Ngày nay, khi xã hội ngày càng phát triển về thông tin, các doanh nghiệp luôn tìm cách để tạo dựng thương hiệu cho riêng mình. Thông cáo báo chí với vai trò là một công cụ truyền thông mạnh mẽ, cũng là cầu nối giữa các doanh nghiệp với giới truyền thông và qua đó cũng là trợ thủ đắc lực để giúp doanh nghiệp chinh phục được thị trường và gặt hái được nhiều thành công.
Vậy thông cáo báo chí là gì? Những điều cần lưu ý để thực hiện thông cáo báo chí hiệu quả cho doanh nghiệp? Hãy cùng BrandBoost tìm hiểu qua về bài viết dưới đây nhé!
Thông cáo báo chí là gì?
Thông cáo báo chí – Tiếng Anh là Press release, đây là một tuyên bố chính thức được soạn thảo bằng văn bản hoặc ghi âm để sử dụng nhằm mục đích thông báo cho các cơ quan truyền thông về sự kiện, sản phẩm, dịch vụ mới… của một tổ chức hoặc cá nhân. Hầu hết mọi thông cáo báo chí sẽ cung cấp đầy đủ thông tin để các cơ quan báo chí có đủ tài liệu để xuất bản những câu chuyện của doanh nghiệp và bất cứ điều gì công ty công bố trong thông cáo báo chí.
Một thông cáo báo chí sẽ được công bố rộng rãi đến các bên liên quan và khách hàng. Qua đó bản thông cáo báo chí cũng được xem là một phần nội dung tiếp thị có giá trị.
Viết thông cáo báo chí sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể tăng nhận diện thương hiệu, giúp thu hút được khách hàng tiềm năng và tạo dựng được những hình ảnh tích cực cho công chúng. Chúng thường được sử dụng như một công cụ để xây dựng mối quan hệ với các phương tiện truyền thông, cũng như để thiết lập uy tín và quyền hạn trong mỗi ngành hoặc các lĩnh vực cụ thể.
Khi nào cần viết thông cáo báo chí?
Có rất nhiều trường hợp cần viết thông cáo báo chí để thu hút sự chú ý và đạt được mục tiêu truyền thông. Tuy nhiên trong bài viết này, chúng ta sẽ chỉ tìm hiểu về 2 trường hợp phổ biến nhất mà doanh nghiệp hay sử dụng là ra mắt sản phẩm mới và tổ chức sự kiện.
Thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới
Thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm – product launch press release là là loại thông cáo dùng để cung cấp tất cả các thông tin liên quan về sản phẩm mà doanh nghiệp sắp ra mắt, sẽ ra mắt hoặc vừa mới ra mắt gần đây. Đây là một trong những bước quan trọng khi lên kế hoạch ra mắt sản phẩm mới cho doanh nghiệp, đặc biệt ở khâu PR – quan hệ công chúng.
Thông thường, thông cáo về sản phẩm mới sẽ đi cùng với một sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Có một điều rất hay là mặc dù lễ ra mắt sản phẩm của doanh nghiệp có thể có phạm vi tiếp cận hạn chế nhưng khi doanh nghiệp kết hợp sự kiện và thông cáo báo chí, nó có thể được phân phối trên phạm vi toàn cầu bởi vì nó không bị giới hạn bởi các hạn chế về mặt vật lý hoặc địa lý.
Dưới đây là các thành phần quan trọng, bắt buộc phải có trong một thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới:
- Logo: Thông cáo báo chí là một phần truyền thông thương hiệu và do đó, nó phải luôn có logo mới nhất của doanh nghiệp.
- Thông tin liên hệ: Luôn thêm chi tiết liên hệ của người phát ngôn hoặc đội ngũ PR phụ trách cho chiến dịch. Doanh nghiệp phải nhanh chóng trả lời tất cả các câu hỏi hoặc đóng góp được gửi về thông qua các liên hệ này, nó sẽ giúp các đơn vị báo chí, truyền thông dễ dàng làm việc hơn.
- Timeline: Thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm phải có ngày giờ chính xác.
- Tiêu đề: Đảm bảo nó có tiêu đề hấp dẫn với từ khóa mục tiêu được nhúng trong đó. Tiêu đề đóng vai trò như một cái móc cho người đọc, hãy chắc chắn rằng tiêu đề của bạn thu hút được sự chú ý của độc giả.
- Tiêu đề phụ: Hay là đoạn mô tả, đây là bản tóm tắt về sản phẩm mới, dài khoảng 1 đến 2 dòng.
- Giới thiệu: Hãy nói về sản phẩm mới, USP và ngày ra mắt sản phẩm trong đoạn giới thiệu của thông cáo báo chí của bạn. Cung cấp cho độc giả của bạn tất cả các thông tin cần thiết mà họ tìm kiếm.
