Agenda là gì? Định nghĩa, phân loại, quy trình và 5 mẫu agenda phổ biến

Bạn đã bao giờ tham gia một sự kiện mà trong đó, các hoạt động trong sự kiện bị chậm trễ đến mức bạn muốn bỏ ngang để đi về chưa? Hoặc bạn là người tổ chức và gặp tình trạng tương tự và không biết cách giải quyết như thế nào?

Thực tế, tình trạng trên diễn ra rất nhiều khi bạn mới vào nghề, vậy là thế nào để giải quyết những rắc rối trên? Chính xác, đó là nội dung chính của bài viết này – Agenda. Trong bài viết này, hãy cùng BrandBoost tìm hiểu xem một agenda là gì, các thành phần cần có và cách để triển khai một agenda tiêu chuẩn cho người mới bắt đầu nhé! Bắt đầu thôi.

Agenda là gì?

Agenda hay chương trình nghị sự, kịch bản tổng quát hoặc kịch bản chương trình khung, nó được định nghĩa là một danh sách hoặc bản phác thảo những việc cần được xem xét hoặc hoàn thành trong một hoạt động cụ thể, chẳng hạn như một cuộc họp, một sự kiện hội thảo, hội nghị,.. Việc chuẩn bị sẵn một agenda sẽ đảm bảo rằng tất cả những người liên quan đều được hướng dẫn qua danh sách các hạng mục cần được quan tâm.

Một agenda có thể bao gồm:

• Tên công ty (ví dụ như BrandBoost)
• Tiêu đề
• Thời gian – vị trí
• Mục tiêu
• Người đảm nhận nhiệm vụ
• Diễn giả, khách mời phát biểu
• …

Tầm quan trọng của agenda

Nếu bạn đã xem bài viết Tổ chức sự kiện là gì của BrandBoost, bạn sẽ dễ dàng nhận ra việc lên agenda thuộc bước 3 – lên kế hoạch tổ chức sự kiện trong toàn bộ quy trình của tổ chức event. Vậy, nếu không lên agenda hoàn chỉnh thì việc gì sẽ xảy ra?

Như đã nói từ ban đầu, Agenda ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình diễn ra của hoạt động, việc thiếu xót agenda sẽ gây ra tình trạng không biết mạch hoạt động đang diễn ra ở đâu, tệ hơn nữa là gây ra gián đoạn, trễ hoặc nhanh hơn so với kịch bản ban đầu. Vì vậy, agenda luôn luôn cần thiết trong bất kỳ trường hợp nào.

Phân loại agenda

Agenda được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kinh tế, vì thế, nó cũng được phân thành nhiều loại khác nhau để phù hợp với từng hoạt động trong doanh nghiệp. Dưới đây là 4 loại agenda phổ biến nhất:

Event agenda

Event agenda rất quan trọng trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Đây là danh sách các chủ đề, cùng với lượng thời gian dự định dành cho các hoạt động trong suốt quy trình tổ chức 1 sự kiện. Mục đích chính của việc tạo lập event agenda là phác thảo tất cả các nhiệm vụ quan trọng trước mắt và cung cấp cho khán giả ý tưởng rõ ràng về những gì sẽ xảy ra tại sự kiện. Việc phân bổ thời gian cho từng chủ đề sẽ đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra đúng tiến độ. Thông thường, agenda sự kiện sẽ do event planner – người lập kế hoạch sự kiện đề xuất.

Xem thêm: Rehearsal là gì?

Meeting agenda

Meeting agenda là loại phổ biến nhất và sẽ thường hay gặp nhất trong quá trình làm việc. Nó thường được sử dụng trong các cuộc họp hội đồng quản trị, cuộc họp hàng ngày, kick-off meeting,.. Một meeting agenda điển hình sẽ bao gồm danh sách các chủ đề cần được giải quyết và một chuỗi các hoạt động đã lên kế hoạch, có thể được định dạng dưới dạng danh sách gạch đầu dòng cơ bản hoặc dưới dạng tài liệu chi tiết hơn như mô tả chủ đề, kết quả mong đợi,..

