Hướng dẫn cách tổ chức liên hoan cuối năm cho công ty, doanh nghiệp

Khi Tết đến gần, cũng là thời điểm lý tưởng để các công ty tổ chức liên hoan cuối năm. Để tạo nên một buổi tiệc đáng nhớ và để lại ấn tượng sâu sắc, việc lên kế hoạch tổ chức một cách hợp lý và chi tiết là vô cùng quan trọng.  Trong bài viết dưới đây, Hãy cùng BrandBoost tìm hiểu thêm về ý nghĩa tiệc liên hoan cuối năm và cách thức để tổ chức liên hoan cuối năm diễn ra đạt hiệu quả.

Tổ chức liên hoan có mục đích gì?

Liên hoan cuối năm là một sự kiện quan trọng được tổ chức thường niên tại các công ty, doanh nghiệp vào dịp cuối năm. Tổ chức liên hoan có nhiều mục đích khác nhau, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, các mục đích cụ thể của liên hoan có thể bao gồm:

Tổng kết và đánh giá kết quả công việc

Liên hoan cuối năm thường được sử dụng để tổng kết các thành tựu và đánh giá kết quả công việc trong năm vừa qua. Các nhân viên và lãnh đạo sẽ cùng nhau gửi những lời chúc tất niên đến nhau để bày tỏ lòng thành của mỗi cá nhân. Đây là dịp để nhìn lại những thành tựu đã đạt được và những học hỏi từ những thử thách đã trải qua. Qua đó, giúp cho ban lãnh đạo và các thành viên cảm ơn nhau về sự cống hiến và nỗ lực trong suốt một năm làm việc.

Tăng cường sự gắn kết

Gắn kết tình cảm giữa các thành viên trong tập thể, tạo cơ hội cho mọi người giao lưu, chia sẻ, tăng thêm tình cảm gắn bó và hiểu nhau hơn. Bên cạnh đó, giúp tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, tăng sự tin tưởng và lòng trung thành của khách hàng đối với doanh nghiệp.

Giải trí và thư giãn

Tiệc cuối năm công ty là dịp để mọi người cùng nhau giải tỏa căng thẳng, thư giãn sau những giờ làm việc vất vả, giúp mọi người có những giây phút vui vẻ, thoải mái, lấy lại tinh thần để tiếp tục công việc. Thông qua đó tạo bầu không khí vui tươi, sôi động để góp phần nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên, tạo môi trường làm việc năng động và hiệu quả hơn.

Quảng bá doanh nghiệp

Tổ chức tiệc công ty cuối năm nhằm quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, thông qua bữa tiệc có thể giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến với khách hàng tiềm năng. Tăng cường nhận diện thương hiệu, giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế trên thị trường, thu hút sự chú ý của khách hàng.

Tăng cường tinh thần đoàn kết

Liên hoan giúp tăng cường tinh thần đoàn kết và gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức. Việc tụ họp lại với nhau ngoài không gian làm việc sẽ giúp mọi người có thời gian để làm quen và giao tiếp với nhau một cách tự nhiên hơn.

Xây dựng văn hóa tổ chức

Việc tổ chức liên hoan định kỳ cũng giúp xây dựng văn hóa tổ chức, thúc đẩy sự tương tác và giao tiếp giữa các bộ phận và các cấp lãnh đạo trong công ty. Tóm lại, liên hoan cuối năm không chỉ là một sự kiện vui chơi giải trí mà còn có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy mối quan hệ nội bộ và tạo nên sự đoàn kết trong tổ chức.

Cách tổ chức liên hoan cuối năm với quy trình 8 bước 

Bước 1: Xác định mục đích và đối tượng tham gia

Đầu tiên, cần xác định rõ mục đích của buổi liên hoan là gì để có thể lựa chọn hình thức tổ chức phù hợp Xác định đối tượng tham gia gồm nhân viên, khách mời đặc biệt nếu có và lập danh sách khách mời bao gồm các thành viên trong công ty, đối tác, khách hàng.. Ví dụ:

• Kỷ niệm thành lập công ty, ngày lễ,…
• Gắn kết tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong công ty.
• Giải trí, thư giãn sau những giờ làm việc căng thẳng.
• Quảng bá hình ảnh, sản phẩm của doanh nghiệp.

Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức chương trình và hoạt động

Không có gì quan trọng hơn việc có một kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty được chuẩn bị kỹ càng. Tuy nhiên, luôn có những vấn đề bất ngờ có thể xảy ra vào phút chót trước hoặc trong khi diễn ra sự kiện. Để chuẩn bị cho những tình huống không mong muốn này, bạn nên lập kế hoạch sẵn sàng.

• Thiết lập một nhóm nhân sự tổ chức để phân công các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể cho từng ekip nhân sự từ người lên kế hoạch tổ chức sự kiện, quản lý sự kiện, nhân viên sự kiện…
• Xây dựng agenda là danh sách các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành trong một sự kiện.
• Tham khảo các xu hướng đặt tiệc liên hoan cuối năm phổ biến và ấn tượng.
• Lên kịch bản cho bài phát biểu của giám đốc nhân dịp cuối năm.
• Gửi thư mời tất niên cho khách mời.

Ví dụ:

Liên hoan tại nhà hàng, quán ăn.

Tự nấu ăn tại nhà.

Kết hợp du lịch và liên hoan.

• Chuẩn bị chương trình cho buổi liên hoan, bao gồm các hoạt động văn nghệ, gameshow, trò chơi team building, hoặc giải thưởng. Chương trình nên đa dạng, hấp dẫn và tạo không khí vui tươi, sôi động.
• Thuê MC, ca sĩ, vũ công (nếu cần) để góp phần tạo nên bầu không khí sôi động cho buổi liên hoan.
• Yêu cầu về trang phục tham dự tiệc tất niên công ty (dress code)
• Thiết kế và trang trí tiệc tất niên đẹp mắt, tạo không khí vui tươi, sôi động. Nên sử dụng các vật trang trí phù hợp với chủ đề của buổi liên hoan.

Bước 3: Chọn địa điểm và thời gian

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức liên hoan cuối năm. Cần lưu ý lựa chọn thời gian phù hợp với lịch trình của đa số khách mời và địa điểm phù hợp với quy mô sự kiện có sức chứa đủ cho số lượng khách tham dự.

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, hãy cân nhắc những câu hỏi sau:

• Địa điểm có dễ dàng tiếp cận bằng phương tiện công cộng không và có đủ chỗ đậu xe cho mọi người không?
• Đáp ứng được số lượng người tham dự hiện tại và có khả năng mở rộng cho các sự kiện lớn hơn trong tương lai không?
• Có đủ cơ sở hạ tầng như điện năng để đảm bảo sự suôn sẻ cho các hoạt động không?
• Có thể đem đến các nhà cung cấp và thiết bị cần thiết không?
• Nếu không phải là sự kiện trong nhà, thì địa điểm tổ chức có đáp ứng được câc tiêu chí được liệt kê khi tổ chức tiệc tất niên ngoài trời không?

 Khi đã tìm thấy địa điểm lý tưởng, hãy đặt ngày, ký hợp đồng và điều chỉnh ngân sách phù hợp. Đừng quên kiểm tra và lấy các giấy phép cần thiết để tổ chức sự kiện, bao gồm cả vùng phân loại và bãi đậu xe.

Bước 4: Xác định ngân sách tổ chức liên hoan cuối năm

• Xác định ngân sách tổ chức cho mọi mặt của buổi liên hoan như thức ăn uống, thiết bị âm thanh, ánh sáng, trang trí, và các chi phí khác.
• Theo dõi và kiểm soát chi phí để đảm bảo không vượt quá ngân sách được phê duyệt.

