Timeline là gì? Cách xây dựng timeline cho công việc đơn giản, hiệu quả

Nếu bạn là một học sinh, sinh viên hay là một người đang đi làm thì thuật ngữ timeline có lẽ đã không còn xa lạ với các bạn nữa. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể nắm vững kiến thức và áp dụng timeline vào trong công việc một cách hiệu quả. Ngày hôm nay, hãy cùng BrandBoost tìm hiểu xem timeline là gì? Mục đích, tầm quan trọng và cách xây dựng timeline một cách hiệu quả nhé. Bắt đầu thôi!

Timeline là gì?

Timeline (hay sơ đồ timeline, được dịch sang tiếng Việt với ý nghĩa là dòng thời gian hay đường thời gian) là thuật ngữ dùng để chỉ sự trình bày về trình tự thời gian của các sự kiện dọc theo một đường vẽ, giúp người xem hiểu được mối quan hệ thời gian của các sự kiện đó. Nói đơn giản thì đây là một danh sách các sự kiện được liệt kê theo một thứ tự thời gian nhất định. Hiện nay, các timeline thường được trình bày dưới dạng infographics (bao gồm chữ cái, số và hình ảnh).

Mục đích của việc lên timeline

Timeline rất hữu ích trong việc ghi lại bất kỳ loại hình phát triển nào, cung cấp đầy đủ thông tin và hỗ trợ người xem hiểu được các xu hướng trong quá khứ và hiện tại.

Timeline cũng có thể giúp thực hiện các nhiệm vụ trong quản lý công việc. Ví dụ: Khi bạn đang làm việc hoặc thuyết trình về một dự án mới, việc sử dụng timeline giúp bạn và các thành viên trong nhóm của bạn hiểu rõ hơn về các kỳ vọng và thời điểm cụ thể, cũng như hướng dẫn họ về cách tốt nhất để hoàn thành dự án. Trong trường hợp dự án phức tạp hoặc kéo dài, việc phân chia nó thành các bước nhỏ hơn thông qua các mốc thời gian trong timeline sẽ hỗ trợ cho việc hiểu và quản lý dự án hiệu quả hơn. Cuối cùng, timeline cũng là một công cụ quan trọng giúp bạn cải thiện quản lý thời gian và đảm bảo sự rõ ràng trong việc xác định thời hạn.

Tầm quan trọng của timeline trong công việc

Như một bản đồ, timeline giúp người dùng định rõ các cột mốc và sự kiện cụ thể trong quá trình theo một cấu trúc có tổ chức, minh họa các mối quan hệ thời gian một cách chính xác. Việc sử dụng timeline không chỉ làm cho việc xem xét các cột mốc thời gian trở nên đơn giản hơn, thuận tiện hơn, mà còn giúp quản lý và ghi nhớ dễ dàng hơn.

Có nhiều lợi ích khi tích hợp timeline vào quy trình làm việc của bạn. Nó là một công cụ hữu ích để biểu hiện thời gian của các sự kiện và diễn biến trong tương lai cho người khác. Đồng thời, timeline cũng hỗ trợ bạn trong việc theo dõi tiến độ và mục tiêu của mình. Ngoài ra, nó giúp bạn minh họa các sự kiện liên quan một cách rõ ràng và trực quan.

Phân loại

Có rất nhiều cách phân loại đang tồn tại trên các công cụ tìm kiếm. Tuy nhiên, ở bài viết này, BrandBoost sẽ chia timeline ra thành 3 loại bao gồm: Chronological timelines, Roadmaps, Gantt charts.

Chronological timelines

Chronological timelines được dịch là Dòng thời gian theo trình tự thời gian, nó dùng để sắp xếp các sự kiện theo thứ tự xảy ra theo trình tự thời gian. Họ thường lấy một thời điểm cụ thể sau đó, tìm kiếm và xếp các sự kiện xảy ra trong quá khứ sao cho liên kết với hiện tại. Tùy thuộc vào quy mô, nó có thể được thực hiện theo năm, ngày hoặc thậm chí đến từng giây.

Roadmaps

Roadmaps là timeline thường được sử dụng trong việc launching một sản phẩm nào đó. Ví dụ như roadmap ra mắt sản phẩm mới, phát hành game,… Loại timeline này thường được cung cấp công khai để thông báo cho khách hàng về sản phẩm hoặc sự thay đổi sắp tới.

Gantt charts

có lẽ đã không còn xa lạ gì đối với những ai đã từng học qua đại học đúng không nào. Đây là loại timeline thường được dùng để quản lý dự án, công việc bằng cách sử dụng các thanh để biểu thị từng giai đoạn của dự án. Các thanh này có thể có độ dài khác nhau để cho biết một giai đoạn sẽ kéo dài bao lâu và có thể chồng lên nhau.