Xem thêm: Bonding là gì?

Staff agenda

Về cơ bản, staff agenda giúp nhân viên của công ty, tổ chức theo dõi mục tiêu của họ, chia sẻ những cập nhật quan trọng về dự án và đưa ra những thách thức có thể gặp phải khi làm việc trong một dự án. Staff agenda cũng được sử dụng phổ biến trong các cuộc họp nhân viên.

Presentation agenda

Như tên gọi của nó, đây là loại agenda chuyên dành cho các buổi thuyết trình. Nó giúp diễn giả truyền tải những điều cần nói đến khán giả. Agenda thực hiện điều này bằng cách liệt kê các hạng mục cần giải quyết, chẳng hạn như chuỗi dự án hoặc ra mắt sản phẩm hiện đại và người chịu trách nhiệm về việc đó cùng với ngày dự kiến ​​hoàn thành.

Xem thêm: Proposal là gì trong marketing? Cách triển khai một proposal hoàn chỉnh

Sự khác biệt giữa agenda, itinerary và schedule

Nếu như bạn đã đọc kỹ phần khái niệm bên trên, bạn sẽ nhận thấy agenda khá tương đồng với hai thuật ngữ trong ngành là itinerary và schedule vì cả ba đều thuộc trong phạm trù lên kế hoạch. Vậy, sự khác nhau của nó là gì?

Đối với agenda, nó sẽ đưa ra bức tranh toàn cảnh, tổng quan về toàn bộ hoạt động và cung cấp cho bạn kế hoạch từng bước và xác định chính xác thời gian diễn ra hoạt động. Chúng có thể bao gồm các khoảng thời gian cho các hoạt động chính và trả lời những câu hỏi liên quan đến “what” và “why” thay vì ‘when’ và ‘where’.

Trong khi đó, itinerary sẽ phân tích chi tiết hơn về các hoạt động. Nó cung cấp một cái nhìn toàn diện về những gì đang xảy ra trong một khung thời gian cụ thể và thường được sử dụng cho các chuyến đi, kỳ nghỉ hoặc các chuyến tham quan. Một điều nữa, itinerary sẽ tập trung trả lời cho 2 câu hỏi “when: và “where” thay vì “what” và “why” như agenda.

Cuối cùng, schedule là một thời gian biểu chính xác dùng để xác định thời gian của các hoạt động, sự kiện hoặc nhiệm vụ. Nó nêu rõ thời điểm mỗi mục trong agenda hoặc itinerary diễn ra. Schedule được sử dụng rộng rãi trong việc lập kế hoạch hàng ngày, quản lý dự án và tổ chức sự kiện.

Tóm lại, mặc dù agenda, itinerary và schedule đều đóng vai trò thiết yếu trong việc lập kế hoạch nhưng chúng sẽ phục vụ các mục đích khác nhau. Hiểu được những điểm khác biệt này có thể giúp bạn lập kế hoạch hiệu quả, cho dù đó có là một cuộc họp lớn, một kỳ nghỉ gia đình hay một event. Hãy sử dụng những công cụ thật phù hợp cho công việc và xem kế hoạch của bạn được thực hiện một cách liền mạch chưa.

Các thành phần của một agenda

Một agenda hoàn chỉnh sẽ bao gồm những phần nào? Theo Trung tâm nhân sự của Học viện Công Nghệ Massachusetts (MIT HR Center) – Đại học TOP 1 thế giới theo xếp hạng của QS World University Ranking đã cho rằng, một agenda sẽ bao gồm 6 yếu tố chính (được thể hiện dưới dạng table bên dưới) bao gồm Item, Desired outcome, Priority, Time, Who, How.

