Để một sự kiện có thể diễn ra thành công và mang lại dấu ấn trong lòng khán giả thì việc xây dựng kịch bản sự kiện chỉnh chu, tỉ mỉ là điều vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, để xây dựng một kịch bản đầy đủ nội dung, truyền tải được trọn vẹn thông điệp của sự kiện là điều không dễ dàng, đặc biệt là đối với những người chưa có kinh nghiệm. Vậy làm thế nào để tạo nên một kịch bản hấp dẫn và chuyên nghiệp cho sự kiện sắp tới, hãy cùng BrandBoost tham khảo bài viết bên dưới.
Kịch bản sự kiện là gì?
Kịch bản sự kiện – Tiếng Anh là event script, đây là bản kế hoạch chi tiết, đầy đủ thông tin về một sự kiện cụ thể. Nó bao gồm tất cả các hoạt động, chương trình, quy trình, và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong ban tổ chức. Nó đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.
Tầm quan trọng của kịch bản tổ chức sự kiện
- Thông qua kịch bản, tất cả những người tham gia tổ chức sự kiện như: phụ trách chính, quản lý âm thanh – ánh sáng, MC, người tham gia biểu diễn,… có thể kiểm soát toàn bộ chương trình và phối hợp ăn ý với nhau hơn. Đồng thời, kịch bản còn mang đến cho mọi người cảm giác an tâm về những gì đang diễn ra mà không bỏ quên nhiệm vụ của mình trong sự kiện.
- Kịch bản sự kiện ngoài bao gồm những nội dung chính sẽ còn có những tính toán và giải pháp cho các vấn đề phát sinh khác có thể xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện như là những tình huống bất ngờ nằm ngoài kịch bản. Điều này, giúp cho việc xử lý vấn đề trở nên dễ dàng hơn dù là trong bất kỳ tình huống nào ban tổ chức cũng có thể giữ bình tình, tư duy để giải quyết một cách êm đẹp
- Việc chuẩn bị kịch bản tổ chức sự kiện còn giúp định hình trước sự kiện sẽ diễn ra như thế nào. Xác định sự kiện diễn ra vào thời gian, địa điểm nào? Gồm bao nhiêu tiết mục, mỗi tiết mục bao nhiêu thời gian? Từ đó xác định tiếp nguồn nhân lực và vật lực cần đầu tư. Và cuối cùng là tính toán được ngân sách cần chi cho sự kiện.
Gợi ý cách viết kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết, chuyên nghiệp
Sử dụng phương pháp 5W1H
Phương pháp 5W1H giúp người viết bao quát tất cả các khía cạnh quan trọng của sự kiện, bao gồm mục tiêu, đối tượng tham dự, thời gian, địa điểm, lý do tổ chức và cách thức thực hiện. Nhờ vậy, kịch bản sẽ cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho ban tổ chức để triển khai sự kiện một cách hiệu quả. Hơn nữa, việc sử dụng phương pháp này giúp người viết trình bày thông tin theo một trật tự logic và mạch lạc, dễ hiểu đồng và giúp cho ban tổ chức có thể dễ dàng nắm bắt nội dung kịch bản và thực hiện theo đúng trình tự.
Phương pháp 5W1H sẽ giúp chúng ta xác định được các yếu tố cơ bản thông qua việc trả lời 5 câu hỏi, từ đó xây dựng nên kịch bản sự kiện hoàn chỉnh.
- Why: Mục đích của sự kiện là gì?
- What: Thông điệp của sự kiện là gì?
- Who: Đối tượng tham gia sự kiện là ai?
- When: Khi nào sự kiện diễn ra?
- Where: Sự kiện diễn ra ở đâu?
- How: Sự kiện sẽ được tổ chức như thế nào?
Sau khi trả lời 5 câu hỏi trên bạn có thể hình dung được bức tranh tổng thể của sự kiện, từ đó xác định được ngân sách dự kiến và đưa ra những đề xuất phù hợp nhất cho sự kiện của mình.