Đây là 3 loại được sử dụng phổ biến khác, ngoài ra còn có thể chia thành các loại khác dựa trên hình thức trình bày như:

• Text timeline, labeled as text – timeline dạng chữ
• Number timelines, the labels are numbers, commonly line graphs – timeline dạng số
• Interactive, clickable, zoomable – timeline có thể tương tác bằng cách click, phóng to
• Video timeline – timeline dạng video

Khi nào nên sử dụng timeline?

Timeline luôn được sử dụng cho rất nhiều các mục đích khác nhau. Vậy cụ thể, timeline được áp dụng cho các trường hợp nào?

Timeline cho công việc

Timeline công việc có thể xem như một bản kế hoạch chi tiết về việc thực hiện công việc. Nó ghi chép toàn bộ quy trình và hoạt động từ cái nhìn tổng quan đến các chi tiết cụ thể mà một người cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Bằng cách sắp xếp công việc một cách logic và có trình tự trên timeline, nó giúp dễ dàng theo dõi hơn. Khi nhìn vào bảng timeline đó, mọi người sẽ biết được công việc nào cần hoàn thành trước, công việc nào thực hiện sau, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Timeline cho sự kiện

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, timeline không chỉ là một bảng công việc mà còn là một công cụ quan trọng để quản lý các hoạt động. Nó đưa ra thời gian bắt đầu và kết thúc, cũng như các quy trình và mục tiêu nhỏ và lớn. Nói tóm lại, nó liên quan đến toàn bộ hoạt động lên kế hoạch tổ chức sự kiện của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, timeline trong sự kiện đòi hỏi tính logic và sự cân nhắc cao hơn. Bởi vì lĩnh vực này có tầm ảnh hưởng rất lớn, nếu có bất kỳ sai sót nào, có thể dẫn đến thất bại toàn bộ chiến lược. Điều này thúc đẩy người lập kế hoạch – event planner phải làm việc một cách tỉ mỉ và chi tiết để tránh mọi rủi ro và lỗ hổng trong quá trình triển khai.

Timeline lịch sử

Một timeline lịch sử là một biểu đồ hoặc sắp xếp các sự kiện lịch sử theo thứ tự thời gian. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan về các sự kiện quan trọng và diễn biến trong quá trình phát triển của một quốc gia, một vùng đất, một ngành công nghiệp hay một chủ đề cụ thể nào đó.

Timeline lịch sử thường được chia thành các đơn vị thời gian như thập kỷ, năm, tháng hoặc ngày. Các sự kiện được sắp xếp theo thứ tự xảy ra, giúp người đọc có cái nhìn toàn cảnh về thay đổi và tương quan giữa các sự kiện trong quá trình lịch sử.

Timeline cho kế hoạch cuộc đời

Một kế hoạch 5 năm, 10 năm, 20 năm cho cuộc đời của bạn sẽ cần những gì? Đương nhiên là các mốc thời gian cụ thể để chia kế hoạch thành từng giai đoạn và hoàn thành nó. Đây chính là timeline cho cuộc đời của bạn. Vậy nó có cần thiết không?

Trong một cuộc thảo thuận trên Reddit có tiêu đề Ladies. How do you stop worrying about the “timeline” of your life? I just want to be free of it, người dùng này đã đưa ra ý kiến rằng họ không muốn bị dựa dẫm quá nhiều vào timeline cho chuyện tình cảm và hôn nhân. Đã có rất nhiều luồng ý kiến được đưa ra về vấn đề này.

Cách xây dựng timeline cho công việc hiệu quả

Để xây dựng timeline một cách hiệu quả, bạn cần thực hiên các bước sau:

• Nghiên cứu chủ đề
• Xây dựng khung timeline
• Điền các chủ điểm chi tiết vào timeline

Nghiên cứu chủ đề

Trước hết, để bắt đầu, bạn cần tìm hiểu và nghiên cứu kỹ về chủ đề bạn muốn thực hiện. Thu thập thông tin và các sự kiện liên quan là bước quan trọng đầu tiên. Sau đó, hãy lập danh sách các sự kiện sẽ đưa vào timeline. Đây là bước mà bạn sẽ chọn lọc những thông tin quan trọng và mấu chốt nhất để thêm vào. Đừng quên rằng bạn cần căn cứ vào mục đích cụ thể của mình khi cân nhắc với các sự kiện thu thập được. Hãy nhớ rằng số lượng sự kiện thích hợp nên từ 5 đến 20. Cuối cùng, sử dụng dòng thời gian sẽ giúp công việc của bạn trở nên thuận lợi hơn và tạo sự hấp dẫn cho mọi người.