Item	Desired Outcome	Priority	Time	Who	How
Project Updates	share info	high	50	Jack	go-around
Department Meeting Prep	feedback for editing proposal	high	20	Juanita	feedback to proposal
Vendor Fair	seeking volunteers!	medium	10	Lisa	share info and needs
2018 Team Priorities	get a shared view of our priorities and provide input for Li	high	40	Ravi	spend-a-dollar and discussion
International Students Fair	get list of ideas for preparing our participation	medium	10	Jack	brainstorm
Action Items	list actions, due date and person responsible	high	10	Jack	list items and get commitment

Mẫu agenda theo Trung tâm Nhân sự Học viện Công Nghệ Massachusetts (MIT HR Center)

Item – chủ đề

Item ở đây có thể hiểu đó là nội dung hoặc chủ đề cần được xem xét. Thông thường, yếu tố này đã được lên kế hoạch từ trước hoặc trong một số trường hợp, nó sẽ phát sinh trong quá trình họp nhóm, hoặc phân chia công việc.

Desired outcome – kết quả mong muốn

Desired outcome là kết quả mà bạn mong muốn cho hoạt động của mình. Việc làm rõ kết quả chính là bước quan trọng nhất trong việc lên một agenda hoàn chỉnh. Xác định kết quả mong muốn sẽ giúp bạn có thể dễ dàng xác định được 4 yếu tố bên dưới.

Priority – mức độ ưu tiên

Priorirty được định nghĩa là mức độ ưu tiên trong Tiếng Việt. Trong mẫu agenda bên trên, các item có mức độ ưu tiên cao (high) luôn được dành thời gian nhiều hơn các item thuộc mức độ trung bình (medium).

Một tips cho bạn khi lên kế hoạch là hãy để tất cả item trên mức trung bình vì thông thường, nếu để item ở mức độ thấp (low), nó sẽ bị bỏ qua hoặc chỉ nói thoáng qua trong hoạt động. Việc để tất cả item ở mức cao giúp mọi hoạt động sẽ đều được trao đổi đầy đủ, không bỏ xót phần nào.

Time – thời gian

Đây có lẽ là phần quen thuộc nhất đúng không nào. Vì không chỉ agenda mà rất nhiều các kế hoạch khác đều yêu cầu thời gian cụ thể. Thêm một tips nữa cho các bạn là, việc sắp xếp thời gian bạn sẽ dễ dàng hơn nếu bạn đã lên kế hoạch cho phần “How” và “Desired outcome” của mục đó.

Who – người đảm nhiệm

Đây là người chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động cho đến khi hoàn thành. Người lập agenda cần đảm bảo rằng công việc sẽ được giao cho người phù hợp. Đặc biệt, những người đó phải có vai trò thích hợp trong việc giải quyết vấn đề và vấn đề đó phải chứng minh được sự quan tâm từ họ.

How – cách xử lý

How là cách người đảm nhiệm sẽ xử lý item đó như thế nào trong thời gian cụ thể. Đối với trường này, người lập agenda cần phải trao đổi trực tiếp với những người đảm nhiệm, nó sẽ giúp cho những người tham gia có góc nhìn toàn cảnh về những gì sẽ xảy ra trong hoạt động.

Quy trình xây dựng agenda hoàn chỉnh

Để có thể làm việc gì đó một cách hiệu quả, luôn luôn đi cùng với nó là một quy trình chi tiết. Sau nhiều lần xây dựng agenda cho các hoạt động lớn như sự kiện và thậm chí là các cuộc họp nhỏ trong nội bộ, BrandBoost đúc kết lại và đưa ra quy trình 5 bước:

Bước 1: Xác định mục tiêu

Mục tiêu là những gì bạn muốn đạt được hoặc những kết quả mong muốn từ cuộc họp, sự kiện hoặc dự án cụ thể. Việc xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng và định hình cho các hoạt động tiếp theo.

Để xác định mục tiêu, bạn có thể đặt câu hỏi như: “Tôi muốn đạt được gì từ cuộc họp này?” hoặc “Kết quả mong muốn của dự án này là gì?” Điều quan trọng là phải xác định mục tiêu một cách cụ thể và đo lường được, để sau này bạn có thể đánh giá xem liệu mục tiêu đã được đáp ứng hay chưa.