- Nội dung: 250 từ đầu tiên của một bài press release phải chứa tất cả thông tin liên quan và được tối ưu hóa để nó hoạt động tốt trên đa nền tảng (Fanpage, website,..). Khi soạn thảo nội dung thông cáo báo chí, vui lòng ghi nhớ tất cả các chi tiết này. Bạn cũng nên bao gồm các trích dẫn từ các đội ngũ phát triển hoặc ban lãnh đạo để làm cho thông cáo báo chí của bạn trở nên đáng tin cậy và có giá trị đưa tin hơn.
- Kết thúc: Thêm một kết luận, có thể thêm các CTA dẫn người đọc đến website, fanpage,.. hoặc nơi nào đó mà họ có thể mua sản phẩm.
Xem thêm: Launching sản phẩm là gì? Các bước ra mắt sản phẩm mới thành công
Thông cáo báo chí về sự kiện
Tương tự như vậy, thông cáo báo chí sự kiện được sử dụng để chia sẻ thông tin quan trọng về tổ chức sự kiện như festival, đại nhạc hội hoặc các buổi họp báo. Nếu được thực hiện hiệu quả, việc dùng thông cáo có thể khuyến khích các đơn vị truyền thông như báo chí, tạp chí tham dự sự kiện, thực hiện các cuộc phỏng vấn với những người phát ngôn chính hoặc giới thiệu nó trên các đầu báo của họ.
Tương tác với các phương tiện truyền thông giúp các công ty mở rộng phạm vi tiếp cận đối tượng của họ và tạo thêm sự quan tâm của khách hàng, điều này có thể dẫn đến tăng việc doanh thu hoặc đạt được mục tiêu truyền thông của sự kiện.
Các thành phần của thông cáo báo chí cho sự kiện cũng giống đến 80% những gì mà một lễ ra mắt sản phẩm có, chỉ khác phần giới thiệu và nội dung truyền tải mà thôi. Ví dụ như thay vì nói về sản phẩm, thông cáo cho sự kiện sẽ nói về thời gian tổ chức, diễn giả (ca sĩ, nghệ sĩ nếu là đại hội âm nhạc),…
Một tip nhỏ cho các bạn là, đối với các sự kiện yêu cầu người tham dự phải mua vé hoặc đăng ký trước, thời gian thực hiện càng lâu càng tốt. Thời gian tốt nhất để gửi thông cáo báo chí đến cơ quan truyền thông là Thứ Ba, Thứ Tư hoặc Thứ năm. Điều này giúp cho các nhà báo có đủ thời gian để tiếp thu kịch bản ra mắt sản phẩm mới cũng như thu thập thêm thông tin và viết câu chuyện cho khán giả của họ.
Ngoài 2 loại trên ra, còn nhiều trường hợp khác cũng phải sử dụng thông cáo báo chí, đó là:
- Quan hệ đối tác hoặc hợp tác mới
- Doanh nghiệp nhận các giải thưởng của nhà nước hoặc tổ chức
- Thay đổi nhân sự (chỉ đối với các nhân sự cấp cao như CEO, hội đồng quản trị).
- Đổi thương hiệu công ty
- Mở rộng hoặc loại bỏ mô hình kinh doanh
- Các nghiên cứu quan trọng hoặc nghiên cứu điển hình
- Các hoạt động thiện nguyện và bảo vệ môi trường
- Thông báo tài trợ và IPO
- Sáp nhập và mua lại (M&A – Mergers and acquisitions)
Hướng dẫn cách viết thông cáo báo chí chi tiết
Viết thông cáo báo chí để công bố những thông tin quan trọng của doanh nghiệp đến rộng rãi công chúng, để từ đó giúp doanh nghiệp có thể phát triển tốt hơn, nhưng để thực hiện được đúng cách cũng rất quan trọng.
Một thông cáo báo chí thường được viết theo một định dạng cụ thể với cấu trúc cơ bản của thông cáo báo chí sẽ bao gồm 3 phần chính là phần mở đầu, thân bài và kết bài. Nội dung chi tiết của từng phần cụ thể như sau:
- Tiêu đề hấp dẫn: Một thông cáo báo chí với tiêu đề hấp dẫn sẽ thu hút được người tiêu dùng quan tâm đến thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải thông qua bản thông cáo báo chí, chính vì vậy hãy đầu tư thời gian để có thể viết được một dòng tiêu đề thật hấp dẫn và lôi kéo được mọi người tiếp tục đọc.