Bước 5: Chuẩn bị triển khai kế hoạch tổ chức liên hoan cuối năm

• Sau khi đã sắp xếp xong đội ngũ, địa điểm và nhà cung cấp, bạn sẵn sàng hoàn thiện lịch trình sự kiện. An toàn luôn là ưu tiên hàng đầu khi xem xét lịch trình và các công việc hậu cần. Hãy đảm bảo rằng mọi người di chuyển giữa các hoạt động một cách an toàn.
• Liên hệ đặt địa điểm, thức ăn, thức uống theo kế hoạch đã lập và thuê MC, vũ công (nếu cần).
• Quảng bá lịch trình sự kiện trên các mạng xã hội, trang web và qua email của bạn trong những tuần trước sự kiện để thu hút sự quan tâm của đối tượng tham dự. 
• Gửi thiệp mời tham dự cho khách ít nhất 1 tuần trước khi tổ chức liên hoan.

Bước 6: Kiểm tra nhiệm vụ cần chuẩn bị vào phút cuối sự kiện

• Tái phân bổ thiết bị: Sẵn sàng di chuyển các rào chắn, thiết bị công nghệ và thậm chí cả lều trước ngày diễn ra sự kiện. Hãy chuẩn bị sẵn để điều chỉnh kế hoạch lễ hội cho phù hợp với những thay đổi như thời tiết hay những vấn đề an ninh.
• Quản lý lịch trình nhân viên và sự vắng mặt: Sử dụng công cụ quản lý tình nguyện viên để duy trì liên lạc và nhắc nhở tình nguyện viên về lịch làm việc trong sự kiện. Nếu có nhân viên vắng mặt, lên kế hoạch tuyển dụng thêm tình nguyện viên để bù đắp.
• Thông tin cho nhân viên an ninh: Cung cấp đầy đủ thông tin cho nhân viên an ninh về các biện pháp an ninh của sự kiện như danh sách người không được phép vào và các vật phẩm bị cấm.

Ngay cả khi lễ hội đã được lên kế hoạch tỉ mỉ, vẫn cần sẵn sàng và linh hoạt để xử lý các tình huống không mong muốn trong ngày diễn ra sự kiện. Luôn đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và theo kế hoạch đã đề ra. Giám sát và điều phối các hoạt động để đảm bảo sự hài lòng của khách mời và nhân viên tham gia.

Bước 7: Sau sự kiện liên hoan cuối năm

Sau khi sự kiện của bạn kết thúc, quan trọng để biểu thị sự đánh giá cao đối với tất cả những người tham gia, bao gồm cả tình nguyện viên, người tham dự, nhà tài trợ, người biểu diễn và nhà cung cấp. Điều này là cơ sở để xây dựng các mối quan hệ lâu dài và tăng cường sự tham gia vào các sự kiện sau của bạn.

Dưới đây là một số ý tưởng để biểu thị lòng biết ơn đến các nhóm hỗ trợ khác nhau:

• Gửi thiệp cảm ơn sau sự kiện đến các người tham dự và các nhà tài trợ.
• Tặng giỏ quà và các quà tặng đặc biệt cho các nghệ sĩ biểu diễn.
• Lan truyền lời kêu gọi trên mạng xã hội để biểu thị sự cảm kích đối với các nhà cung cấp tham gia.

Hơn nữa, hãy thông báo cho tất cả người tham gia về kết quả thu được từ sự kiện và liệu bạn đã đạt được mục tiêu hay không. Trình bày cách bạn sẽ sử dụng số tiền mà bạn thu được để tiếp tục các hoạt động của mình, bao gồm việc mua sắm thiết bị mới hay đầu tư vào các dự án và chương trình phát triển. Đặc biệt, nhấn mạnh rằng thành công của sự kiện không thể đạt được nếu thiếu sự hỗ trợ từ tất cả những người đã tham gia vào bữa tiệc của bạn.

Bước 8: Báo cáo và đánh giá kết quả

Lập báo cáo về hoạt động của buổi liên hoan, bao gồm các thành công, những điểm cần cải thiện và các học hỏi rút ra. Từ đó hãy đánh giá kết quả đạt được so với mục tiêu đã đề ra và rút ra kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.

