Tổ chức sự kiện ngày nay đã trở thành một lĩnh vực chuyên nghiệp và phức tạp, đòi hỏi sự chú trọng đến từng chi tiết, sự đổi mới và sáng tạo, cũng như khả năng điều chỉnh linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của khách mời và các mục tiêu sự kiện.
Việc lựa chọn layout cho sự kiện được xem là một yếu tố quan trọng và không thể thiếu trong quá trình tổ chức sự kiện. Hãy cùng tìm hiểu bài viết của Brand Boost để giúp bạn hiểu hơn về cách bố trí layout sự kiện.
Layout sự kiện là gì?
Layout sự kiện là cách sắp xếp và tổ chức không gian cho một sự kiện cụ thể. Nó bao gồm việc định vị các khu vực chính như sân khấu, khu vực chỗ ngồi, quầy phục vụ, và các khu vực chức năng khác để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Là bản thiết kế chi tiết về cách bố trí không gian, sắp xếp các khu vực chức năng, trang trí và các yếu tố khác trong một sự kiện. Một layout được thiết kế tốt sẽ tạo nên một không gian hấp dẫn, chuyên nghiệp và phù hợp với chủ đề tổ chức sự kiện, từ đó để lại ấn tượng sâu sắc cho khách mời.
Tại sao layout sự kiện lại quan trọng?
Tạo ấn tượng ban đầu
Một layout sự kiện sân khấu được thiết kế tốt có thể tạo ấn tượng mạnh mẽ ngay từ cái nhìn đầu tiên. Nó giúp tạo nên một không khí chuyên nghiệp và thu hút, đồng thời thể hiện sự chú ý đến chi tiết và sự chuẩn bị kỹ lưỡng.
Hướng dẫn khách mời
Một layout hợp lý giúp hướng dẫn khách mời dễ dàng di chuyển trong không gian sự kiện. Việc bố trí các khu vực rõ ràng, như lối vào, khu vực chỗ ngồi, và các điểm dịch vụ, giúp khách mời cảm thấy thoải mái và biết được nơi cần đến.
Tăng tính chuyên nghiệp
Một sơ đồ layout được tổ chức chặt chẽ và có kế hoạch tổ chức sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và khả năng tổ chức tốt. Điều này góp phần tạo nên sự tin tưởng và uy tín cho tổ chức hoặc cá nhân đứng ra tổ chức sự kiện.
Tối ưu hóa không gian
Tất cả các nhà tổ chức sự kiện và chuyên gia đều muốn tận dụng tối đa giá trị từ không gian thuê của họ. Do đó, cách bố trí layout sự kiện sân khấu phải được tối ưu hóa để phù hợp với mục tiêu chung của sự kiện, tận dụng hiệu quả từng mét vuông.
Cách tính layout sự kiện
Giả sử chúng ta cần tổ chức một hội thảo khởi nghiệp tại một trung tâm hội nghị với khán phòng hình chữ nhật có kích thước 20m x 30m. Hội thảo dự kiến có khoảng 200 khách mời.
Bước 1: Xác định các khu vực chức năng:
- Sân khấu: Dùng để diễn giả trình bày, khoảng 5m x 4m.
- Khu vực khán giả: Là nơi các khách mời ngồi nghe, chiếm phần lớn diện tích còn lại.
- Khu vực đăng ký: Nơi khách mời đăng ký và nhận tài liệu, khoảng 3m x 2m.
- Khu vực triển lãm: Nơi trưng bày sản phẩm hoặc dịch vụ của các đơn vị tài trợ, khoảng 5m x 3m.
- Khu vực tiếp khách: Nơi khách mời có thể nghỉ ngơi và giao lưu, khoảng 3m x 3m.
Bước 2: Xác định kích thước và khoảng cách:
- Kích thước bàn ghế: Giả sử chúng ta sử dụng bàn tròn có đường kính 1m và ghế có chiều rộng 0.5m.