- Phần thân bài: Mỗi bài thông cáo báo chí mà doanh nghiệp muốn thông báo cho công chúng, sẽ tùy thuộc vào mỗi sự việc, nội dung bài thông cáo sẽ khác nhau. Nội dung của bản thông cáo báo chí phải được trình bày rõ những thông tin, để giúp người đọc hiểu rõ hơn về tin tức và doanh nghiệp đang chia sẻ.
- Truyền tải được giá trị thông tin tới báo chí: Bản thông cáo báo chí có giá trị thông tin, là phải cho người đọc có lý do để quan tâm hơn. Bằng cách sắp xếp nội dung thông cáo báo chí theo nguyên tắc đi từ quan trọng đến ít quan trọng nhất.
Ở đoạn đầu tiên trong bản thông cáo báo báo chí, phải giải thích được ai? Cái gì? Ở đâu? Thì đến đoạn thứ hai sẽ đề cập đến lý do tại sao. Và những đoạn sau đó không nên có bất kỳ những thông tin mới, quan trọng nào vì người đọc có thể bỏ lỡ chúng.
- Phần kết thúc:
Phần kết thúc của bài thông cáo báo chí sẽ cần chứa những thông tin liên hệ, nhằm cung cấp thông tin để báo chí và công chúng có thể liên hệ với người viết hoặc tổ chức. Qua đó giúp các nhà báo tiếp cận công ty của bạn dễ dàng hơn, cho phép họ nhanh chóng liên lạc với doanh nghiệp để biết thêm tin chi tiết.
Thông cáo báo chí cần đáp ứng những lưu ý gì?
Hình thức của một bản thông cáo báo chí cũng như là bước khởi đầu, nhưng để truyền tải được thông điệp của doanh nghiệp thì bản thông cáo báo chí phải hấp dẫn, ngắn gọn và đi vào trọng tâm, vì thế dưới đây là một số mẹo cần lưu ý cho bản thông cáo báo chí:
- Hãy tạo sự thu hút bằng tiêu đề của bạn, giữ cho nó thật sắc nét và hấp dẫn, đồng thời không sử dụng các biệt ngữ hoặc các từ ngữ chuyên môn gây khó hiểu cho người đọc. Qua đó cũng phải xác định rõ nội dung câu chuyện và lý do để khiến họ quan tâm.
- Nội dung thông cáo báo chí cần phải tuân thủ theo quy tắc về nội dung và định dạng truyền thống, sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu.
- Độ dài cho một bản thông cáo báo chí nên viết vừa đủ khoảng 500 từ và không dài hơn một trang. Các nhà báo thường nhận được tới hàng trăm thông cáo báo chí mỗi tuần, vì vậy hãy viết nó vừa đủ chi .tiết để cung cấp thông tin nhưng cũng đủ ngắn để có thể đọc nhanh.
- Viết thông cáo báo chí với nội dung tối ưu, tránh sử dụng những từ ngữ mang tính tiêu cực hoặc những từ ngữ mang tính phóng đại, thiếu tin cậy trong bản thông cáo báo chí.
- Những bài thông cáo báo chí khi viết về những sự kiện mới diễn ra gần đây, thì không nên viết lại những sự kiện đã cũ và sử dụng những hình ảnh và video mới để có thể thu hút hiệu quả sự chú ý của người đọc.
- Nội dung trong thông cáo báo chí có thể dẫn chứng lời nói phát biểu của cá nhân, tổ chức có liên quan hoặc những liên kết đến các câu chuyện, trang web trong thông cáo báo chí của bạn để giúp cho các nhà báo và công chúng có thể dễ dàng tìm thấy được những thông tin.
Một số mẫu thông cáo báo chí phổ biến
Trong bối cảnh thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện ngày càng cạnh tranh gay gắt, thông cáo báo chí đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức sự kiện của doanh nghiệp, việc sở hữu một chiến lược truyền thông hiệu quả là yếu tố then chốt để doanh nghiệp thu hút khách hàng tiềm năng và khẳng định vị thế thương hiệu. Và thông cáo báo chí chính là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu này.
Viết thông cáo báo chí là một kỹ năng thiết yếu cho bất kỳ ai làm việc trong lĩnh vực quan hệ công chúng hoặc marketing. Tuy nhiên, việc bắt đầu có thể khó khăn, đặc biệt nếu bạn chưa từng làm điều đó trước đây. Để giúp bạn hiểu được đúng hướng về bản thông cáo báo chí, hãy xem một vài ví dụ dưới đây và điều gì đã làm cho thông cáo báo chí đó đã trở nên độc đáo:
Ví dụ về thông cáo báo chí của Vinamilk
Việc sử dụng thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm của công ty sữa Vinamilk cũng có thể có những mục đích cụ thể khác tùy thuộc vào sản phẩm và chiến lược marketing của công ty, qua đó cũng đã góp phần thúc đẩy hiệu quả kinh doanh và nâng tầm thương hiệu doanh nghiệp. Thông cáo báo chí sẽ cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, bao gồm các tính năng, lợi ích, giá cả và nơi mua hàng.Đây là mục tiêu quan trọng nhất của thông cáo báo chí. Vinamilk muốn giới thiệu sản phẩm mới của mình đến với công chúng càng rộng rãi càng tốt, thu hút sự chú ý của giới truyền thông và người tiêu dùng tiềm năng.