Kịch bản tổ chức liên hoan cuối năm công ty

THỜI GIAN	NỘI DUNG DẪN CHƯƠNG TRÌNH
17:50 – 18:00: MC voice off ổn định khách mời	Kính thưa Anh chị, chỉ còn ít phút nữa chương trình Tiệc liên hoan cuối năm của công ty chúng ta sẽ chính thức bắt đầu. Ban tổ chức xin kính mời tất cả anh chị cùng tiến vào khu vực sân khấu chính, ổn định vị trí và chuyển điện thoại sang chế độ yên lặng để chương trình được phép bắt đầu. Xin chân thành cảm ơn!
18:00 – 18:05: Opening Performance	Kính thưa Quý vị, ngay sau đây chương trình Buổi tiệc Liên hoan cuối năm của công ty chúng ta với chủ đề  “Chia sẻ niềm vui, gắn kết thành công” xin được phép BẮT ĐẦU!!!   Tiết mục 01: Nhảy hiện đại – Nàng Xuân
18:05 – 18:10: MC khai mạc chương trình	Chúng tôi xin được nồng nhiệt chào đón các vị khách quý, Ban giám đốc và quản lý, cùng toàn thể các Anh chị nhân viên của Công ty [ Tên công ty], đang có mặt trong buổi tiệc Liên hoan cuối năm – với chủ đề “Chia sẻ niềm vui, gắn kết thành công” trong buổi tối ngày hôm nay!   Sự hiện diện của quý vị là niềm vinh dự to lớn, là nguồn động viên to lớn đối với Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ, nhân viên công ty [Tên công ty] trong suốt chặng đường vừa qua. Hôm nay, chúng ta đã có dịp đặc biệt để cùng nhau sum họp, đón nhận những thành tựu mà chúng ta đã cùng nhau góp phần xây dựng trong suốt năm qua.
18:10 – 18:30  MC dẫn dắt và giới thiêu ban lãnh đạo	Kính thưa toàn thể cán bộ, nhân viên công ty [Tên công ty]! Năm cũ đã qua, năm mới sắp đến, những ngày Tết Nguyên Đán đã cận kề. Trong không khí náo nhiệt, hân hoan của mùa xuân, chúng ta lại được cùng nhau sum vầy trong buổi tiệc Tất niên, để cùng nhau nhìn lại những gì đã qua, và hướng đến những mục tiêu mới cho tương lai. Buổi tiệc Tất niên hôm nay là dịp để Ban lãnh đạo công ty tri ân sự đóng góp của toàn thể cán bộ, nhân viên trong suốt năm qua. Đồng thời, đây cũng là dịp để chúng ta cùng nhau giao lưu, chia sẻ, gắn kết tình đoàn kết, tạo nên sức mạnh to lớn để công ty tiếp tục phát triển trong những năm tới. Để chương trình được diễn ra long trọng và ý nghĩa, xin trân trọng kính mời ông/bà [Tên đại diện Ban lãnh đạo] – [Chức vụ] lên phát biểu khai mạc buổi tiệc. (Ông/bà đại diện Ban lãnh đạo lên phát biểu) Xin trân trọng cảm ơn lời phát biểu của ông/bà [Tên đại diện Ban lãnh đạo].
18:30 – 18:45  Chương trình văn nghệ	Để tạo nên không khí vui tươi, sôi động cho buổi tiệc, Ban tổ chức đã chuẩn bị một số tiết mục văn nghệ đặc sắc. Xin mời quý vị cùng thưởng thức! (Diễn ra các tiết mục văn nghệ) … Kết thúc các tiết mục văn nghệ, xin trân trọng cảm ơn sự đóng góp của các ca sĩ, vũ công đã mang đến cho quý vị những giây phút thư giãn và giải trí tuyệt vời.
18:45 – 19:15  trao thưởng và vinh danh	Kính thưa quý vị đại biểu, quý vị khách quý! Kính thưa toàn thể cán bộ, nhân viên công ty [Tên công ty]! Trong suốt năm qua, công ty đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, đó là kết quả của sự nỗ lực, cố gắng của toàn thể cán bộ, nhân viên. Để ghi nhận những đóng góp đó, Ban tổ chức xin trao tặng những phần thưởng cho các cá nhân, tập thể xuất sắc. (Trao thưởng và vinh danh các cá nhân, tập thể xuất sắc) Xin trân trọng cảm ơn sự đóng góp của các cá nhân, tập thể đã được vinh danh trong ngày hôm nay. Chúc các bạn tiếp tục phát huy tinh thần trách nhiệm, nỗ lực phấn đấu để đạt được nhiều thành công hơn nữa trong năm mới.
