Cuối năm là thời điểm sôi động và bận rộn, khi mọi người vừa tập trung hoàn thành các công việc cuối năm, vừa chuẩn bị cho các hoạt động giao lưu và gặp gỡ cuối năm. Điều này đặt ra nhiều thách thức trong việc tổ chức tiệc tất niên, từ việc sắp xếp thời gian cho đến đội ngũ nhân sự.
Để đảm bảo sự thành công và chuyên nghiệp cho sự kiện tiệc tất niên cuối năm của công ty, việc lên kế hoạch từ sớm là vô cùng quan trọng. Điều này giúp cho doanh nghiệp có đủ thời gian để chuẩn bị mọi khía cạnh của sự kiện một cách kỹ lưỡng và chi tiết. Hãy cùng tìm hiểu thêm về quy trình xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty cùng Brand Boost để đạt được hiệu quả cao nhất và để lại ấn tượng sâu sắc hơn với các vị khách tham dự.
Mục đích của việc lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty
Mô hình tổ chức tiệc tất niên ngày càng phát triển, đa dạng với nhiều hoạt động mới nhằm phục vụ mục đích cuối cùng của mỗi doanh nghiệp, cụ thể là:
- Là bữa tiệc tri ân: giữa các thành viên trong công ty, hoặc tổ chức với quy mô lớn hơn nhằm tăng cường hiệu quả truyền thông và quảng bá hình ảnh thương hiệu trên thị trường.
- Gắn kết và tạo động lực cho nhân viên: Sự kiện tiệc tất niên không chỉ là dịp để nhân viên cùng nhau thư giãn, mà còn là cơ hội để gắn kết, tăng cường tinh thần đồng đội và động lực làm việc sau những tháng ngày làm việc hết sức. Đây là nền tảng quan trọng để công ty phát triển mạnh mẽ hơn trong tương lai.
- Tôn vinh thành tích và nỗ lực: Đây là dịp để công ty ghi nhận và tôn vinh các thành tựu, nỗ lực của nhân viên trong năm qua. Việc công nhận công sức làm việc của nhân viên giúp họ cảm thấy được đánh giá và có động lực phát triển nghề nghiệp.
- Xây dựng hình ảnh và văn hóa doanh nghiệp: Tiệc tất niên là cơ hội để công ty quảng bá thương hiệu và hình ảnh của mình đến với các đối tác, khách hàng. Một sự kiện ấn tượng sẽ giúp công ty thu hút sự chú ý và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
- Thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp: Sự kiện này cũng là dịp để tăng cường sự giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận, các nhóm làm việc trong công ty. Nó khuyến khích sự hòa nhập và làm việc nhóm trong môi trường thú vị và không căng thẳng.
- Xây dựng mối quan hệ khách hàng: Nếu có sự tham gia của khách hàng, tiệc tất niên còn là cơ hội để xây dựng và chăm sóc mối quan hệ với khách hàng, tăng cường lòng trung thành và giới thiệu văn hóa doanh nghiệp.
Tóm lại, việc tổ chức tiệc tất niên không chỉ đơn giản là một buổi tiệc mà còn mang lại nhiều giá trị về mặt tinh thần, nâng cao tinh thần làm việc và thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Xem thêm: Year end party là gì? Tạo sao doanh nghiệp cần phải tổ chức YEP cho nhân viên?
Quy trình 8 bước lập kế hoạch tổ chức chương trình tất niên công ty
Bước 1: Xác định mục tiêu sự kiện của công ty
Hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi tại sao doanh nghiệp lại tổ chức tiệc liên hoan cuối năm và những gì doanh nghiệp sẽ mong đợi. Khi bạn đã xác định được mục tiêu và kỳ vọng của mình, bạn có thể xác định loại sự kiện nào sẽ gây được tiếng vang với đối tượng mục tiêu của công ty.
Đây là bước quan trọng nhất vì nó xác định lý do và kết quả mong muốn của sự kiện tất niên. Mục tiêu có thể bao gồm tạo cơ hội gắn kết, tôn vinh thành tích của nhân viên, nâng cao tinh thần đoàn kết và sự hài lòng của nhân viên.
