát triển khả năng sáng tạo, tư duy
Các hoạt động thực hành, bài tập nhóm trong workshop khuyến khích người tham gia suy nghĩ, tìm kiếm giải pháp sáng tạo, từ đó giúp họ phát triển hơn về khả năng tư duy của mình. Những trải nghiệm thực tế từ workshop còn giúp người tham gia áp dụng kiến thức vào thực tiễn một cách hiệu quả hơn.
Tăng cường sự hợp tác, kết nối với các chuyên gia, đồng nghiệp
Workshop là cơ hội tuyệt vời để kết nối, giao lưu với các chuyên gia, đồng nghiệp trong cùng lĩnh vực. Người tham gia có thể trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm, tìm kiếm cơ hội hợp tác với những người cùng quan tâm. Các mối quan hệ, kết nối xây dựng được từ workshop có thể mang lại nhiều lợi ích trong công việc và sự nghiệp trong tương lai.
Các loại hình workshop phổ biến
Có rất nhiều loại hình workshop khác nhau, dưới đây BrandBoost sẽ gợi ý cho bạn 3 loại workshop phổ biến nhất, cụ thể như sau:
Workshop chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm
Tương tự như chương trình hội thảo, workshop này tạo cơ hội cho người tham gia chia sẻ, trao đổi những kinh nghiệm, thực tiễn công việc. Trong buổi workshop các chuyên gia, doanh nhân chia sẻ về quá trình xây dựng, phát triển dự án, giải quyết các vấn đề thách thức. Thông qua những câu chuyện thực tế, người tham gia có thể học hỏi và áp dụng vào công việc của mình.
Workshop thực hành
Loại hình này tập trung vào các hoạt động thực tế, ứng dụng kiến thức vào giải quyết các vấn đề cụ thể. Các chuyên gia hướng dẫn người tham gia thực hiện các bài tập, dự án mô phỏng tình huống thực tế với mục đích là giúp người tham gia nắm vững kiến thức lý thuyết và biết cách vận dụng vào thực tiễn.
Workshop Marketing
Đây là workshop tổ chức nhằm mục đích quảng bá sản phẩm/ dịch vụ mới hoặc thương hiệu. Quy mô của những buổi workshop này thường lớn và được lên kế hoạch rất kĩ càng. Workshop này sẽ có sự tham gia của đại diện nhãn hàng, chuyên gia tư vấn sản phẩm và các đối tượng khách hàng và đối tác mục tiêu với mục đích truyền tải thông tin và tạo tiềm năng bán hàng.
Quy trình tổ chức Workshop thành công
Workshop thường thu hút số lượng người tham gia vừa phải, tạo điều kiện cho việc trao đổi, thảo luận và học hỏi hiệu quả. Để tổ chức một buổi Workshop thành công, bạn cần thực hiện theo quy trình 7 bước sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu và chủ đề Workshop
Trước tiên bạn cần xác định rõ mục tiêu và chủ đề của buổi workshop. Khi xác định được mục tiêu và chủ đề bạn bạn sẽ xây dựng nội dung và lên kế hoạch tổ chức sự kiện một cách cụ thể. Để cụ thể hơn, bạn có thể trả lời một số câu hỏi sau để có thể xác mục tiêu và chủ đề cho buổi workshop.
- Mục tiêu của Workshop là gì? Bạn muốn đạt được điều gì sau khi kết thúc buổi Workshop?
- Chủ đề của Workshop là gì? Nội dung chính của Workshop sẽ xoay quanh chủ đề nào?
- Đối tượng tham gia Workshop là những ai? Họ có nhu cầu gì và mong muốn học hỏi được gì từ Workshop?
- Diễn giả của buổi workshop là ai?
Bước 2: Lập kế hoạch chi tiết
Sau khi đã hoàn thành bước 1, ta sẽ tiến hành lập kế hoạch chi tiết cho Workshop, một số hạng mục công việc quan trọng cần có khi lập kế hoạch tổ chức workshop bao gồm:
- Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện.
- Lên danh sách diễn giả và chuyên gia tham gia chia sẻ.