19:15 – 20:30  Khai tiệc	Kính thưa quý vị đại biểu, quý vị khách quý! Kính thưa toàn thể cán bộ, nhân viên công ty [Tên công ty]! Để tiếp nối không khí vui tươi, đầm ấm của buổi tiệc, Ban tổ chức xin mời quý vị cùng nhau nâng ly khai tiệc. Xin quý vị cùng nhau đứng dậy, nâng ly chúc mừng cho một năm mới an khang, thịnh vượng, cho công ty [Tên công ty] ngày càng phát triển và thành công hơn nữa! (Mọi người cùng nhau nâng ly chúc mừng).
20:30 – 21:45 Tiệc tự do	Kính thưa quý vị đại biểu, quý vị khách quý! Kính thưa toàn thể cán bộ, nhân viên công ty [Tên công ty]! Xin mời quý vị thưởng thức các món ăn ngon và tham gia các trò chơi vui nhộn đã được chuẩn bị sẵn. Chúc quý vị có những giây phút vui vẻ, thư giãn bên gia đình, đồng nghiệp trong buổi tiệc Tất niên 2024 này! (Mọi người tự do ăn uống, tham gia trò chơi).
22:00 Kết thúc chương trình	Kính thưa quý vị đại biểu, quý vị khách quý! Kính thưa toàn thể cán bộ, nhân viên công ty [Tên công ty]! Buổi tiệc liên hoan 2024 đã dần đến hồi kết. Ban tổ chức xin trân trọng cảm ơn sự hiện diện của quý vị đại biểu, quý vị khách quý, cùng toàn thể cán bộ, nhân viên công ty [Tên công ty] trong suốt buổi tiệc. Xin chúc quý vị đại biểu, quý vị khách quý, cùng toàn thể cán bộ, nhân viên công ty [Tên công ty] một năm mới an khang, thịnh vượng, sức khỏe dồi dào, hạnh phúc viên mãn! Chúc công ty [Tên công ty] ngày càng phát triển và thành công hơn nữa! Xin chân thành gửi lời chúc sức khỏe đến toàn thể anh chị, xin chúc công ty chúng ta sẽ ngày càng phát triển, đạt được nhiều thành tựu hơn nữa và một lần nữa kính chúc anh chị một năm mới an khang, thịnh vượng, vạn sự như ý!

Xây dựng kịch bản tất niên chi tiết cho buổi tiệc liên hoan cuối năm của công ty là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả của sự kiện. Kịch bản giúp cho MC có thể chuẩn bị và điều hành chương trình một cách trôi chảy, từ lời chào mừng, giới thiệu khách mời đến các hoạt động và tiết mục biểu diễn.

Kết luận

Tổ chức liên hoan cuối năm đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp ngày nay. Đó không chỉ là một buổi tiệc tri ân để tổng kết lại quá trình làm việc của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp, mà còn là cơ hội để chuẩn bị tinh thần cho một năm mới đầy hứa hẹn với nhiều thành công hơn. Đây cũng là dịp quan trọng để tôn vinh những cá nhân và nhóm làm việc xuất sắc, những người đã có tính thân nỗ lực để đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Chúng tôi hy vọng bài viết này từ BrandBoost sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tổ chức một buổi liên hoan cuối năm hiệu quả và thành công cho doanh nghiệp của bạn. Xin chân thành cảm ơn bạn đã theo dõi và đọc bài viết này. Chúc bạn tổ chức một buổi liên hoan sắp tới đạt được những thành công nổi bật!