- Khoảng cách giữa các bàn: Để đảm bảo lối đi và tạo sự thoải mái, chúng ta để khoảng cách giữa các bàn là 1.2m.
- Khoảng cách giữa các hàng ghế: Khoảng cách giữa các hàng ghế là 1m.
Bước 3: Tính toán số lượng bàn ghế:
- Diện tích khu vực khán giả: (20m – 5m (sân khấu) – 3m (khu vực đăng ký) – 5m (khu vực triển lãm)) x 30m = 210m².
- Số lượng bàn có thể sắp xếp: Giả sử chúng ta sắp xếp bàn theo hình chữ nhật, mỗi hàng 6 bàn (vì bàn có đường kính 1m, khoảng cách giữa các bàn 1.2m nên mỗi hàng có thể xếp 6 bàn). Số hàng bàn có thể xếp là 210m² / (6m x 1m) ≈ 35 hàng.
- Tổng số bàn: 35 hàng x 6 bàn/hàng = 210 bàn.
- Số lượng ghế: Mỗi bàn có thể ngồi được 6 người, vậy tổng số ghế là 210 bàn x 6 ghế/bàn = 1260 ghế.
Bước 4: Kiểm tra và điều chỉnh sơ đồ layout phù hợp:
Với sức chứa là 1260 ghế có thể đáp ứng được số lượng khách mời dự kiến là 200 người. Hãy kiểm tra xem các lối đi có đủ rộng để khách mời di chuyển dễ dàng hay không, bên cạnh đó nên đảm bảo các lối thoát hiểm được thông thoáng và dễ dàng nhận biết.
5 cách bố trí layout chỗ ngồi và bàn tiệc cho sự kiện
Khi thiết kế sơ đồ layout cho một sự kiện, có nhiều yếu tố cần cân nhắc để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đáp ứng được các mục tiêu đề ra. Dưới đây là những yếu tố quan trọng cần xem xét:
Bố trí bàn tròn
Bàn tròn là lựa chọn phổ biến cho tiệc cưới và các sự kiện cần sự tương tác giữa khách mời. Mỗi bàn thường có từ 6 đến 10 chỗ ngồi, tạo ra không gian thoải mái cho mọi người trò chuyện và giao lưu.
Tiệc theo kiểu gia đình sử dụng bàn hình chữ nhật thay cho bàn tròn, với bàn dài (8′ x 2,5′ hoặc 6′ x 2,5′) xếp thành hàng và ghế đặt dọc theo các cạnh dài. Phong cách này, thường gọi là chỗ ngồi tiệc gia đình, khuyến khích sự tương tác nhiều hơn giữa các khách mời.
Bố trí bàn hình chữ U
Bố trí bàn hình chữ U rất phù hợp cho các sự kiện cần sự tương tác và giao tiếp giữa khách mời, như hội thảo hoặc họp mặt. Thiết kế này giúp mọi người dễ dàng nhìn thấy nhau, tạo không khí thân thiện và gần gũi.
Layout theo loại hình Cocktail
Nếu sự kiện của bạn ngắn hạn, ít thuyết trình hoặc giải trí và muốn khuyến khích sự tương tác, kiểu sự kiện cocktail có thể là lựa chọn lý tưởng. Bố trí này rất linh hoạt, tối ưu hóa số lượng người có thể ngồi thoải mái. Thường bao gồm bàn cao với ghế đẩu, khu vực tiệc tự chọn với cocktail và món khai vị, quầy đồ uống và chỗ ngồi ở ngoài cùng
Layout theo mô hình lớp học
Đây là sơ đồ layout phổ biến, thường được ưa chuộng tổ chức tại khách sạn, trung tâm sự kiện cho hội nghị, hội thảo, đào tạo, và kiểm tra. Kiểu phòng họp lớp học rất phổ biến vì nó cho phép người tham dự ngồi quay mặt về phía trước, có bàn để ghi chú hoặc sử dụng máy tính, và dễ dàng tương tác theo nhóm nhỏ.