- Xây dựng nội dung chương trình Workshop, bao gồm các phần chia sẻ, thảo luận, thực hành (nếu có).
- Chuẩn bị các tài liệu, giáo trình cần thiết cho Workshop.
- Lập bảng dự trù kinh phí
- Xác định nhân sự phụ trách các công việc khác nhau trong Workshop bao gồm điều phối viên, MC, kỹ thuật viên, hậu cần, v.v.
Ngoài ra, sẽ còn rất nhiều các hạng mục công việc khác cần thực hiện khi tổ chức workshop. Để sự kiện đạt hiệu quả, ở bước này cần xác định rõ các hạng mục công việc cần thực hiện và lên kế hoạch thật chi tiết.
Bước 3: Quảng bá Workshop
Có rất nhiều hình thức quảng bá sự kiện khác nhau, mỗi hình thức đều có những ưu và nhược điểm riêng. Dưới đây BrandBoost gợi ý một số hình thức quảng bá được sử dụng phổ biến và mang tính hiệu quả cao, cụ thể là:
- Sử dụng các kênh truyền thông phù hợp để quảng bá Workshop, như mạng xã hội, email, website, báo chí, v.v.
- Thiết kế các ấn phẩm quảng cáo hấp dẫn, thu hút sự chú ý của đối tượng tham gia mục tiêu.
- Gửi thiệp mời đến các diễn giả, chuyên gia và khách mời tiềm năng.
- Tổ chức các hoạt động PR để thu hút sự quan tâm của cộng đồng.
Bước 4: Chuẩn bị cho Workshop
Một số hoạt động cần chuẩn bị kĩ càng trước khi sự kiện diễn ra, cụ thể như sau:
- Chuẩn bị sắp xếp bàn ghế, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, v.v và kiểm tra thật kỹ các thiết bị, đảm bảo chúng vẫn hoạt động tốt
- Chuẩn bị tài liệu, giáo trình cho người tham gia.
- Chuẩn bị quà tặng, phần thưởng cho người tham gia (nếu có).
- Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như nước uống, đồ ăn nhẹ, v.v.
- Xác nhận danh sách khách mời tham dự.
- Gửi thiệp đến các khách mời
Bước 5: Thực hiện Workshop
Trước hết, nên bắt đầu bằng hoạt động chào đón và hướng dẫn các đại biểu tham dự ổn định chỗ ngồi. Đội ngũ MC và người điều phối cần đảm bảo dẫn dắt chương trình với cách thức thu hút, tạo không khí vui vẻ, khuyến khích sự tham gia tích cực của mọi người.
Mặc dù các nội dung chia sẻ và hoạt động đã được lên kế hoạch và chuẩn bị kỹ lưỡng, nhưng trong quá trình tổ chức vẫn có thể xảy ra những tình huống ngoài dự kiến vì thế cần chuẩn kế hoạch dự phòng khi có vấn đề xảy ra.
Bước 6: Đánh giá hiệu quả Workshop
Sau khi Workshop kết thúc, cần đánh giá hiệu quả và rút ra bài học kinh nghiệm cho các Workshop tiếp theo. Có thể thu thập ý kiến phản hồi của người tham gia thông qua khảo sát, phỏng vấn trực tiếp hoặc trực tuyến, qua đó có thể đánh giá mức độ đạt được mục tiêu của Workshop. Nếu sự kiện vẫn chưa đạt được mục tiêu đề ra ban đầu, cần tìm ra những lỗ hổng và xây dựng các giải pháp khắc phục để có thể làm tốt hơn cho workshop lần sau.
Kết luận
Workshop là một hình thức sự kiện vô cùng hiệu quả, giúp tạo ra cơ hội giao lưu, chia sẻ kiến thức và xây dựng mối quan hệ giữa các bên tham gia. Với sự chuẩn bị chu đáo và triển khai linh hoạt, workshop sẽ trở thành một kênh kết nối hiệu quả, mang lại nhiều giá trị cho các bên tham gia. Đây chính là lý do vì sao workshop luôn là lựa chọn được ưa chuộng trong các hoạt động sự kiện.
Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.