Ví dụ mẫu thông cáo báo chí của Petrolimex
Nhiều người cho rằng thông cáo báo chí phải chứa đầy đủ những thông tin cơ bản như thông tin liên hệ, người đăng tin,… Hãy xem cách Petrolimex dùng thông cáo báo chí để cập nhật giá xăng dầu
Ra mắt thông cáo báo chí petrolimex về việc điều chỉnh giá xăng dầu của thương hiệu, với mục đích chính là thông báo cho khách hàng về việc giá xăng sẽ thay đổi như thế nào, thời điểm thay đổi và lý do cho sự thay đổi này. Việc thông báo rõ ràng và kịp thời sẽ giúp khách hàng hiểu được tình hình và đưa ra quyết định mua hàng phù hợp. Việc thông cáo báo chí một cách hiệu quả sẽ giúp Petrolimex truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, minh bạch và chuyên nghiệp, từ đó hạn chế tác động tiêu cực của việc điều chỉnh giá xăng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Link tham khảo: https://www.petrolimex.com.vn/ndi/thong-cao-bao-chi/petrolimex-dieu-chinh-gia-xang-dau-tu-15-gio-00-phut-ngay-15-02-2024.html
Lời khuyên để gửi thành công các thông cáo báo chí
Bạn đã xem các ví dụ về thông cáo báo chí và viết được thông cáo báo chí sự kiện lý tưởng của riêng mình. Tiêu đề hấp dẫn và tất cả các chi tiết đều có ở đó. Nhưng làm thế nào để bạn có thể đưa nó đến trước những người quan trọng? Dưới đây là một số gợi ý để phân phối thông cáo báo chí, tùy thuộc vào nguồn lực và ngân sách của bạn:
- Tiếp cận các nhà báo cụ thể: Xây dựng danh sách nhà báo và địa chỉ liên hệ của riêng bạn là lựa chọn có chi phí thấp nhất để phân phối thông cáo báo chí, thay vì gửi thông cáo báo chí tới mọi nhà báo mà bạn có thể tìm thấy địa chỉ email, hãy tập trung vào một số nhà báo có kinh nghiệm đưa tin về ngành của bạn, nhằm cung cấp một cách nhanh chóng để truyền tải thông tin về các sự kiện của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn.
- Lưu ý về thời gian: Thời gian là tất cả mọi thứ trong quan hệ công chúng, thời điểm tốt nhất là vào thứ ba đến thứ năm. Điều này có nghĩa là tránh những ngày cuối tuần, ngày lễ và thông thường là cuối tuần. Hãy cố gắng triển khai trước ngày dự kiến để giúp các nhà báo có đủ thời gian để tiếp thu thông tin và viết cho các khán giả của họ. Việc điều chỉnh thời gian để đạt được khả năng tiếp cận và tác động tốt nhất tùy thuộc vào tính chất cụ thể của sự kiện và con số mong muốn.
- Sử dụng nội dung đa phương tiện: hãy tối ưu đa dạng hình ảnh và video để làm tăng khả năng câu chuyện của doanh nghiệp được truyền thông đưa tin. Hãy đảm bảo lựa chọn nhà phân phối đáp ứng được những yêu cầu này và những nội dung này sẽ giúp truyền tải hiệu quả những thông điệp của bạn.
Kết Luận
Mặc dù việc định nghĩa thông cáo báo chí tương đối đơn giản, nhưng việc tạo ra một thông cáo báo chí sự kiện thu hút và hiệu quả đòi hỏi nhiều nỗ lực và kỹ năng. Nhưng nếu thực hành và chú ý đến những nguyên tắc này, việc tạo ra thông cáo báo chí sự kiện hoàn hảo sẽ sớm trở nên dễ dàng và tự nhiên hơn.
Áp dụng những nguyên tắc trên sẽ giúp bạn dễ dàng sáng tạo thông cáo báo chí sự kiện hoàn hảo, thúc đẩy đáng kể phương tiện truyền thông kiếm được, thu hút nhiều đối tượng hơn và tăng khả năng hiển thị thương hiệu.
Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.