Phân loại sự kiện để viết kịch bản hiệu quả
Mỗi loại sự kiện khác nhau sẽ mang những giá trị, thông điệp khác nhau do đó cũng có sự khác biệt giữa các kịch bản với nhau. Vì vậy, trước khi viết kịch bản doanh nghiệp nên phân loại các mẫu sự kiện để có thể dễ dàng lên ý tưởng cho kịch bản hơn. Thông thường sẽ có 2 cách phân loại như sau
- Phân theo loại hình sự kiện
- Phân theo mục đích
Phân theo loại hình sự kiện
Trên thị trường có rất nhiều loại hình sự kiện khác nhau, theo báo cáo của Custom Market Insight, trên thế giới hiện nay chia sự kiện ra thành 6 loại, bao gồm:
- Buổi biểu diễn âm nhạc ( Music Concert)
- Lễ hội ( Festivals)
- Các môn thể thao (Sports)
- Triển lãm và Hội nghị ( Exhibitions and Conferences )
- Sự kiện và hội thảo doanh nghiệp (Corporate Events and Seminars )
- Sự kiện khác ( Others )
Mỗi loại sự kiện khác nhau sẽ có kịch bản khác nhau, ví dụ như sự kiện triển lãm sẽ có kịch bản khác so với sự kiện hội thảo doanh nghiệp. Vì vậy để tránh việc gặp khó khăn trong lúc xây dựng kịch bản với mỗi một hình thức tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần phân loại chúng cẩn thận ngay từ ban đầu.
Xem ngay: Các loại hình sự kiện phổ biến nhất hiện nay
Phân loại theo mục đích
Mỗi sự kiện sẽ có những mục đích khác nhau, dựa theo đó kịch bản tổ chức sự kiện có thể chia thành 3 loại cơ bản sau:
Kịch bản tổng quát: Là kịch bản bao quát của toàn bộ chương trình. Bao gồm timeline, nội dung chính và người giám sát chính. Kịch bản này phục vụ cho công tác điều hành, giám sát toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện. Đối với mẫu kịch bản này cần đầu tư nhiều và cần kiểm tra các khâu thực hiện một cách kỹ lưỡng, những chi tiết cần được thống kê và kiểm soát chặt chẽ.
Kịch bản MC: Là mẫu kịch bản dẫn chương trình cho MC. Gồm những nội dung mà MC dựa vào đó để dẫn dắt khách mời đi qua từng hạng mục một cách sinh động hơn. Đối với mẫu kịch bản này cần xây dựng một cách chi tiết xây dựng văn nói nhiều hơn và sử dụng những từ ngữ chuyên ngành để có thể bám sát nội dung chính của sự kiện.
Kịch bản âm thanh – ánh sáng: Là kịch bản để kỹ thuật viên điều chỉnh âm thanh và ánh sáng theo nội dung chương trình. Đây là kịch bản rất quan trọng góp phần làm cho chương trình diễn ra đồng điệu, cuốn hút. Kịch bản cho đội ngũ kỹ thuật sẽ phải bám sát vào timeline sự kiện, có tính linh hoạt hơn khi phải căn đúng những khoảnh khắc hút mắt khán giả, khéo lóe tăng hiệu ứng sôi động cho sự kiện.
Đáp ứng hình thức trình bày
Một kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần được trình bày một cách chỉnh chu và có tổ chức, không chỉ về nội dung mà còn về hình thức. Chỉ khi được trình bày một cách rõ ràng và cặn kẽ, mọi người mới có thể hiểu rõ từng phần của công việc và tiến hành thực hiện một cách hiệu quả.
Hình thức kịch bản
- Trình bày đầy đủ kết cấu 3 phần gồm: Khai mạc, timeline nội dung chính và bế mạc.
- Kịch bản cần cung cấp đầy đủ thông tin về chủ đề, ý tưởng và thông điệp của chương trình tổ chức.
- Kịch bản cần đáp ứng đủ thời lượng cho phép để tránh sự nhàm chán, mệt mỏi do quá dài hoặc khó hiểu do nội dung quá ngắn.
Nội dung kịch bản
Để kịch bản sự kiện trở nên hấp dẫn, nội dung cần đảm bảo tính logic và sự liên kết chặt chẽ giữa các chủ đề, từ đó kích thích sự tò mò của khách mời giúp duy trì sự hứng thú của họ và đảm bảo họ ở lại đến phút cuối cùng của buổi lễ. Bên cạnh đó, để tạo cho sự kiện sức hấp dẫn, lôi cuốn thì chúng ta nên thêm một vài chi tiết độc đáo, mới lạ vào kịch bản.