Bước 2: Lên ý tưởng sự kiện và chủ đề của kế hoạch tổ chức tiệc tất niên
Công ty nên lựa chọn các ý tưởng sáng tạo và phù hợp để tổ chức sự kiện tất niên. Có thể bao gồm những ý tưởng về chủ đề, phong cách, hoạt động chính, và mục tiêu cụ thể của sự kiện.
Bên cạnh đó việc chọn lựa chủ đề cho sự kiện tất niên. Chủ đề này sẽ phù hợp với ý tưởng ban đầu và sẽ là cơ sở cho các quyết định lập kế hoạch tiếp theo.
Bước 3: Xác định phạm vi và dự trù kinh phí cho sự kiện tất niên
Doanh nghiệp cần có bảng dự trù kinh phí để xác định các hoạt động có trong buổi lễ. Và khi có ngân sách cụ thể, việc biết nơi phân bổ hầu hết các nguồn lực là điều cần thiết. Xác định và phân bổ ngân sách hợp lý là bước quan trọng nhất trong quá trình lập kế hoạch. Ngân sách sẽ ảnh hưởng đến các quyết định về mọi khía cạnh của sự kiện, bao gồm địa điểm, phong cách, nội dung và các hoạt động trong tiệc.
- Mời ai: Hãy xác định danh sách khách mời dựa trên quy mô công ty và tính chất của sự kiện. Các đối tượng mời có thể bao gồm toàn bộ nhân viên trong công ty, cùng với gia đình hoặc bạn bè. Ngoài ra, cũng cần xem xét mời các khách mời đặc biệt như các đối tác kinh doanh, nhà cung cấp, khách hàng quan trọng hoặc các cộng tác viên.
Xem thêm: Mẫu thư mời tham dự sự kiện và cách viết email mời tiệc chuyên nghiệp
- Chọn ngày: Lựa chọn ngày tổ chức tiệc tất niên cần phù hợp với lịch làm việc của đa số nhân viên và khách mời. Tránh các ngày lễ lớn hoặc thời điểm mà đa số người có thể có kế hoạch khác.
- Địa điểm: Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên dựa trên số lượng khách mời, ngân sách và phong cách của sự kiện. Cần xem xét các yếu tố như sức chứa của địa điểm, tiện ích đi kèm, vị trí và tiện lợi cho khách mời.
Xem thêm: TOP 10 công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp nhất hiện nay.
Bước 4: Lập kế hoạch tổ chức và phân công nhiệm vụ
- Lập kế hoạch: Sau khi xác định mục tiêu và phạm vi, nhóm tổ chức sẽ lên kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động. Xây dựng một Agenda để đảm bảo cho mọi hoạt động của sự kiện được diễn ra theo lịch trình sự kiện của doanh nghiệp, đảm bảo được tính linh hoạt cao và qua đó cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp trong quá trình thực hiện, tổ chức của doanh nghiệp. Điều này bao gồm lên lịch các hoạt động, xác định nguồn lực cần thiết và thiết lập các mốc thời gian.
- Phân công nhiệm vụ: Các nhiệm vụ cụ thể sẽ được phân chia cho các thành viên trong nhóm tổ chức, bao gồm đặt địa điểm, thiết kế trang trí tiệc tất niên, chuẩn bị thực đơn, quản lý vận hành sự kiện và quảng bá.
Bước 5: Thiết kế chương trình và nội dung sự kiện:
Bước này liệt kê chi tiết các hoạt động và nội dung chương trình cụ thể cho sự kiện tất niên. Các hoạt động có thể bao gồm lễ trao giải, tiết mục biểu diễn nghệ thuật, trò chơi, các bữa tiệc, và các hoạt động giao tiếp giữa các khách mời.
- Thiết kế chương trình: Bao gồm lên kịch bản tất niên, các hoạt động chính như tiết mục biểu diễn, trò chơi, và các phần thưởng hoặc giải thưởng dành cho nhân viên.
- Nội dung sự kiện: Chuẩn bị nội dung cho các phần như bữa tiệc, phần trình diễn nghệ thuật, các hoạt động giao lưu, bài phát biểu tất niên cuối năm của giám đốc và tạo cảm giác hào hứng cho khách mời khi tham dự tiệc tất niên công ty.