Bước 2: Xây dựng chủ đề

Sau khi xác định mục tiêu, bước tiếp theo là xây dựng chủ đề. Chủ đề là ý chính hoặc mục đích tổng quát của hoạt động đó. Nó cung cấp một khung giao tiếp chung và giúp tập trung vào những nội dung chính cần được trình bày hoặc thảo luận.

Để xây dựng chủ đề, bạn cần xem xét mục tiêu đã xác định trước đó và tìm ra những khía cạnh, thông tin hoặc câu chuyện cần được bao gồm để đạt được mục tiêu đó. Chủ đề cần được phát triển một cách rõ ràng và logic, đồng thời phải liên quan chặt chẽ đến mục tiêu của dự án.

Việc xây dựng chủ đề cũng giúp bạn tạo ra một kế hoạch tổ chức và trình bày thông tin một cách có cấu trúc. Nó cho phép bạn sắp xếp các ý kiến, thông tin và tài liệu theo một trình tự logic và hợp lý, giúp người nghe hoặc độc giả hiểu rõ hơn về nội dung mà bạn muốn truyền đạt.

Bước 3: Đặt giới hạn thời gian và người đảm nhiệm cho mỗi chủ đề

Để đi đúng hướng, việc đặt giới hạn thời gian cho từng chủ đề bạn muốn thảo luận sẽ rất hữu ích. Hãy sắp xếp thời gian thật logic và phù hợp với từng chủ đề đặt ra, tránh việc không đủ thời gian hoặc dư thừa quá nhiều trong hoạt động.

Ngoài thời gian, việc điều phối người đảm nhiệm cũng quan trọng không kém. Những người này sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ với nhiệm vụ mà mình đảm nhận và đảm bảo mọi việc diễn ra trong thời gian mà agenda đặt ra.

Bước 4: Xem xét tài nguyên

Đa số các bạn hơi lấn cấn về phần này, tuy nhiên, bước này cực kỳ quan trọng trong một agenda. Tài nguyên ở đây có thể định nghĩa là các vật dụng cần thiết trong hoạt động. Ví dụ, bạn lên một meeting agenda cho cuộc họp vào cuối tuần, vậy tài nguyên trong cuộc họp là gì? Đó chính là các tài liệu, slide thuyết trình, chi tiết dự án,… Hay trong một agenda cho sự kiện, các tài nguyên có thể kể đến như đạo cụ, bảng tên, bánh sinh nhật, đồ hậu cần và rất nhiều thứ khác.

Nếu bạn không chuẩn bị kỹ phần này, hoạt động sẽ trở nên vô cùng hỗn loạn và không biết thứ mình đang cần để ở đâu. Nó sẽ dẫn đến việc cuộc họp, sự kiện bị trì hoãn và kéo dài thời gian so với dự tính ban đầu. Vì vậy, hãy kiểm tra thật kỹ trước khi hoạt động diễn ra nhé.

Bước 5: Thảo luận và kiểm tra

Đôi khi các thành viên cần thời gian vào lúc cuối cuộc họp để đặt câu hỏi. Hãy thảo luận thật ngắn gọn để có thể chắn chắn rằng, agenda đã có thể đưa vào sử dụng. Bạn cũng cần kiểm tra lại tất cả các thành phần có trong agenda xem nó đang còn sai xót gì không, người đảm nhiệm có phù hợp với nhiệm vụ của mình không,…

Các lưu ý khi làm agenda

Có rất nhiều khía cạnh khác nhau giúp bạn xây dựng agenda một cách hiệu quả. Tuy nhiên, những lưu ý dưới đây mà BrandBoost sắp kể tới có thể sẽ thay đổi toàn bộ tư duy của bạn.