Layout theo thiết kế đường băng
Thường được lựa chọn trong các sự kiện trình diễn thời trang, biểu diễn, hòa nhạc, và lễ trao giải. Bố trí này gồm một lối đi dài để người mẫu, diễn giả, hoặc người biểu diễn di chuyển, trong khi khán giả ngồi ở hai bên lối đi hoặc trên các bậc cao hơn để dễ dàng quan sát. Chiều rộng của lối đi ảnh hưởng đến số chỗ ngồi còn lại, vì vậy chọn phòng có kích thước phù hợp với số lượng khách dự kiến.
-
Bố trí phòng sự kiện theo kiểu đường băng.
Thiết kế dạng khán phòng
Nếu bạn cần tối đa hóa không gian và thu hút đông đảo người tham dự, phong cách khán phòng hoặc nhà hát là lựa chọn lý tưởng. Bố trí này gồm nhiều hàng ghế song song, hướng về phía sân khấu hoặc điểm trung tâm ở phía trước, với lối đi vuông góc để dễ ra vào. Đối với sự kiện có nhiều hoạt động hoặc cần kết hợp với thiết kế triển lãm, bạn có thể kết hợp phong cách nhà hát nếu có đủ không gian.
Một số mẫu layout sự kiện phổ biến
Các mẫu layout sự kiện sân khấu phổ biến thường được thiết kế để đáp ứng các mục đích và yêu cầu cụ thể của từng loại sự kiện. Dưới đây là các mẫu layout cho ba loại sự kiện phổ biến: hội nghị, tiệc cưới và triển lãm.
Layout sự kiện sân khấu trung tâm
Layout này tạo ra sự kết nối mạnh mẽ giữa sân khấu và khán giả. Việc thiết kế layout sân khấu ở vị trí trung tâm giúp mọi người có tầm nhìn tốt nhất, tạo cảm giác hòa mình vào không khí sự kiện. Đây là layout phù hợp cho các buổi biểu diễn lớn, giúp tăng cường tính tương tác giữa nghệ sĩ và khán giả.
Layout nền mờ
Thiết kế này tạo ra không gian thoáng đãng và tự do, khuyến khích khán giả di chuyển và giao lưu với nhau. Với khu vực đứng lớn, layout sự kiện sân khấu này rất phù hợp cho các sự kiện âm nhạc sôi động, như nhạc rock hoặc nhạc điện tử, nơi khán giả muốn nhảy múa và tận hưởng âm nhạc một cách tự do.
Layout sự kiện sân khấu hai bên
Việc có hai sân khấu tạo ra sự đa dạng và liên tục trong chương trình biểu diễn. Điều này không chỉ giúp thu hút sự chú ý từ khán giả mà còn cho phép nhiều nghệ sĩ cùng xuất hiện và tạo nên trải nghiệm phong phú hơn. Layout này thường được sử dụng trong các lễ hội âm nhạc lớn, nơi có nhiều hoạt động diễn ra song song.
Layout sự kiện sân khấu trên cao
Sân khấu được nâng cao mang đến tầm nhìn tốt hơn cho khán giả ở xa và tạo ra cảm giác hùng vĩ cho buổi biểu diễn. Điều này giúp tăng cường trải nghiệm xem, đặc biệt trong các sự kiện lớn ngoài trời. Layout này thường tạo ra cảm giác phấn khích và hồi hộp cho khán giả khi họ nhìn lên sân khấu.
Kết luận
Việc thiết kế layout sự kiện là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và sáng tạo. Một layout được thiết kế tốt sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, tạo ấn tượng tốt với khách mời và đạt được mục tiêu của chương trình. Hy vọng với những thông tin mà Brand Boost đã chia sẻ trong bài viết này sẽ cung cấp những thông tin hưu ích về layout sự kiện, giúp bạn có một sự kiện sắp tới diễn ra thành công.
Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.