Xem thêm: Những ý tưởng quà tặng sự kiện ý nghĩa, độc đáo và ấn tượng nhất
Bước 6: Đặt địa điểm và chuẩn bị kỹ thuật
- Đặt địa điểm: Chọn địa điểm phù hợp với quy mô và yêu cầu của sự kiện, bao gồm các yếu tố như sức chứa, vị trí và tiện ích.
- Chuẩn bị kỹ thuật: Đảm bảo sự kiện được trang bị đầy đủ thiết bị âm thanh, ánh sáng và các phương tiện trình chiếu phù hợp để hỗ trợ các hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Bước 7: Quản lý và tiến hành sự kiện
- Điều hành các hoạt động trong ngày diễn ra sự kiện, đảm bảo thời gian diễn ra chính xác và có sự phối hợp giữa các phần tử trong chương trình.
- Theo dõi và giám sát sự diễn biến của sự kiện, xử lý các vấn đề phát sinh và đảm bảo sự hài lòng của khách mời.
- Theo dõi tiến độ chuẩn bị và cập nhật cho các thành viên trong nhóm tổ chức.
- Quản lý hoạt động trong ngày diễn ra sự kiện, bao gồm giám sát sự di chuyển của khách mời, quản lý thời gian các phần trình diễn, và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Bước 8: Đánh giá và rút kinh nghiệm
- Thu thập phản hồi: Lấy ý kiến phản hồi từ khách mời và nhân viên tham gia để đánh giá hiệu quả của sự kiện. Công ty có thể sử dụng ứng dụng lập kế hoạch sự kiện tất niên có tùy chọn phản hồi, bạn có thể sử dụng ứng dụng đó để đặt câu hỏi cho người tham dự. Thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp xác định xem sự kiện có đáp ứng các mục tiêu ban đầu đặt ra hay không và nó có tác động gì. Sau đó, bạn có thể chia sẻ thông tin này với tất cả các bên liên quan để có thể lên kế hoạch theo dõi phù hợp.
- Rút kinh nghiệm: Những bài học bạn học được sẽ giúp doanh nghiệp rút ra kinh nghiệm mới cho việc lập kế hoạch cho sự kiện tiếp theo. Học hỏi từ kinh nghiệm tổ chức sự kiện này để cải thiện cho các sự kiện sau, điều chỉnh và cải tiến quy trình tổ chức.
Xem thêm: Thư cảm ơn sau sự kiện: bố cục và mẫu thư cảm ơn chi tiết
Mỗi bước trong quy trình này đóng vai trò quan trọng để đảm bảo sự kiện tất niên của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và đáp ứng được mong đợi của tất cả các bên tham gia. Quản lý tốt quy trình này sẽ giúp cho sự kiện trở nên thành công và gắn kết hơn trong cộng đồng nhân viên và đối tác.
Mẫu kế hoạch tổ chức tất niên cho công ty
| STT | Thời gian | Tên Hoạt động | Nội dung & Thực hiện | Ghi chú |
| 17:00 – 17:30 | Tiếp đón khách mời | – Chuẩn bị bàn ghế, khăn trải bàn, ly tách, đồ uống chào mừng. – Sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời. – Nhân viên lễ tân đón tiếp khách mời, hướng dẫn khách vào khu vực tiệc. | – Đảm bảo tất cả khách mời được chào đón nồng nhiệt. – Sắp xếp chỗ ngồi hợp lý để tạo sự giao lưu giữa các bộ phận. | |
| 17:30 – 18:00 | Chương trình văn nghệ chào mừng | – MC giới thiệu chương trình, chào mừng khách mời. – Tiết mục văn nghệ do các nhân viên hoặc đơn vị biểu diễn bên ngoài thực hiện. | – Chuẩn bị kịch bản chương trình, tập luyện cho các tiết mục văn nghệ. – Lựa chọn đơn vị biểu diễn uy tín, chất lượng. | |
| 18:00 – 19:00 | Bữa tối | – Phục vụ các món ăn ngon, đa dạng. – Đảm bảo đủ số lượng thức ăn cho tất cả khách mời. – Nhân viên phục vụ chu đáo, nhiệt tình. | – Lên thực đơn hợp lý, phù hợp với khẩu vị của đa số khách mời. – Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ ăn uống, khăn giấy. | |
| 19:00 – 20:00 | Lễ tổng kết và trao thưởng | – Ban lãnh đạo công ty lên tổng kết hoạt động trong năm qua. – Trao thưởng cho các cá nhân, tập thể xuất sắc. | – Chuẩn bị bài phát biểu tổng kết, danh sách cá nhân, tập thể được trao thưởng. – Chuẩn bị quà tặng, hoa tươi. | |