Linh hoạt trong mọi tình huống

Một agenda hiểu đơn giản là một danh sách các mục tiêu hoặc nhiệm vụ cần hoàn thành trong một cuộc họp, sự kiện hoặc quá trình làm việc. Tuy nhiên, đôi khi tình huống có thể thay đổi hoặc xuất hiện những vấn đề bất ngờ. Linh hoạt trong việc sử dụng agenda có nghĩa là bạn có khả năng điều chỉnh, thay đổi hoặc bổ sung các mục tiêu hoặc nhiệm vụ để phù hợp với tình huống cụ thể. Điều này giúp đảm bảo rằng agenda vẫn cung cấp hướng dẫn và tạo điểm tựa cho công việc, ngay cả khi có sự thay đổi.

Sự chuẩn bị

Việc quyết định các thành phần của agenda cho từng hạng mục cần có sự chuẩn bị. Sự chuẩn bị càng kỹ càng thì khả năng đạt được kết quả thành công trong hoạt động càng cao. Bằng cách này, bạn sẽ tạo ra một agenda rõ ràng và cung cấp một cấu trúc cho cuộc họp hoặc sự kiện.

Chia sẻ trách nhiệm

Cho dù bạn là ai, đảm nhiệm vai trò nào thì nỗ lực, hợp tác luôn là điều then chốt trong toàn bộ quy trình trước, trong và sau sự kiện. Với sự đoàn kết của tất cả thành viên, cuộc họp sẽ trở thành một phần không thể thiếu đối với năng suất và sự hài lòng của mỗi người đối với môi trường làm việc nói chung và các đồng nghiệp nói riêng.

5 mẫu (template) agenda cho chương trình

Khi bắt đầu triển khai xây dựng agenda, đương nhiên việc có một mẫu có sẵn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bạn. Hiểu được điều đó, BrandBoost sẽ chia sẻ cho bạn 5 cách lấy mẫu agenda đẹp và chi tiết nhất (ấn vào đường link bên dưới).

Template agenda của Microsoft: Customizable meeting agenda template của Mircosoft sẽ là lựa chọn hàng đầu cho các bạn sinh viên hoặc người mới vào nghề sử dụng. Trong trang web, Microsoft đã tạo hàng trăm mẫu khác nhau cho người dùng lựa chọn.

Free template của Canva: Với ứng dụng quốc dân, chắc chắn Canva sẽ là một lựa chọn vô cùng phù hợp vì tính low-code, dễ thao tác đúng không nào. Hiện Canva đang cung cấp rất nhiều mẫu agenda bắt mắt, đa dạng mẫu mã để bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh.

Phần mềm tạo agenda miễn phí theo mẫu có sẵn của Adobe: Có lẽ Adobe đã là một cái tên quá quen thuộc đối với các editor rồi phải không nào. Ngoài các phần mềm thiết kế chuyên nghiệp, Adobe cũng phát triển những phần mềm miễn khí cho người dùng sử dụng.

Mẫu agenda của đại học Hardvard: Không giống như những phần mềm ở trên, Hardvard chỉ cung cấp một mẫu duy nhất, nhưng đổi lại chất lượng cũng như sự chuyên nghiệp trong việc xây dựng agenda được nâng lên một tầm cao mới.

Mẫu miễn phí của Notion: Nhắc đến Notion, sinh viên các trường đại học đã không lạ gì về tính năng của nó. Ngoài các tính năng, notion cũng cung cấp các tài nguyên để người dùng sử dụng.

Kết luận

Các template trên cũng đã kết thúc cho bài viết lần này của BrandBoost. Agenda ngày nay đã dần trở nên phổ biến hơn và đặc biệt cần thiết trong quá trình xây dựng kế hoạch. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và định hình các hoạt động, đảm bảo rằng mọi người đều được thông báo và chuẩn bị cho những gì sẽ diễn ra.

Qua bài viết này, BrandBoost hy vọng độc giả đã tìm thấy câu trả lời cho câu hỏi của mình và áp dụng nó vào thực tế. Còn bây giờ thì xin chào và hẹn gặp lại ở các bài viết tiếp theo.