Luôn bám sát mục đích, yêu cầu quan trọng của sự kiện
Để xây dựng một kịch bản chương trình tổ chức sự kiện phản ánh chính xác tinh thần và tiêu chí của sự kiện, người thực hiện nhiệm vụ cần phải có cái nhìn rõ ràng về mục tiêu và yêu cầu cụ thể của đối tác. Bạn có thể đề nghị đối tác cung cấp một bản brief event về các yêu cầu chính, các tiêu chí quan trọng và giá trị cốt lõi trước khi bắt đầu thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng kịch bản được phát triển hoàn hảo và đáp ứng được mục tiêu của cả hai bên.
Những yêu cầu khi viết mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện
- Khi viết kịch bản cho chương trình sự kiện cần đảm bảo bố cục đầy đủ với 3 phần mở đầu, nội dung chính và phần kết thúc.
- Cần cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, cần kiểm tra xem nội dung kịch bản đã làm nổi bật ý tưởng của sự kiện hay chưa?
- Xây dựng một kịch bản với độ dài chương trình vừa đủ không quá dài cũng không quá ngắn, vì một chương trình có thời lượng quá dài sẽ gây cảm giác nhàm chán với khác mời. Ngược lại nếu thời lượng quá ngắn sẽ không truyền tải được hết những giá trị mà sự kiện muốn gửi đến khách hàng của mình.
- Nội dung cần phải đảm bảo tính logic, rõ ràng và công việc của một event planner là phải làm sao có thể sắp xếp nội dung theo một trình tự hợp lý, rành mạch có sự lôi cuốn và hấp dẫn tránh sự rời rạc và thiếu liên kết.
- Cần phải tạo được điểm nhấn cho sự kiện, bởi vì key moment là một yếu tố quan trọng để nên ấn tượng và sự khác biệt cho sự kiện.
9 kịch bản mẫu tổ chức sự kiện chi tiết
BrandBoost đã chia các mẫu ra thành các bài viết nhỏ, để khách hàng có thể dễ dàng theo dõi. Dưới đây là 9 mẫu kịch bản chương trình, tương đương cho 9 loại sự kiện khác nhau mà bạn có thể tham khảo:
- Mẫu kịch bản lễ khánh thành
- Mẫu kịch bản chương trình lễ kỷ niệm ngày thành lập
- Mẫu kịch bản lễ khởi công
- Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị
- Mẫu kịch bản tất niên doanh nghiệp
- Mẫu kịch bản khai trương
- Mẫu kịch bản Year end party
- Mẫu kịch bản Gala dinner
- Mẫu kịch bản ra mắt sản phẩm
Trong mỗi mẫu đều đi kèm mẫu kịch bản dẫn chương trình sự kiện (kịch bản MC) cho từng loại. Lưu ý, các mẫu kịch bản dẫn chương trình sự kiện này đều mang tính chất tham khảo các đầu việc, có thể thêm bớt tùy theo quy mô của sự kiện.
Kết luận
Kịch bản sự kiện không chỉ là bản hướng dẫn cho các hoạt động cụ thể mà còn là chìa khóa cho sự thành công của sự kiện. Bằng cách xây dựng một kịch bản hoàn chỉnh, phù hợp với mục đích tổ chức giúp sự kiện có thể được triển khai một cách mạch lạc và tạo ra ấn tượng tích cực đối với khán giả hoặc khách hàng. Do đó, việc đầu tư thời gian và công sức vào việc xây dựng một kịch bản tổ chức sự kiện chính là một bước quan trọng để đảm bảo sự thành công và ấn tượng của sự kiện.
Ngoài ra, bạn cũng cần kiểm tra lại nó bằng cách rehearsal (tổng duyệt) tất cả các hoạt động có trong kịch bản. Việc này là cực kỳ quan trọng trong bất kỳ sự kiện nào. Xem ngay bài viết dưới đây để có thể biết được các đầu mục cần check trong buổi tổng duyệt của mình nhé:
Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.