| 5 | 20:00 – 21:00 | Chương trình ca nhạc, bốc thăm trúng thưởng | – Các tiết mục ca nhạc do ca sĩ chuyên nghiệp hoặc nhân viên công ty biểu diễn. – Bốc thăm trúng thưởng với nhiều phần quà hấp dẫn. | – Lựa chọn ca sĩ phù hợp với sở thích của đa số khách mời. – Chuẩn bị quà tặng cho chương trình bốc thăm trúng thưởng. |
| 6 | 21:00 – 22:00 | Tiệc giao lưu | – Khách mời tự do giao lưu, trò chuyện, ăn uống. – Nhạc DJ sôi động, tạo không khí vui tươi. | – Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng phù hợp. – Sẵn sàng hỗ trợ khách mời trong quá trình giao lưu. |
| 7 | 22:00 – 23:00 | Kết thúc chương trình | – MC thông báo kết thúc chương trình, cảm ơn khách mời. – Tiễn khách ra về. | – Dọn dẹp vệ sinh sau khi kết thúc chương trình. – Cảm ơn khách mời đã tham dự. |
Những lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên công ty
Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên công ty, có một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp nên cân nhắc để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công:
- Đầu tiên, bạn cần phải xác định rõ ràng mục đích của sự kiện tất niên. Mục tiêu có thể là tạo dịp gặp gỡ, gắn kết đồng nghiệp, tôn vinh thành tựu, hay thúc đẩy sự hài lòng và động viên nhân viên.
- Tiến hành lựa chọn nội dung, chủ đề, và hoạt động phải phù hợp với sở thích và đặc điểm của đối tượng tham gia, bao gồm cả nhân viên và khách mời đặc biệt.
- Xác định và quản lý ngân sách một cách có trách nhiệm để tránh chi phí vượt quá dự tính.
- Nên bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện tất niên ít nhất 2-3 tháng trước khi tổ chức. Lập kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục, bao gồm thời gian thực hiện, người phụ trách,…
- Luôn có một kế hoạch dự phòng để xử lý các vấn đề có thể xảy ra như thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật, hay thay đổi đột xuất trong lịch trình.
- Lựa chọn trang trí không gian sự kiện và yêu cầu về trang phục tất niên theo chủ đề nhất định, tạo ấn tượng và thu hút khách mời.
- Sự kiện tất niên cũng là dịp để tăng cường mối quan hệ và gắn bó trong công ty. Đảm bảo duy trì liên lạc và tạo cơ hội giao tiếp sau sự kiện để duy trì không khí tích cực.
Tổ chức sự kiện tất niên công ty là một việc làm ý nghĩa, giúp gắn kết nhân viên và nâng cao tinh thần làm việc. Hy vọng những lưu ý mà BrandBoost đã chia sẻ ở trên đây sẽ giúp bạn tổ chức được một sự kiện tất niên thành công và ấn tượng.
Kêt luận
Tạo ra những ý tưởng cụ thể và chi tiết để xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên cho công ty, kết hợp với việc chuẩn bị một cách tỉ mỉ từng bước, sẽ giúp bạn tổ chức một buổi tiệc tất niên thành công và để lại ấn tượng sâu sắc với tất cả người tham gia. Các thông tin từ Brand Boost cung cấp trong bài viết này hy vọng sẽ giúp bạn tổ chức một sự kiện tất niên thành công và gây ấn tượng mạnh mẽ với các khách mời.
HÃY LIÊN HỆ NGAY CHO BRANDBOOST
Địa chỉ:
Văn phòng: 572 Lê Quang Định, Phường 1, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
Chi nhánh 1: 96 Khánh An, Phường Hòa Khánh Bắc, Quận Liên Chiểu, Thành phố Đà Nẵng.
Chi nhánh 2: Số 3, Liền Kề 27, Phường Trịnh Văn Bô, KĐT Mới Cân Canh, Hòa Đức, Thành phố Hà Nội.
SDT: 0934 047 866
Email: Brandboost.vn@gmail.com.
Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.
