Khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp, cần có một khu vực đặc biệt để chuẩn bị, cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và xử lý các sự cố bất ngờ – đây chính là vai trò của backstage. Vậy backstage là gì? và nó quan trọng như thế nào trong các sự kiện doanh nghiệp? Hãy cùng BrandBoost theo dõi thêm trong bài viết này!
Backstage là gì?
Backstage trong ngữ cảnh tổ chức sự kiện là khu vực hậu trường nơi các công việc chuẩn bị và tổ chức sự kiện được thực hiện. Đây là khu vực không phải ai cũng có thể vào, chỉ những người có vai trò quan trọng trong sự kiện như kỹ thuật viên, nhân viên tổ chức sự kiện, nghệ sĩ mới được phép vào đây, vì vậy backstage đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Backstage có mục đích gì?
Backstage đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của các hoạt động, sự kiện. Nó là nơi diễn ra những công việc chuẩn bị, hỗ trợ, và cũng là nơi chứa đựng những bí mật, những câu chuyện thú vị.
Chuẩn bị tổ chức sự kiện
Backstage là nơi chuẩn bị trang phục, đạo cụ, và các yếu tố khác cần thiết cho biểu diễn hoặc sự kiện. Đảm bảo rằng tất cả các thành phần của sự kiện, như thiết bị âm thanh, ánh sáng, và các đạo cụ, đều được bố trí và hoạt động đúng cách.
Quản lý, điều phối hoạt động
Quản lý các công việc hậu trường để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo kế hoạch và không gặp phải sự cố. Các thành viên trong đội ngũ sản xuất, nghệ sĩ, và các nhân viên hỗ trợ giao tiếp và phối hợp để xử lý các vấn đề phát sinh.
Xử lý sự cố
Sẵn sàng để giải quyết các vấn đề hoặc sự cố xảy ra trong hoặc trước khi sự kiện bắt đầu mà không ảnh hưởng đến khán giả. Ví dụ, nếu có sự cố về âm thanh trong một buổi biểu diễn, đội ngũ kỹ thuật hậu trường sẽ nhanh chóng vào cuộc để khắc phục.
Có tính bảo mật, tuân thủ quy trình
Quản lý khu vực có thể yêu cầu bảo mật cao, đảm bảo rằng chỉ những người được phép mới có thể vào các khu vực nhạy cảm. Đảm bảo các quy trình tổ chức sự kiện và chính sách được thực hiện đúng cách để duy trì tiêu chuẩn và chất lượng. Đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động trơn tru để khán giả hoặc người tham gia có trải nghiệm tích cực và không bị phân tâm bởi các vấn đề hậu trường.
Các yếu tố chính của một khu vực backstage trong sự kiện
Một khu vực backstage thường bao gồm nhiều thành phần khác nhau, tất cả đều phục vụ cho mục đích chung là hỗ trợ và duy trì sự kiện diễn ra một cách trơn tru. Những yếu tố chính của một khu vực backstage bao gồm:
Khu vực kỹ thuật
Bao gồm hệ thống âm thanh, ánh sáng sân khấu, các thiết bị công nghệ khác. Kỹ thuật viên sẽ làm nhiệm vụ kiểm tra và đảm bảo mọi thiết bị hoạt động đúng cách. Và các đạo cụ, thiết bị, và vật dụng cần thiết cho sự kiện cũng sẽ được lưu trữ tại backstage.
Khu vực chuẩn bị cho nghệ sĩ
Đây là nơi mà các nghệ sĩ, diễn viên hay người tham gia sự kiện chuẩn bị trang phục, trang điểm và tập dượt. Trong thời gian chờ đợi, các nghệ sĩ có thể thư giãn, đọc kịch bản hoặc trò chuyện với nhau, tạo sự thoải mái và gắn kết trước khi lên sân khấu. Những hoạt động này đều rất quan trọng để tạo nên thành công cho sự kiện và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khán giả.
Khu vực điều phối
Là nơi các quản lý, điều phối viên và các bộ phận khác liên lạc và phối hợp để điều hành sự kiện. Đây là nơi các công tác điều phối, liên lạc và quản lý các nhóm khác nhau trong sự kiện diễn ra, từ đội ngũ kỹ thuật, an ninh đến các nhân viên hỗ trợ nghệ sĩ, khách mời.
Backstage trong các loại sự kiện khác nhau
Mỗi loại sự kiện sẽ có sự tổ chức backstage khác nhau. Dưới đây là những điểm khác biệt trong tổ chức backstage của các loại sự kiện phổ biến:
Show diễn nghệ thuật (Concerts, biểu diễn nghệ thuật): Backstage trong các show diễn âm nhạc thường bao gồm các khu vực dành riêng cho nghệ sĩ, kỹ thuật âm thanh, ánh sáng và trang phục. Các nghệ sĩ cần không gian riêng tư để chuẩn bị trước khi lên sân khấu.
Hội nghị và hội thảo: Backstage trong các hội nghị chủ yếu dành cho các diễn giả và tổ chức các hoạt động hậu cần, như chuẩn bị tài liệu, thiết bị trình chiếu và các cuộc họp nhóm.
Tiệc lớn và lễ hội: Trong các sự kiện này, backstage thường liên quan đến việc chuẩn bị không gian cho các tiệc đứng, tiệc ngồi, phục vụ đồ ăn, và chăm sóc khách mời.
Kết luận
Hậu trường là một yếu tố không thể thiếu trong sự kiện doanh nghiệp, đảm bảo mọi khía cạnh được quản lý và tổ chức một cách hiệu quả. Nó cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, phối hợp giữa các bên, và xử lý các sự cố bất ngờ, góp phần quan trọng vào sự thành công của sự kiện. Hy vọng thông tin mà Brand Boost chia sẻ trong bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò và tầm quan trọng của backstage.
Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.