Xây dựng khung timeline

• Khoanh vùng mẫu dòng thời gian: Khám phá các mẫu dòng thời gian khác nhau trên internet hoặc tạo ra một mẫu mới, độc đáo phản ánh chủ đề của bạn.
• Đo lường quy mô dòng thời gian: Đặt ra một tiêu chuẩn cụ thể để phân chia thời gian, đảm bảo mỗi sự kiện được biểu diễn một cách súc tích và hiệu quả.
• Khoanh vùng dòng thời gian: Tạo ra một bản phác thảo đầy màu sắc, độc đáo với các cột mốc và sự kiện được nhấn mạnh bằng các biểu tượng hoặc hình ảnh phù hợp.
• Lập bảng kế hoạch thời gian: Chọn một thời điểm bắt đầu và kết thúc cho dự án hoặc sự kiện, điều này sẽ giúp định rõ phạm vi thời gian.
• Thiết kế trình bày sự kiện: Sử dụng sự sáng tạo để sắp xếp và trình bày các sự kiện trên dòng thời gian, có thể sử dụng màu sắc, kiểu chữ và biểu tượng để làm nổi bật.
• Chọn giai đoạn thời gian: Xác định giai đoạn thời gian phù hợp nhất với dự án của bạn, có thể là ngày, tuần, tháng hoặc thậm chí là một khung thời gian không chuẩn.
• Tổ chức mốc sự kiện: Điền các mốc sự kiện quan trọng vào khung timeline của bạn, chú ý đến việc thể hiện sự phối hợp và chuỗi thời gian một cách rõ ràng và sáng tạo.

Điền các chủ điểm chi tiết vào timeline

Cuối cùng, để hoàn thiện khung timeline của bạn, hãy tuân theo các bước sau:

• Đặt tiêu đề cho dự án: Tạo tiêu đề sáng tạo và dễ hiểu để truyền đạt ý định của dự án. Điều này giúp người xem hiểu rõ bạn đang muốn thực hiện gì.
• Thêm thông tin chi tiết: Bổ sung các thông tin quan trọng trong từng giai đoạn nhỏ của dự án. Đảm bảo mỗi giai đoạn đều có đủ thông tin để người xem hiểu rõ quy trình và tiến độ của công việc.
• Viết rõ ràng, ngắn gọn: Sử dụng ngôn từ súc tích và dễ hiểu để mô tả các sự kiện và giai đoạn trong timeline. Tránh sự lặp lại và tập trung vào điểm chính để truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả.
• Thêm hình ảnh: Tăng sự sinh động và hấp dẫn cho timeline bằng cách thêm các hình ảnh phù hợp. Hình ảnh có thể là biểu đồ, biểu đồ tăng trưởng hoặc thậm chí là hình ảnh minh họa cho các sự kiện cụ thể.

Với sự kết hợp của các bước này, khung timeline của bạn sẽ trở nên độc đáo và hấp dẫn, giúp người xem dễ dàng theo dõi và hiểu được quá trình và tiến độ của dự án một cách trực quan và chi tiết.

3 website cung cấp phần mềm tạo timeline theo mẫu

Hiện nay, có rất nhiều công cụ cung cấp các phần mềm cho phép người dùng tự tạo cho mình các timeline theo mẫu có sẵn miễn phí 100%. Dưới đây là 3 website BrandBoost recommend cho các bạn.

Customizable project timeline and roadmap templates – Microsoft

Đây là một ứng dụng tạo timeline chuyên nghiệp của Microsoft cho phép người dùng tạo ra các timeline linh hoạt với sự tùy chỉnh cao. Nó cung cấp nhiều tính năng như thêm mô tả chi tiết, thời gian chính xác đến phút và tùy chọn màu sắc.

Link website: https://create.microsoft.com/en-us/templates/timelines

Ưu điểm: Tính linh hoạt cao, tùy chỉnh chi tiết, có thể chia sẻ dễ dàng.

Nhược điểm: Một số tính năng nâng cao chỉ có trong phiên bản trả phí.

Canva timeline template

Canva là một công cụ tạo timeline trực tuyến mạnh mẽ cho phép người dùng tạo ra các biểu đồ thời gian động đẹp mắt. Nó cung cấp một loạt các tính năng như thêm hình ảnh, video, và mô tả chi tiết cho mỗi sự kiện.

Link website: https://www.canva.com/infographics/templates/timeline/

Ưu điểm: Giao diện dễ sử dụng, tích hợp đa phương tiện, tùy chỉnh linh hoạt.

Nhược điểm: Một số tính năng nâng cao chỉ có trong phiên bản trả phí.

Free online timeline maker – Adobe Express

Free online timeline maker của Adobe Express là một công cụ tạo timeline miễn phí được phát triển bởi Knight Lab tại Trường Đại học Northwestern. Nó cho phép người dùng nhập dữ liệu từ các nguồn như Google Sheets hoặc Excel để tạo ra các timeline linh hoạt và dễ dàng chia sẻ.

Link website: https://www.adobe.com/express/templates/infographic/timeline

Ưu điểm: Miễn phí, dễ dàng sử dụng, tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.

Nhược điểm: Tính linh hoạt và tùy chỉnh có thể hạn chế so với một số công cụ khác.

Kết luận

Lucy Dao

Xin chào, tôi là Lucy Dao, hiện đang là Founder – Nhà sáng lập BrandBoost. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện.